Trabajando juntos
La colaboración es una característica importante en un lugar de trabajo saludable. Los compañeros de trabajo deben poder comunicarse con compañeros de diferentes departamentos y otras oficinas. Necesitan saber dónde se encuentran las demás personas en un proyecto con sus tareas o asignaciones. Y necesitan poder compartir archivos sin problemas entre dispositivos sin importar dónde se encuentren.
La elección de la herramienta de colaboración que mejor se adapte a su organización depende de lo que desee hacer con ella.
- Las herramientas de software de gestión de proyectos, como Basecamp, Capterra y Flow, permiten a los trabajadores conversar sobre tareas, compartir archivos y mantenerse actualizados sobre los plazos del proyecto, todo dentro de un solo programa.
- Las herramientas de documentos, como Google Docs, ayudan a los equipos a crear, compartir, cargar, descargar y editar documentos similares a Word y hojas de cálculo similares a Excel.
- Las herramientas de comunicación, como Yammer o Slack, le permiten realizar videoconferencias, chatear o seguir temas importantes o líderes de su empresa.
- Las herramientas de presentación, como PowerPoint, Slideshare, Prezi, Vcasmo y Google Drive, lo ayudan a realizar presentaciones en línea y brindan a los miembros del equipo ayudas visuales, folletos imprimibles y otros materiales complementarios para presentaciones y reuniones.
- Los programas de mapas mentales colaborativos basados en la nube, como Coggle o MindMeister, ayudan a los equipos a realizar sesiones de creatividad virtual.
Entonces, ¿cómo saber cuál es la mejor opción cuando colaboras en el tiempo y el espacio? Eche un vistazo a estos escenarios y, utilizando lo que sabe sobre herramientas de colaboración, decida qué programa sería el más adecuado. Escriba sus respuestas a las preguntas planteadas al final de cada escenario.
Escenario 1
Tracy y Dave están trabajando para coordinar el gran evento anual de su empresa que se celebrará en septiembre. Solo hay un problema: Tracy y Dave trabajan en las oficinas de su compañía en San Francisco y Denver, respectivamente. Dado que no pueden sentarse y discutir los detalles cara a cara, están buscando una herramienta de colaboración que les permita comunicarse entre ellos día a día y cuando surjan problemas.
Aplicación práctica
- ¿Cómo se pueden beneficiar Tracy y Dave de las herramientas colaborativas?
- ¿Qué capacidades necesitan Tracy y Dave para trabajar juntos como un equipo?
- ¿Qué tipo de herramienta de colaboración cree que sería la mejor opción para Tracy y Dave?
- ¿Hay algunos inconvenientes a considerar?
Evaluar sus respuestas
Las herramientas colaborativas pueden beneficiar a Tracy y Dave al ayudarlos a mantenerse conectados en el día a día, aunque trabajen en oficinas separadas. Aunque los métodos de comunicación tradicionales, como el teléfono y el correo electrónico, funcionan bien para las comunicaciones generales, otras herramientas de colaboración, como las videoconferencias, pueden permitirles ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás mientras se comunican sobre el próximo evento. Las herramientas de software de gestión de proyectos, como Basecamp, Capterra y Flow, también pueden ayudar a Tracy y Dave a conversar diariamente sobre tareas, compartir archivos y mantenerse al día sobre los hitos de la planificación de eventos. Y las herramientas de presentación pueden ayudarlos a llevar a cabo reuniones con otros miembros del equipo sobre el próximo evento.
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Hay algunos inconvenientes a considerar. Si Tracy y Dave no están familiarizados con estas herramientas, es posible que tengan problemas para usarlas, lo que las ralentizará y hará que la planificación del evento lleve más tiempo. Los problemas técnicos, como conexiones lentas a Internet y problemas de compatibilidad, también podrían crear problemas para Tracy y Dave cuando intentan comunicarse con herramientas de videoconferencia.
Escenario n. ° 2
Su empresa tiene muchos proyectos con diferentes tareas que deben completarse mensualmente. Debido a que hay tantas asignaciones y todas están interconectadas (lo que significa que la tarea de una persona depende de la finalización de otra), a veces es difícil mantenerse al día con cada pieza del rompecabezas de trabajo. Quien lo esta haciendo ¿Se ha completado o no? La empresa necesita una herramienta de colaboración que les permita realizar un seguimiento de los proyectos y proporcionar una descripción general de cada uno para garantizar que se cumplan los plazos.
Aplicación práctica
- ¿Cómo pueden beneficiarse su equipo y su empresa de las herramientas colaborativas?
- ¿Qué capacidades necesita para trabajar en equipo de forma eficaz?
- ¿Qué tipo de herramienta de colaboración cree que sería la más adecuada para su empresa?
- ¿Hay algunos inconvenientes a considerar?
Evaluar sus respuestas
Las herramientas colaborativas pueden beneficiar a su empresa al mantener a todos interconectados y permitir que varias personas trabajen juntas en una sola tarea, independientemente de su ubicación. Necesita herramientas de colaboración que le permitan realizar un seguimiento de los proyectos, trabajar juntos en tiempo real y proporcionar una descripción general de cada uno para garantizar que se cumplan los plazos.
Las herramientas de conferencias, como Yammer o Slack, pueden ayudarlo a comunicarse, y las herramientas de documentos, como Google Docs, pueden ayudarlo a crear, compartir y editar documentos en tiempo real para que puedan aprovechar el trabajo de los demás y realizar un seguimiento de las tareas a medida que se completan. Algunos inconvenientes incluyen posibles problemas técnicos al realizar videoconferencias y chatear y el acceso sin conexión limitado.
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