Aplicación práctica: organizar una reunión con un propósito

¿Qué es una reunión con propósito?

Aunque las reuniones son increíblemente útiles, muchos de nosotros hemos llegado a temerlas basándonos en experiencias negativas con reuniones desorganizadas que no parecen lograr mucho. Sin embargo, como leyó en la lección, Cómo organizar una reunión con propósito , con la agenda correcta, una reunión puede convertirse en una reunión con propósito , donde:

• Los objetivos son claros.
• Los miembros del equipo están preparados.
• Los participantes se van con pasos de acción claros.

Para tener una idea de cómo lograr estos objetivos, veamos cómo preparar una reunión con propósito a través de tres escenarios diferentes.

Escenario 1: Reunión inicial de Julie

Julie está comenzando una nueva panadería y quiere celebrar una reunión inicial con su personal antes del día de la inauguración. Quiere transmitir su propio entusiasmo a sus empleados y repasar algunos aspectos importantes de la logística del día. ¿Qué crees que debería hacer Julie primero para prepararse para su reunión?

Elabore una declaración de reunión

Aunque lograr que los miembros del personal se entusiasmen con el día de la inauguración es una buena meta, Julie debería tener un objetivo más enfocado para su reunión. ¿Cómo crees que podría elaborar una declaración que abarque lo que quiere lograr?

Julie decide que quiere lograr dos cosas principales en su reunión:

1) Motivar al personal a tener un día de apertura exitoso compartiendo su visión de la panadería.

2) Revisar la logística de eventos para el día de apertura.

Elija un espacio y una hora para reuniones

Julie también necesita pensar dónde llevará a cabo la reunión y cuál es el mejor momento para que se reúnan sus empleados. Como asistirán más de diez personas, decide realizar la reunión en el área de café de la panadería la mañana antes del día de apertura para que la información se mantenga actualizada.

Escribe una agenda

Ahora que tiene todas sus ideas, Julie necesita elaborar una agenda de reuniones. Pero, ¿cómo debería ser esa agenda?

Tómese unos minutos para escribir su propia agenda para la reunión de Julie. Luego, verifique que su agenda tenga todos los elementos de una reunión con propósito:

• ¿Incluyó los dos objetivos de Julie de dinamizar a su equipo y revisar la logística?
• ¿También incluyó la fecha, hora y lugar de la reunión?

Julie no especificó qué deberían traer los miembros del personal a la reunión, pero considere pedirles a las personas que dejen sus dispositivos en casa, a menos que sean necesarios para el trabajo, para minimizar las distracciones.

Escenario 2: Reunión de ventas de Chang

Chang es el director de un equipo de ventas dentro de una agencia de marketing. Necesita reunirse con su personal para revisar las ganancias del tercer trimestre y establecer nuevas metas de ventas para el cuarto trimestre. Al final de la reunión, los miembros del equipo deben tener tres nuevos objetivos de ventas para el cuarto trimestre. Entonces, ¿cómo debería prepararse Chang para la reunión?

Elige una hora

¿Cuándo crees que Chang debería tener su reunión de ventas? Sabe que su equipo ha estado trabajando hasta tarde, por lo que no quiere celebrar la reunión demasiado temprano por la mañana. Dicho esto, Chang no quiere tenerlo al final del día cuando la gente está cansada. Por eso, está considerando celebrar una reunión por la tarde y ofrecer un almuerzo para recompensar a sus empleados por su arduo trabajo y promover un sentido de comunidad.

Desarrollar pautas tecnológicas

Chang sabe que su equipo puede distraerse con dispositivos de tecnología personal, especialmente si una reunión no les resulta productiva. ¿Qué cree que podría hacer Chang de antemano para ayudar con este problema? Primero, será útil crear una agenda para establecer una reunión con propósito. Además, incluir pautas sobre el uso de la tecnología podría ayudar a establecer algunas normas para reducir las distracciones.

Escribe una agenda

¿Cómo será la agenda de Chang? Tómese unos minutos y escriba una agenda para la reunión de ventas de Chang.

Recuerde incluir:

• Los objetivos de la reunión
• La hora y el lugar de la reunión.
• Las normas que Chang quiere incluir

Escenario 3: Reunión de profesores de Quanisha

Quanisha es la decana de una pequeña escuela pública que necesita organizar una reunión de profesores para discutir los cambios en el programa de lectura de verano para el año siguiente. Quiere revisar los resultados de las pruebas estandarizadas de lectura de los estudiantes y lograr que su cuerpo docente participe en el diseño de una nueva iniciativa de lectura de verano. Para el final de la reunión, Quanisha quiere que los miembros de la facultad lleguen a un consenso sobre un plan general para el programa de lectura de verano y que tengan tres puntos de acción para completar antes de la próxima reunión de la facultad. ¿Cómo puede Quanisha usar su reunión para ayudar a los miembros de la facultad a lograr este objetivo?

Fomentar una mentalidad de crecimiento

A Quanisha le preocupa mantener a su personal concentrado y concentrado en la tarea durante la reunión. Ella quiere que mantengan una mentalidad de crecimiento y no entren en una espiral de quejas sobre el estado actual del programa de lectura de verano. ¿Qué normas crees que debería enfatizar para fomentar una mentalidad de crecimiento? ¿Cuáles son algunos objetivos claros que ayudarían a que todos se concentren en la tarea?

Identifique el mejor momento para la reunión

¿Cuándo crees que sería un buen momento para la reunión de Quanisha? Por lo general, las reuniones de la facultad ocurren al final del día escolar, pero a Quanisha le preocupa que su personal esté cansado y agotado. Decide tener la reunión en un día de inicio tardío para los estudiantes, cuando los maestros tendrán una hora de tiempo de desarrollo profesional en la mañana antes de que lleguen los estudiantes.

Escribe una agenda

Ahora, ¿cómo crees que debería verse la agenda de Quanisha? Escriba una agenda para su reunión de profesores, asegurándose de incluir los detalles relevantes para una reunión con propósito, como:

• Los objetivos y normas de la reunión que Quanisha quiere enfatizar
• Fecha, lugar y hora
• Asistentes

Análisis

¿Cómo se relacionan estos escenarios con su propia experiencia en el diseño de reuniones? ¿Tiene alguna reunión próxima que necesite una agenda? ¿Puede utilizar estos escenarios para asegurarse de que su agenda tenga todos los elementos correctos para una reunión con propósito?

Rodrigo Ricardo Editor y fundador