El proceso de redacción técnica: preescritura, redacción y reescritura

Importancia de la planificación

Cuando estaba en la universidad, mi novio y yo decidimos subir al auto un día y empezar a conducir. No teníamos idea de adónde íbamos, ¡pero la aventura de viajar sin un plan parecía tan emocionante! Bueno, cinco horas, un neumático pinchado y una grúa más tarde, estábamos perdidos en un lugar en el que nunca habíamos estado sin tener ni idea de adónde íbamos. El viaje fue un desastre. No habíamos planeado tener que pagar por ninguna ‘emergencia’ inesperada, por lo que el costo del remolque y la llanta nos dejaron sin dinero para comida o un lugar donde quedarnos. Después de que el automóvil volviera a funcionar, nos dirigimos de regreso a nuestros apartamentos, desanimados y descontentos. Lo que prometía ser una aventura espontánea resultó ser una lección costosa sobre la necesidad de planificar el futuro.

Como profesor de inglés, mis alumnos a menudo me preguntan: «¿Realmente la gente sigue el proceso de escritura en el mundo real?» Y supongo que si soy honesto, la respuesta es no, no siempre. Pero deberían hacerlo. Porque no preescribir, escribir y reescribir puede generar mucho tiempo extra y frustración. Si no sabe adónde va, ¿cómo llegará? Escribir, como los viajes por carretera, requiere una planificación previa. Debe tener una dirección en mente y un plan para lo que quiere hacer en el camino.

Preescritura

La preescritura es el proceso de recopilar información sobre un tema y planificar cómo dirá y se verá nuestra comunicación. La preescritura es la hoja de ruta para nuestros documentos. Debemos establecer nuestro propósito, identificar a nuestra audiencia y planificar nuestro mensaje.

La elaboración de un plan ayudará a garantizar que comuniquemos nuestro mensaje de manera eficaz y que nuestro público objetivo pueda comprender y aplicar fácilmente la información. Durante la fase previa a la escritura, considere seguir estos pasos para ayudar a trazar un plan para su comunicación:

1. Establezca su propósito. Pregúntese, ¿por qué está creando este documento? ¿Estás tratando de informar a una audiencia de algo? ¿Quieres instruir a la audiencia sobre cómo hacer algo? ¿Necesitas persuadirlos para que crean algo? Establecer su propósito ayudará a determinar el tipo de comunicación que crea.

Por ejemplo, informar a una audiencia sobre un nuevo avance científico puede significar que escriba un artículo de revista o un trabajo de investigación sobre su tema. Sin embargo, instruir a su audiencia sobre cómo usar una nueva máquina de coser requerirá un tipo de documento totalmente diferente. Es posible que deba crear un manual de instrucciones con muchos gráficos e instrucciones paso a paso. Saber cuál es tu propósito te ayudará a elegir el mejor formato para tu comunicación.

2. Identifique su audiencia. ¿Para quién está creando este documento? Quién es su audiencia determina cómo comunicará su información.

Por ejemplo, si desea que su documento sea leído por expertos en informática que creen un nuevo sistema de procesamiento, el lenguaje que utilizará será de alta tecnología y estará lleno de jerga. Pero si está explicando al público en general cómo utilizar el nuevo sistema de procesamiento, su lenguaje debe ser simple y fácil de entender. Debe determinar quién es su público objetivo antes de comenzar a escribir para que sepa cómo decir lo que quiere decir.

3. Reúna su información. Ahora que sabe lo que quiere decir y a quién se lo quiere decir, debe recopilar los detalles. Asegúrese de considerar todo lo que la audiencia necesita saber. ¿Tiene las fechas, horas, gastos, ubicaciones y acciones necesarias correctas? La comunicación no puede ser eficaz si no es completa y precisa.

Imagínese ir de viaje por carretera sin una parte del mapa. Debe recopilar toda la información que necesita para escribir su documento para no omitir accidentalmente ningún detalle importante en su comunicación.

4. Planifique su mensaje. Una vez que tenga toda su información junta, puede comenzar a exponer exactamente lo que quiere decir. Considere utilizar una de estas técnicas de preescritura mientras planea qué decir y cuándo decirlo en su comunicación:

• Mapeo de burbujas: los mapas de burbujas le permiten intercambiar ideas colocando su tema principal en el círculo central y luego vinculando todas las ideas que necesita expresar sobre ese tema en círculos que se vinculan al centro.
• Esquema: si le gusta que su información esté organizada de una manera más ordenada, puede hacer un esquema de su información. El concepto es el mismo que el mapeo de burbujas en el sentido de que usted determina sus puntos principales y los detalles que explican esos puntos, pero el diseño permite un examen limpio y ordenado de cómo encajan los detalles. El esquema puede ser lo más beneficioso para aquellos que tienen muchos pequeños detalles que desea asegurarse de incluir en su documento.
• Storyboarding: si eres un aprendiz visual, storyboarding es una excelente manera de visualizar lo que necesitas decir. Simplemente dibuja todos los detalles importantes de tu comunicación en orden de importancia o acción.

Hay muchas técnicas diferentes de preescritura, así que elija la que mejor se adapte a sus necesidades. El uso de uno garantizará que presente su información de una manera lógica y ordenada y que no omita accidentalmente un detalle importante.

Escritura

Una vez que haya determinado su audiencia y propósito, reunido toda su información y planificado lo que quiere decir, es hora de comenzar a escribir. Escribir es simplemente el proceso de poner su información en palabras, oraciones y párrafos apropiados. Los puntos más importantes a considerar al escribir su borrador son la organización y el formato de su documento.

La organización es el método por el cual organiza la información en su documento. Tiene muchas opciones para organizar su información. Las siguientes son algunas de las estructuras organizativas más populares:

• Problema-solución le permite explicar un problema y luego proporcionar posibles soluciones. Este tipo de organización sería excelente en un documento que presenta ideas sobre cómo mejorar un área de una empresa.
• La organización cronológica le permite anotar los pasos a seguir en función de lo que debería ocurrir primero, segundo, tercero, etc. Si está desarrollando un manual de usuario para un teléfono celular, el orden cronológico puede ser su mejor opción organizativa.
• Comparar y contrastar le permite explicar en qué se parecen dos elementos y luego en qué se diferencian. Esta estructura organizativa es perfecta para explicar cómo un producto actualizado ha cambiado respecto al original.
• De arriba hacia abajo: Finalmente, un tipo común de estructura organizativa para los documentos técnicos es el enfoque de arriba hacia abajo. En esta estructura, usted proporciona una descripción general de lo que dirá al principio de su documento, luego brinda información detallada en párrafos y viñetas. El enfoque de arriba hacia abajo sería excelente para proporcionar investigación sobre un nuevo tipo de medicamento.

El tipo de organización que elija para su comunicación variará según su propósito y audiencia, pero es importante elegir un patrón de organización y ceñirse a él para que los lectores puedan seguir fácilmente la información que está presentando.

La otra área que debe considerar mientras escribe es cómo formateará su documento. El formateo es la forma en que diseña y muestra su información. Una vez que haya escrito toda su información, examine cómo aparece el texto en el documento. Es fácil de leer? ¿Son fáciles de encontrar los puntos importantes? ¿El documento proporciona una ayuda visual para ayudar a explicar información más difícil? Dar formato a su documento le permite al usuario acceder y comprender su información más fácilmente. Considere utilizar estas técnicas de formato durante el proceso de escritura:

• Ponga los puntos clave en fuentes en negrita o más grandes
• Utilice viñetas para obtener detalles importantes
• Incluya una ayuda visual o gráfica
• Insertar tablas o gráficos para agrupar información

La lectura de grandes cantidades de palabras puede ser un entumecimiento cerebral y su audiencia puede perder el enfoque en su mensaje. Agregar técnicas de formato hará que su documento sea fácil de usar y permitirá al lector encontrar información rápidamente.

Reescritura

Estoy seguro de que una vez que finalmente haya escrito todo lo que necesitaba decir, su cerebro se entumecerá, pero no cometa el error de publicar su documento antes de haber revisado su trabajo. Tómate un descanso de quince minutos, ve a tomar una taza de café y, una vez que tu cerebro haya tenido la oportunidad de descansar, vuelve a tu documento para echar un segundo vistazo. Reescribir es el proceso de revisar y editar lo que ha escrito para corregir cualquier error gramatical y asegurarse de que la información sea correcta, concisa y completa. Cuando esté reescribiendo, siga estos pasos para asegurarse de producir el documento más preciso y fácil de usar posible:

• Agregue detalles a cualquier área que pueda parecer vaga
• Eliminar palabras o frases innecesarias
• Corrija cualquier error gramatical
• Verifique que toda la información sea precisa
• Examine el formato para asegurarse de que la información importante esté resaltada

Una vez que haya leído el borrador varias veces, considere pedirle a un colega que también revise el documento. Dos pares de ojos son mejores que uno, y un forastero objetivo podrá decirle si ha tenido éxito en comunicar su información.

Resumen de la lección

La redacción técnica implica más que simplemente incluir información en un documento. Se requiere una planificación cuidadosa para crear un documento que comunique de manera efectiva un propósito y satisfaga las necesidades de la audiencia destinataria. Cree una hoja de ruta que lo guíe en su proceso de escritura. Utilice la escritura previa para recopilar información sobre su tema y planificar lo que quiere decir.

Una vez que haya determinado su propósito, audiencia y plan, puede comenzar a escribir poniendo su información en palabras, oraciones y párrafos apropiados, con una cuidadosa consideración de la organización y el formato de su texto. Finalmente, después de que haya tenido un breve descanso mental, vuelva a revisar su documento reescribiendo para revisar y editar lo que ha escrito para corregir cualquier error gramatical y asegurarse de que la información sea correcta, concisa y completa. Seguir el proceso de redacción a medida que completa su documento técnico garantizará que comunique su mensaje de manera eficaz y que su audiencia pueda comprender y aplicar rápidamente la información que ha presentado.

Los resultados del aprendizaje

Después de ver esta lección, debería poder:

• Identificar y explicar los pasos necesarios para preescribir, escribir y reescribir.
• Examine las estructuras organizativas que puede utilizar para redactar su documento.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador