Aplicación práctica en contabilidad: registro de compras mediante el sistema perpetuo

Publicado el 19 octubre, 2020

El sistema perpetuo

Para generar informes financieros creíbles, es necesario un método universal de contabilidad. El sistema perpetuo es una forma común y confiable de registrar las ventas y compras de una empresa en tiempo real. En este método, la suma de todas las transacciones debe equilibrarse. Esto significa que cuando una empresa vende un producto, su efectivo aumenta pero su inventario disminuye. De manera similar, cuando una empresa realiza una compra, su inventario aumenta mientras que su efectivo disminuye.

Para obtener más información sobre este sistema, puede revisar la lección, Registro de compras utilizando el sistema perpetuo. Luego, aplicará sus conocimientos identificando y corrigiendo los errores que ve en el escenario siguiente.

Escenario: el dilema de Thomas

Mari, Denise y Thomas trabajan juntos en el departamento de contabilidad de una tienda minorista. Mari maneja las cuentas por cobrar (dinero entrante), Denise es responsable de las cuentas por pagar (dinero saliente) y Thomas ocupa el rol de controlador. Como controlador, Thomas es responsable de llevar la “chequera” de la tienda. Mientras realiza tareas rutinarias de fin de mes, se encuentra con algunos números que no cuadran.

Hagamos una pausa para algunas preguntas y luego continuaremos con el escenario:

  • ¿Cómo sabe Thomas que algo en el sistema de registro perpetuo no es exacto?
  • ¿Qué tipos de errores podrían causar discrepancias como estas?

Debido a que el sistema perpetuo requiere que los débitos y los créditos se compensen perfectamente entre sí, Thomas puede encontrar errores casi de inmediato porque las sumas de los débitos y créditos no son iguales. Cuando existen inexactitudes, existen algunos errores comunes por los que debe estar atento. Estos errores comunes incluyen errores aritméticos simples, confusión sobre si una transacción es un débito o crédito, o registrar una transacción en una sola columna.

Ahora, volvamos al escenario.

Thomas trabaja al revés para encontrar la fuente de las inexactitudes. Para hacer esto, Thomas debe revisar la documentación relacionada con ventas y compras.

Aquí está la parte relevante del registro perpetuo:

ID de transacciónFechaCuentaDébitosCréditosNotas
10012-24Efectivo264,35 $ Aumente el inventario para SKU # 5544121
Inventario264,35 $
10022-24Efectivo124,36 $ Aumente el inventario para SKU # 44056659
Inventario$ 224.35
10032-25Efectivo261,35 $ Pago de la factura # 22503
Cuentas por cobrar261,35 $
10042-26Efectivo $ 3352.26 Aumente el inventario para SKU # 5556378
Inventario$ 3352.26
10052-27Efectivo$ 52.26 $ 52.26 Reponga los suministros de café de cortesía
Cuentas por pagar, factura n. ° 444983$ 52.26

Hay varios errores en esta parte del registro perpetuo. Identifique tantos errores como pueda. Luego, corrija los errores revisando el registro. Una vez completada, compare su lista de errores y las correcciones propuestas con el registro exacto que se muestra a continuación.

Errores en el registro perpetuo

Numero erroneoUbicación del errorCorrección (es) requerida (s)
1Hay un error aritmético en la transacción 1002.El efectivo debe aumentar en $ 100 o el inventario debe disminuir en $ 100, dependiendo de qué entrada sea errónea.
2Hay un problema con el identificador de cuenta en la transacción 1003.Las cuentas por cobrar deben cambiarse a cuentas por pagar.
3Hay un error en la asignación de débitos vs créditos en la transacción 1004.El efectivo debe debitarse en lugar de acreditarse.
4Hay un error en la asignación de débitos vs créditos en la transacción 1005.El efectivo no debe tener débito y crédito en la misma línea.

Correcciones al expediente

ID de transacciónFechaCuentaDébitosCréditosNotas
10012-24Efectivo264,35 $ Aumente el inventario para SKU # 5544121
Inventario264,35 $
10022-24Efectivo124,36 $ Aumente el inventario para SKU # 44056659
Inventario124,36 $
10032-25Efectivo261,35 $ Pago de la factura # 22503
Cuentas a pagar, factura n. ° 22503261,35 $
10042-26Efectivo$ 3352.26 Aumente el inventario para SKU # 5556378
Inventario$ 3352.26
10052-27Efectivo$ 52.26 Reponga los suministros de café de cortesía
Cuentas por pagar, factura n. ° 444983$ 52.26

Verificación final del expediente

Thomas ahora está listo para verificar el trabajo realizado para corregir el diario.

  • ¿Qué es la ecuación contable?
  • ¿Cómo lo usaría Thomas para verificar la precisión de las correcciones?

La ecuación contable es:

Activos = Pasivos + Patrimonio del propietario

Thomas puede usar esta ecuación para verificar que el diario actualizado refleje con precisión los activos, pasivos y capital social actuales de la empresa. Cuando se usa correctamente, la ecuación contable dará como resultado que ambas columnas (débitos y créditos) del diario sean exactamente iguales.

Thomas ahora puede cerrar el mes con precisión. La última línea de la revista debería verse así:

MesDébitos totalesCreditos totales
Febrero de 2017$ 4.054,58$ 4.054,58

Articulos relacionados