Técnicas de seguimiento y medición del rendimiento

El análisis inicial mantiene los proyectos a tiempo y con el presupuesto

¿Alguna vez has sido parte de un proyecto que se volvió loco? ¿O tiene un proyecto que se suponía que iba a tardar unos meses en prolongarse durante años? Entonces, comprender cómo las mediciones de desempeño pueden mantener un proyecto en conjunto puede ser adecuado para usted.

La medición del desempeño es una descripción numérica del trabajo de una empresa y los resultados de ese trabajo. Esta lección se centra en el análisis realizado antes de que finalice un proyecto, lo que puede ser útil para mantenerlo a tiempo y dentro del presupuesto. Hay dos tipos de técnicas iniciales que pueden ser valiosas: la ruta crítica y el análisis del valor ganado .

Termine a tiempo

La técnica de ruta crítica (CPM) es un diagrama que identifica las actividades críticas relacionadas con un proyecto, lo que podría retrasar un proyecto cuando esa actividad se retrasa. Esta técnica es beneficiosa cuando hay numerosas actividades que dependen unas de otras.

El proceso de la ruta crítica:

1. definir tareas – en secuencia de ejecución.
2. Crear diagrama de flujo : identifica la relación de cada actividad con otra.
3. identificar el tipo de ruta : crítica versus no crítica.
4. definir fechas de finalización – para cada tarea.
5. establecer caminos alternativos – para caminos críticos.

La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) es un tipo de diagrama de ruta crítica. Un PERT tiene una fecha de finalización fija y se crea a partir de la fecha de finalización. El diagrama PERT tiene flechas o nodos (círculos), que se utilizan para representar actividades. La línea que conecta cada actividad se conoce como ruta . El camino más largo se considera el más crítico.

La ruta más crítica determina el tiempo estimado para completar todo el proyecto. Hay dos tipos de estimaciones: determinista , cuando hay un alto grado de certeza en la estimación, y probabilística , que requiere una estimación optimista, realista y pesimista que se analiza para obtener la mejor estimación.

Cumplir con el presupuesto

El análisis de valor ganado (EVA) es una técnica para medir el progreso de un proyecto en cualquier momento durante el mismo. Se convierte en una instantánea en el tiempo y puede indicar que los proyectos se desvían del curso y del presupuesto. Esta herramienta se utiliza para pronosticar la fecha de finalización del proyecto y el costo final del proyecto. La herramienta compara el trabajo planificado con lo que realmente se ha completado hasta la fecha.

El EVA consta de tres partes, a las que se hace referencia como estructura de desglose del trabajo (WBS):

1. valor planificado – presupuesto asignado a la obra.
2. costo real – costo total realmente incurrido.
3. valor ganado : el valor que vale el proyecto en ese momento.

Ejemplo

Imagínese una tienda que vende bicicletas de carreras especiales. Las piezas necesarias para las bicicletas provienen de varios proveedores. El valor planificado (presupuesto) para crear cada bicicleta es de $ 150. El objetivo es tener cinco bicicletas personalizadas ordenadas cada semana, con una finalización de siete días en cada pedido, y vender cada bicicleta por $ 200. Los clientes reciben un 20% de descuento cuando un pedido se retrasa.

Los asientos de $ 25 se importan de un fabricante en otra región. Tardan de dos a tres días en llegar cada envío. Los marcos de $ 80 se construyen en el lugar y un artista local viene los miércoles y jueves para pintar los logotipos personalizados, que incluye el nombre del cliente. El artista cobra $ 10 por bicicleta. El diseño tarda un día en asentarse. El juego de llantas y rines de $ 20 provienen de una tienda local a cinco minutos.

El camino más crítico es el kit de cadenas, engranajes y reflectores que se solicitan a granel con un mes de anticipación, según el volumen del mes pasado, y cuestan un promedio de $ 15 por bicicleta. Este kit se envía desde otro país y requiere siete días para llegar. Esto reduce el costo total de las bicicletas y hace que el negocio sea rentable. Hay una empresa de respaldo local que vende los mismos artículos por el doble. Estos artículos se reordenan cuando solo queda una cuarta parte del inventario.

El costo real para crear la bicicleta es de $ 145 en promedio. La tienda recibió un pedido grande la semana pasada de 20 bicicletas, la mitad de las bicicletas se entregaron tarde debido a que se agotaron los kits de equipo. Después de siete días, el valor ganado de las bicicletas incompletas fue de $ 104, incluido el 20% de descuento para el cliente.

Observando esos límites

El gráfico de límite de control es una representación visual del valor o los puntos de costo más alto y más bajo en los que debe permanecer un proyecto. En el ejemplo, ese gráfico revisa el valor de una bicicleta a los cinco días. Se establece $ 160 como el valor más alto, lo que indica un presupuesto excesivo pero una bicicleta completa. $ 130 establece el valor más bajo en la tabla, lo que indica que la bicicleta no ha alcanzado su valor total y posiblemente se salga del horario.

Resumen de la lección

La medición del desempeño es una revisión numérica del trabajo de una empresa que les ayuda a comprender si están cumpliendo sus objetivos. Hay dos tipos de técnicas que se pueden utilizar para medir el éxito de un proyecto antes de su finalización: ruta crítica (CPM) y análisis de valor ganado (EVA). El CPM identifica las actividades críticas que podrían causar un cuello de botella en un proyecto. El proceso consiste en definir tareas , crear diagramas de flujo , identificar los tipos de ruta , definir fechas de finalización y configurar rutas alternativas . La técnica de evaluación y revisión del programa(PERT) es un tipo de CPM que se construye comenzando con una fecha de finalización fija. Las flechas y los nodos se utilizan para reflejar las actividades en el diagrama. Las rutas más críticas se utilizan para crear el tiempo de finalización estimado determinista o probabilístico .

El análisis de valor ganado (EVA) se puede realizar en cualquier momento de un proyecto para determinar si un proyecto se retrasa. Esa estructura de desglose del trabajo (WBS) consta de tres partes: valor planificado , costo real y valor ganado . Un gráfico de límites de control es un buen elemento visual para usar al monitorear el valor de un proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador