Fase de seguimiento y control de la gestión de proyectos

Gestión de proyectos

La etapa de seguimiento y control del proceso de gestión del proyecto consiste en las actividades involucradas para observar el proceso después de la implementación del proyecto, identificar problemas y riesgos y desplegar una estrategia de mitigación para controlar el nuevo proceso. Aunque la fase de seguimiento y control y la fase de ejecución son fases separadas en la gestión de proyectos, las dos fases se llevan a cabo simultáneamente. El propósito de monitorear y controlar los procesos es que el equipo del proyecto identifique los riesgos potenciales que requieren una acción correctiva. La detección temprana de los problemas del proyecto permite que el equipo del proyecto sea más proactivo en la mitigación de riesgos.

El proceso de monitoreo y control

Sam es responsable de la ejecución de un nuevo proceso implementado por su equipo de proyecto. Cuando el equipo comienza a ejecutar las políticas y los procedimientos, Sam comienza a monitorear el nuevo proceso. La ejecución y el seguimiento deben tener lugar al mismo tiempo para que el equipo del proyecto tenga la oportunidad de escalar cualquier riesgo comercial al equipo de liderazgo comercial. Una vez que Sam identifica un riesgo del proyecto, el equipo del proyecto debe seguir un plan de mitigación de riesgos para resolver el problema.

El proceso de seguimiento y control incluye los pasos que se toman para medir el desempeño del nuevo proceso. Mientras Sam monitorea el nuevo proceso, busca tendencias en el desempeño del proceso y las compara con nuevas medidas de desempeño. Sam identifica un riesgo del proyecto e inmediatamente comienza el proceso de acción correctiva. Los pasos involucrados en la acción correctiva incluyen recomendaciones para la acción correctiva, resolución del problema y solicitudes de cambio para la implementación de un nuevo proceso.

Proceso de solicitud de cambio

Una vez que un proyecto está en la fase de implementación, cualquier cambio nuevo que se introduzca en el proyecto debe pasar por un proceso de control de cambios . Los cambios inesperados durante un proyecto cuestan dinero para implementar y, por lo tanto, deben ser aprobados por las partes interesadas del proyecto. El proceso de control de cambios incluye la aprobación y el rechazo de las solicitudes de cambio, las actualizaciones de los planes y el alcance del proyecto y la aprobación de los defectos y los entregables finales. Una vez que se realizan nuevos cambios, Sam también debe asegurarse de que los nuevos cambios no afecten los procesos actuales que ya se implementaron. Los nuevos cambios no deben afectar el alcance, el cronograma o el costo general del proyecto. Si el nuevo cambio afecta el alcance, el cronograma o el costo, Sam debe escalar el cambio como un riesgo potencial del proyecto a las partes interesadas del proyecto.

Resumen de la lección

Aunque la fase de seguimiento y control se produce después de la fase de ejecución del proyecto, los directores de proyecto suelen realizar las fases de ejecución y seguimiento simultáneamente. El propósito de la fase de monitoreo y control es medir el desempeño del nuevo proceso e identificar proactivamente los riesgos potenciales que ocurren durante la ejecución del proyecto. Si el director del proyecto identifica riesgos, cualquier cambio para mitigar los riesgos debe pasar por un proceso de control de cambios para su aprobación. La fase de seguimiento y control ayuda tanto al director del proyecto como al líder empresarial a realizar un seguimiento del progreso de la ejecución del nuevo proceso.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador