Variaciones en los presupuestos: definición, cálculos y análisis

Calcular variaciones en presupuestos

Las variaciones en los presupuestos son diferencias entre los ingresos y gastos reales de la empresa y las cantidades planificadas o presupuestadas. Las empresas generalmente crean informes mensualmente que muestran las cantidades de esas variaciones y luego analizan las razones de ellas. Calcular variaciones es solo un proceso de resta. Generalmente, los informes financieros mensuales estarán en este formato:

La columna de variación será la diferencia entre la cantidad presupuestada y la real para esa línea en el informe. Algunas empresas también utilizarán la fórmula Monto presupuestado – Monto real = Variación para todas las cuentas. Otros invertirán el orden de cálculo de las cuentas de ingresos. En otras palabras, si los ingresos son más altos que el presupuesto, eso es una variación positiva, y si los ingresos son más bajos que el presupuesto, entonces esa es una variación negativa (con este método, los gastos aún se muestran como variaciones negativas si están por encima del presupuesto y son positivos). variaciones si están por debajo del presupuesto).

De cualquier manera, terminará con una columna de diferencias que puede escanear para localizar los mayores impactos. Deberá anotar los valores atípicos tanto en dólares como en porcentajes, ya que la importancia de la variación dependerá del tamaño de la cuenta.

Analizar variaciones

El análisis de las variaciones en el presupuesto es realmente el «meollo» del proceso. Si dirige un negocio o funciona dentro de un negocio, cuando revisa sus informes mensuales desea saber cómo lo está haciendo y también si hay algo que deba hacer de manera diferente para obtener mejores resultados. El proceso de análisis le brinda esa información.

Digamos, por ejemplo, que ha recibido su informe de variación y tiene ingresos reales de 48 000 dólares frente a los 65 000 dólares del presupuesto. El proceso de análisis está diseñado para decirle por qué ocurrió. La forma más común de ver una variación de ingresos es utilizando detalles de precio y volumen (o cantidad). Para empezar, sacamos nuestro presupuesto detallado para comprender cómo se calcularon los $ 65,000. Cuando lo analizamos, encontramos que asumió que venderíamos el Producto X a 13 clientes a $ 5,000 por instalación ese mes, lo que resultó en un presupuesto de $ 65,000.

A continuación, analizamos nuestras ventas reales. En este caso, encontramos que solo vendimos a 12 clientes y el precio de venta promedio fue de $ 4,000 por instalación. Utilizando el análisis de variación de volumen de precios, creamos esta tabla:

Ahora podemos ver que la mayor parte de nuestra variación se debe a un precio de venta inferior al presupuesto. Esto nos da la información que necesitamos para ir y hacer preguntas sobre por qué nuestro precio es más bajo:

• ¿Tenemos un nuevo competidor?
• ¿Nuestro personal de ventas necesita formación sobre formas alternativas de cerrar la venta?
• ¿Hemos cambiado el precio, pero nunca hemos actualizado nuestro presupuesto?

Una vez que entendemos las razones del precio más bajo, podemos crear un plan de acción para mejorar nuestros resultados. En esta situación, podría implicar capacitación, agregar funciones a nuestro producto o averiguar cómo podemos vender más para compensar que el precio sea más bajo de lo esperado durante el proceso de presupuestación.

Resumen de la lección

Las variaciones en los presupuestos son diferencias entre los ingresos y gastos reales de la empresa y las cantidades planificadas o presupuestadas. Calcular variaciones es solo un proceso de resta. Generalmente, los informes financieros mensuales estarán en este formato:

Para crear esta tabla, usamos un análisis de variación de volumen de precio. Algunas empresas siempre usarán la fórmula Monto presupuestado – Monto real = Variación para todas las cuentas.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador