¿Qué es el análisis de causa raíz? – Definición y ejemplos

Comprensión del análisis de causa raíz

La mayoría de nosotros hemos asistido a reuniones donde los mismos problemas vuelven a la agenda mes tras mes. El análisis de la causa raíz es una técnica de mejora de la calidad que ayuda a abordar un problema para comprender qué está causando el problema. Los gerentes de proyecto a menudo usan el análisis de la causa raíz para evitar que el problema vuelva a ocurrir.

Es clave tener una sólida comprensión del problema que necesita mejorar para lograr un cambio exitoso. ¿Cómo se puede comprender bien el problema? Es mejor hacerlo cuando se colabora con un equipo que tiene experiencia con el problema y comprende lo que contribuye al problema.

Veamos un ejemplo. Una organización de atención médica no cumplió con la expectativa de atender a los clientes dentro de los siete días calendario posteriores al alta hospitalaria. En las discusiones, los miembros del equipo profundizaron en la barrera real para cumplir con el estándar de cumplimiento. El principal problema era la falta de notificación del hospital cuando se admitían pacientes mutuos, y mucho menos la notificación cuando los pacientes eran dados de alta del hospital.

Recopilación de datos

La recopilación de datos es una fuerza impulsora de los procesos de gestión de proyectos. El beneficio de medir los datos es la capacidad de comprender el alcance y la gravedad del problema. Los datos también ayudan a priorizar las necesidades y analizar más a fondo la causa del problema.

La organización de salud que analizamos recopiló datos y descubrimos que cumplían en un 20 por ciento, en comparación con el estándar de cumplimiento del 100 por ciento. Los miembros del equipo reconocieron que necesitaban unos meses para mejorar y que no sería realista esperar un cumplimiento perfecto de inmediato.

Preguntando por qué

Además, la gestión de proyectos implica el análisis de los Cinco porqués , que se define como la identificación sistemática de la causa raíz del problema. Es fundamental identificar por qué el problema es recurrente para descubrir cómo se puede solucionar. Es un proceso de fácil comprensión que resulta productivo en muchos escenarios. Este análisis ayuda a mostrar la correlación de causa preguntando repetidamente por qué.

Los cinco porqués comienzan con el planteamiento de un problema. Veamos un ejemplo.

• Enunciado del problema: está de camino al trabajo y recuerda que olvidó cerrar la puerta del garaje.
• Primera pregunta: ¿Por qué no cerró la puerta del garaje? Porque tenía prisa.
• Segunda pregunta: ¿Por qué tenías prisa? Porque me desperté tarde.
• Tercera pregunta: ¿Por qué te levantaste tarde? Porque no escuché la alarma.
• Cuarta pregunta: ¿Por qué no escuchaste la alarma? Porque no encendí la alarma.
• Quinta pregunta: ¿Por qué no activó la alarma? Porque tomé un medicamento para el resfriado que me dio sueño y me quedé dormido en la sala.

El proceso de responder por qué después de cada pregunta ayuda a identificar y profundizar para ver las razones por las que ocurre un problema. En este ejemplo, podemos ver que la causa raíz de no cerrar la puerta del garaje al salir de la casa fue el resultado de tomar un medicamento para el resfriado, lo que provocó somnolencia y sueño en un lugar alejado del despertador y, en última instancia, con vistas a la seguridad. la casa al salir.

Identificación de soluciones

Las soluciones creativas y efectivas comienzan con la colaboración y el pensamiento crítico. Los grupos de trabajo se benefician de la lluvia de ideas, que ayuda a un grupo de trabajo a utilizar su inteligencia colectiva para formar varias ideas en poco tiempo. La organización de atención médica formuló las siguientes preguntas: ¿Cómo se entera la organización de la admisión de un cliente al hospital? ¿Qué se puede hacer para que la comunicación sea más oportuna? ¿Cómo puede ayudar el departamento de registros médicos a comunicarse sobre las altas de terceros?

A continuación, se incluyen preguntas comunes para identificar al determinar soluciones relacionadas con errores individuales:

• ¿La información se distribuyó correctamente?
• ¿El destinatario comprendió la información?
• ¿Se le proporcionó a la persona la formación adecuada para completar la tarea?
• ¿Se requirió demasiado juicio para realizar la tarea?
• ¿Había pautas disponibles?

Implementar el cambio

Implementar el cambio implica acordar soluciones. Luego, los grupos deben identificar quién, qué, cuándo, dónde y cómo ocurrirá la implementación. Es necesario definir claramente todos los aspectos del proceso de implementación para que no se olviden los pasos. Esto se puede facilitar mejor cuando los equipos responden las preguntas correctas.

Echemos un vistazo a las preguntas importantes que debe hacerse durante esta etapa:

• ¿Quién es la población objetivo del cambio?
• ¿Cuál es el cambio y / o prueba a implementar?
• ¿Cuándo se implementará el cambio?
• ¿Dónde (en qué lugar) ocurrirá el cambio?
• ¿Cómo ocurrirá la implementación?

Después de implementar el cambio, el paso final es observar el impacto del cambio, independientemente de si el resultado es positivo o negativo. Las preguntas que debe considerar hacer son:

• ¿Qué se aprendió de la implementación?
• ¿Cumplió con sus objetivos y metas?
• ¿Respondiste las preguntas que querías abordar?
• ¿Cuáles son tus principales conclusiones?

Resumen de la lección

El análisis de la causa raíz es un método para centrarse en las razones por las que ocurre un evento para prevenir una recurrencia. Los primeros pasos de la gestión de proyectos son definir el problema y luego recopilar los datos iniciales para comprender las áreas de mejora y la necesidad de crecimiento. Para identificar soluciones con éxito, es importante completar el análisis de los Cinco porqués, que se define como la identificación sistemática de la causa raíz del problema. La lluvia de ideas es útil para ayudar a un grupo de trabajo a utilizar su inteligencia colectiva para formar varias ideas en poco tiempo. Finalmente, tome los pasos necesarios para implementar el cambio y luego evalúe los efectos del cambio en el problema inicial.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador