Informes de resultados de mejora e innovación empresarial

Mejora continua

Harold está nervioso. Hace un año, implementó un nuevo proceso en el departamento de ventas y servicio al cliente que supervisa. El proceso se centró en la mejora continua o el cambio incremental a lo largo del tiempo. Este tipo de proceso está destinado a fomentar la innovación y la agilidad en las organizaciones, y Harold lo implementó para ayudar a su equipo a responder mejor a las necesidades de los clientes y, por lo tanto, vender más y mantener a los clientes más felices. Sin embargo, algunas personas de la alta dirección se mostraron escépticas cuando Harold implementó el programa y ahora es el momento de informar los resultados. Necesita explicar cómo han cambiado las cosas en su departamento desde que comenzaron la mejora continua. ¿Cómo puede hacer eso? Para ayudar a Harold, echemos un vistazo a cómo informar la innovación empresarial y los resultados de mejora, incluidos los tipos de informes y cómo comunicar los resultados de forma eficaz.

Tipos de informes

Harold sabe que necesita comunicar a la alta dirección los resultados de su implementación de mejora continua. Pero, ¿cómo debería hacer eso? Lo primero que Harold necesita averiguar es el tipo de reportaje que hará. Hay dos tipos principales de informes, escritos y presentados. Los ejemplos de informes escritos incluyen memorandos, informes formales y correos electrónicos. Mientras tanto, los informes presentados son presentaciones que pueden ser en persona o por video o conferencia telefónica. Harold ha sido invitado a hacer una presentación para el equipo de alta dirección en su reunión mensual. Esto significa que hará un informe presentado en persona. Sin embargo, es posible que aún desee incluir un breve memorando u otro informe escrito para resumir lo que presentará y darles a los asistentes algo para llevar y revisar más tarde. Tanto los informes escritos como los presentados deben incluir tres secciones principales. Estos son:

1. Introducción: La introducción debe describir claramente los objetivos del programa y dónde se encontraba la organización antes de la implementación. Por ejemplo, el objetivo principal de Harold al implementar el programa era responder mejor a las necesidades del cliente. Esto llevó a los dos subobjetivos de más ventas y clientes más felices. Querrá resumirlos en la introducción. También querrá hablar sobre dónde estaban en términos de cada uno de esos objetivos antes de implementar el programa. Por ejemplo, es posible que desee hablar sobre las cifras de ventas del año anterior a la implementación del programa y / o cuáles fueron sus calificaciones de servicio al cliente para ese período de tiempo.
2. Evidencia de cambio medido: La parte principal del informe proporcionará hechos y cifras de cambio medido. Es decir, Harold querrá comunicar los resultados de cualquier evaluación que haya realizado sobre la eficacia del programa. Por ejemplo, podría mostrar cómo han aumentado las ventas desde la implementación o cómo han mejorado las calificaciones de servicio al cliente. Debe equilibrar los datos cuantitativos, como las cifras de ventas, con las historias cualitativas, como los testimonios de los clientes. Sin embargo, la clave en la sección central es describir cómo han cambiado las cosas.
3. Conclusión: La sección final debe incluir un breve resumen del cambio que demostró en el informe. En particular, debe resaltar las tendencias observadas desde la implementación. También debe incluir proyecciones futuras. Por ejemplo, Harold podría querer señalar algunas tendencias en los datos, como el aumento de los ingresos por ventas de los clientes actuales, y luego hablar sobre lo que él cree que sucederá en el futuro gracias al proceso de mejora continua.

Comunicación de resultados

Bien, Harold comprende los tipos de informes y lo que debe contener cada uno. Pero, todavía no está totalmente seguro de sí mismo. ¿Cómo puede comunicar más eficazmente con la alta dirección los éxitos que su equipo ha visto durante el último año? Hay varias cosas que Harold puede hacer para comunicarse eficazmente en su informe. El primero es contar una historia con resultados medidos. Los números son bonitos, pero ¿qué significan? Harold necesita explicar claramente lo que sucedió y cómo se relaciona con los objetivos e iniciativas de la empresa. Esto significa elegir métricas que sean más relevantes para los objetivos de la empresa y del departamento. Por ejemplo, si la empresa se centra en retener clientes, Harold podría querer informar sobre las calificaciones de servicio al cliente y los ingresos por ventas de ventas adicionales a los clientes actuales. Por otro lado, si hay una iniciativa para aumentar la participación de mercado, Harold querrá centrarse en métricas que busquen atraer nuevos clientes, como el número o la cantidad en dólares de ventas a nuevos clientes. De cualquier manera, querrá vincular claramente los resultados de estas métricas con los objetivos de la empresa y el departamento, pintando una imagen con los datos. Además, Harold querrá explicar cualquier desilusión y por qué ocurrieron. Por ejemplo, quizás Harold no vio resultados inmediatamente después de implementar el proceso de mejora continua. Puede hablar sobre cómo modificó el proceso, lo que generó más ventas. Lo importante aquí es hablar sobre los lugares donde el plan no funcionó y explicar esas decepciones como lecciones sobre cómo crecer y avanzar.

Resumen de la lección

La mejora continua implica cambios incrementales a lo largo del tiempo. Al igual que con cualquier programa, las implementaciones de mejora continua deben evaluarse y los resultados deben informarse. Los dos tipos principales de informes son informes escritos , incluidos memorandos, informes formales y correos electrónicos, e informes presentados o presentaciones que pueden ser en persona o por video o conferencia telefónica. Tanto los informes escritos como los presentados deben incluir tres secciones principales. Estos son:

1. La introducción, que debe describir claramente los objetivos del programa y dónde se encontraba la organización antes de la implementación.
2. La parte principal del informe, que debe proporcionar hechos y cifras del cambio medido, incluidos los resultados de las evaluaciones realizadas sobre la eficacia del programa.
3. La conclusión, que debe destacar las tendencias observadas desde la implementación e incluir proyecciones futuras.

La comunicación eficaz en los informes incluye contar una historia con resultados medidos, vincular los resultados con las metas e iniciativas de la empresa o el departamento, y explicar las decepciones y por qué ocurrieron.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador