Documentar la capacitación y el desempeño de los empleados

El seguimiento de la formación aumenta el éxito

» Si un árbol cae en un bosque y no hay nadie cerca para escuchar, ¿emite un sonido? » Al mismo ritmo, si un empleado toma una capacitación y no está documentada, ¿estaba el empleado realmente allí? Esto puede parecer una comparación tonta, pero en realidad representa la importancia de documentar toda la capacitación en una empresa.

A medida que una empresa crece y aumenta el número de empleados, resulta difícil realizar un seguimiento de la capacitación y el desempeño de los empleados si no se ha realizado una documentación precisa. Una de las principales prioridades de cualquier departamento de Recursos Humanos es contratar y retener talento. Un factor importante, según los empleados, a la hora de decidir si quedarse o no en una empresa es el tiempo, la energía y los recursos que se dedican a ella. Esto hace que los empleados se sientan valiosos para la empresa. Además de mantener a los empleados comprometidos, las empresas capacitan y desarrollan a sus empleados para aumentar el talento y mejorar la productividad. Por ejemplo, en un centro de llamadas, donde los representantes por teléfono hablan con los clientes todos los días, la capacitación debe ser un proceso continuo. Los representantes del centro de llamadas deberán tener una gran cantidad de capacitaciones, como servicio al cliente, escucha activa, empatía, y abordar las preguntas frecuentes para hacer su trabajo correctamente. Estas capacitaciones ayudan a los empleados a tener éxito al ayudar a cerrar brechas críticas de conocimiento perdido.

Creación del plan de formación

La principal responsabilidad laboral de los gerentes de la fuerza laboral es identificar tendencias en los datos centrados en el negocio. En un lugar como el centro de llamadas mencionado anteriormente, el gerente de la fuerza laboral analizaría los volúmenes de llamadas, los niveles de servicio al cliente, la duración de las llamadas y los puntajes de calidad generales. El gerente de la fuerza laboral examina patrones en los datos, buscando logros y desafíos que enfrentan los equipos o las personas. El siguiente paso para el gerente de la fuerza laboral es compartir la información recopilada con Recursos Humanos o Capacitación y Desarrollo. Estos equipos pueden interpretar los datos y crear un análisis basado en las necesidades.para individuos o equipos. Algunos de los datos recopilados pueden indicar la necesidad de una capacitación acelerada, mientras que otros datos pueden reconocer un trabajo sobresaliente de una persona y convencer a los gerentes de que dediquen más tiempo a desarrollar a esta persona para un rol futuro. El análisis basado en necesidades funciona básicamente como una explicación de qué formación se necesita. Tener este proceso formalizado hace que se cree un rastro en papel sobre el empleado o equipo. El registro de documentos puede resultar muy útil en el caso de que el empleado necesite recibir una advertencia de Recursos Humanos para el despido. ¿Se imagina el dolor de cabeza que podría atravesar Recursos Humanos si no hubiera pruebas de que un empleado recibió capacitación y otras adaptaciones?

Una vez que se crea el análisis basado en necesidades, el equipo de capacitación asignará un plan de estudios para la persona o el equipo que tiene como objetivo mejorar el desempeño. Este proceso es mucho más fácil cuando hay un personal de capacitación formal y cursos que ya están diseñados y en ejecución. Los sistemas de gestión del aprendizaje , también conocidos como programas virtuales, también se utilizan para capacitar utilizando contenido creado por organizaciones de capacitación más grandes. La desventaja de estos programas es que pueden resultar muy costosos para una empresa. Sin embargo, el plan de estudios está diseñado para crear una vez más un rastro en papel de los pasos tomados para capacitar a cada empleado en una empresa.

Seguimiento del entrenamiento

Debido a que la capacitación es tan valiosa para los empleados y para la empresa, es necesario realizar un seguimiento del plan de estudios asignado a la persona o al equipo de manera que sea fácil de aplicar, fácil de analizar y fácil de recuperar en cualquier momento. Muchas empresas utilizan software de seguimiento, programas informáticos y QMS (software de gestión de calidad) para seguir el plan de estudios de formación de sus empleados. Normalmente, un equipo como el de Calidad y Cumplimiento asignaría y supervisaría el plan de estudios. Muchas veces, un SOP, o procedimiento operativo estándar, regiría cuánto tiempo tienen los empleados para completar la capacitación. HR por lo general sólo intervendrá si un desvío, no sigue el protocolo o SOP. El incumplimiento de los requisitos básicos de la función laboral, en este caso, la capacitación, sería registrado y utilizado por RR.HH. para determinar el desempeño laboral anual. Tener una consecuencia por no completar la capacitación hace que sea más una prioridad para los empleados y más fácil de hacer cumplir para los equipos de Calidad y Cumplimiento. La vigilancia realizada por Calidad y Cumplimiento recuerda a otra cita tonta: «Cuando el gato está lejos, los ratones jugarán».

Para completar este proceso, el gerente de la fuerza laboral u otra persona designada puede realizar un análisis cruzado de las capacitaciones realizadas por los empleados con el éxito que están logrando los empleados. Este éxito puede basarse en indicadores de desempeño individuales, como un tiempo de manejo más corto en un centro de llamadas. Las organizaciones más grandes, con un departamento de capacitación más desarrollado, pueden ofrecer cursos adicionales que abordan los problemas de desempeño que pueden surgir. Estos cursos se pueden crear de forma proactiva o en retrospectiva para corregir comportamientos o evitar problemas en el futuro. Algunos de estos cursos adicionales podrían ser para administración del tiempo, presentaciones con impacto o para mejorar las habilidades interpersonales. Se debe realizar un seguimiento de la asistencia a estas clases para representar los intereses y necesidades de la empresa y para agregar a las carteras de desarrollo profesional de los participantes. Brindar a todos los empleados la oportunidad de ampliar sus conocimientos y ayudarles a desarrollar su potencial profesional aumenta el éxito personal y empresarial.

Resumen de la lección

La capacitación de seguimiento es extremadamente importante para una empresa a fin de proporcionar capacitaciones a los empleados que se consideren necesarias e interesantes. Recursos humanos juega un papel muy importante en el proceso para garantizar que se produzca la documentación adecuada y que todo el proceso sea eficaz.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador