Cómo priorizar en la gestión de proyectos

Priorización

Por lo general, un proyecto es un esfuerzo con limitaciones de tiempo y sus actividades generalmente se entregan dentro de una fecha límite. En un entorno donde el tiempo es escaso, la gestión eficaz del tiempo se reconoce como uno de los rasgos más importantes de un director de proyecto exitoso. Requiere que el director del proyecto reconozca las prioridades del proyecto y ajuste el esfuerzo y la atención prestados a los diferentes aspectos del proyecto en consecuencia. Es posible que el director del proyecto deba elegir entre varias reuniones que requieran su presencia o priorizar las características del producto que se entregarán a un cliente antes de la fecha de lanzamiento.

La priorización se implementa en todas las etapas de la gestión de proyectos. Primero, la organización debe priorizar las propuestas de proyectos disponibles para decidir qué proyectos se entregarán. Para ello, se utiliza un sistema de prioridad de proyectos : este es un marco para clasificar los proyectos potenciales frente a los objetivos estratégicos de la organización.

En caso de que el principal objetivo estratégico de la organización sea maximizar el beneficio entre dos desarrollos de nuevos productos, se elegirá el producto que espera generar mayores ventas con menor riesgo. Por el contrario, si el principal objetivo estratégico de la organización es su innovación, se dará mayor prioridad al producto con una tecnología de vanguardia.

Debido a que el presupuesto y el tiempo para entregar el producto al mercado son limitados, una vez que se elige el proyecto, también se priorizarán las características del producto, también conocidas como requisitos del cliente. Los requisitos más importantes del cliente se implementarán primero, seguidos de los requisitos menos cruciales.

Uno de los sistemas más populares para la priorización de requisitos se llama MoSCoW . Divide todos los requisitos del proyecto en cuatro categorías: debe tener, debería tener, podría tener y no tendrá. Para el desarrollo de una nueva aplicación de fitness, es imprescindible cumplir con los requisitos legales de la AppStore, mientras que la integración con un rastreador de fitness puede clasificarse como debería tener o podría tener.

Desarrollo y control de horarios

Una vez que se priorizan los requisitos, se puede realizar la planificación del proyecto. Durante la etapa de planificación, el director del proyecto crea un horario de trabajo. Para crear el cronograma, el gerente del proyecto primero debe identificar todas las actividades del proyecto y luego asignar recursos a cada actividad. Las actividades del proyecto se definen dividiendo el trabajo en elementos cada vez más pequeños, conocidos como paquetes de trabajo. El marco resultante se conoce como estructura de desglose del trabajo (o WBS) .

El siguiente paso de la planificación es la secuenciación de las actividades, y es entonces cuando el director del proyecto planifica el orden en el que se implementarán las actividades. El documento resultante se llama red de proyectos . Tanto la WBS como la creación de redes de proyectos requieren expertos que asesorarán al director del proyecto en el aspecto técnico de la entrega del producto.

Después de que se hayan identificado y secuenciado todas las actividades, se puede llevar a cabo la asignación de recursos. Hay tres tipos principales de recursos, y estos incluyen personas, materiales y equipos. Al crear el cronograma, el director del proyecto debe identificar si todos los recursos necesarios están disponibles. En caso de que no haya personas disponibles, el director del proyecto puede subcontratar algunas de las tareas. Los materiales y equipos deben estar disponibles para el equipo del proyecto en determinadas fechas para evitar retrasos en el proyecto.

Es importante que el director del proyecto comprenda si el proyecto en cuestión tiene limitaciones de tiempo o de recursos:

• Un proyecto de tiempo limitado debe entregarse dentro de una fecha límite. El director del proyecto debe estar preparado para asignar más recursos a una tarea para terminar a tiempo.
• Una recursos limitados proyecto tiene recursos limitados disponibles. El director del proyecto debe estar preparado para aceptar un retraso en el proyecto como resultado.

Una vez completado, el cronograma se establece como base y se utiliza durante todo el proyecto para monitorear y controlar el progreso del proyecto.

Estimación

Crear un horario realista es imposible sin una estimación precisa. La estimación es un proceso de previsión de la duración y el costo de cada actividad dentro del proyecto. Hay dos enfoques principales para la estimación, y son de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.

• La estimación descendente generalmente la lleva a cabo la alta dirección y comienza con la previsión de la duración total y los costos del proyecto, que luego se dividen en incrementos más pequeños. Se prefieren las estimaciones descendentes para proyectos pequeños o proyectos con alta incertidumbre y alcance inestable.
• La estimación ascendente es realizada por los miembros del equipo del proyecto, especialistas que serán responsables de la tarea en cuestión, y comienza con la previsión de la duración y el costo de las tareas individuales del proyecto que luego se suman para llegar al total. Se prefieren las estimaciones de abajo hacia arriba para contratos de precio fijo u otras situaciones en las que el costo y el tiempo son importantes.

Las estimaciones precisas ayudan al director del proyecto a crear un cronograma de entrega realista y estimar las necesidades presupuestarias del proyecto. También apoya la toma de decisiones y ayuda a evaluar si vale la pena realizar el proyecto. El desempeño real del proyecto se compara con las estimaciones originales.

Resumen de la lección

Debido a que el proyecto generalmente se entrega dentro de un marco de tiempo limitado, es importante que el gerente del proyecto priorice los requisitos. Una de las técnicas de priorización más populares, llamada MoSCoW , divide todos los requisitos en cuatro categorías: debe tener, debería tener, podría tener y no tendrá. Es crucial que el gerente del proyecto cree un cronograma durante la etapa de planificación del proyecto, ya que luego se usa como línea de base para el monitoreo y control del proyecto. Durante la programación, los recursos se asignan a todas las tareas del proyecto.

Crear un cronograma es imposible sin una estimación de la duración y los costos. Dos enfoques principales para la estimación son de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba . El primero comienza con la previsión del costo total y la duración del proyecto, mientras que el segundo estima el costo y la duración de cada tarea del proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador