Asesor de inversiones Requisitos de libros y registros

Definición de asesor de inversiones

Los asesores de inversiones se definen en el Título 15, Sección 80b de la Ley de Asesores de Inversiones de 1940. Son profesionales que recomiendan valores a los inversores o proporcionan análisis de valores por una tarifa. Tienen una responsabilidad fiduciaria con sus clientes y deben evitar conflictos de intereses.

Los asesores de inversiones que administran al menos $ 25 millones en activos deben registrarse en la SEC, pero todos deben registrarse en su respectivo organismo regulador estatal.

Requisitos de libros y registros

Xavier, de 40 años, compró acciones a través de un corredor de XYZ Financial con su dinero de Navidad cuando tenía 12 años, pero no ha recibido ninguna comunicación del asesor de inversiones en años. Antes de comunicarse con el corredor, quiere familiarizarse con los requisitos de libros y registros.

Los libros y registros , escritos y electrónicos, comprenden toda la documentación generada por los asesores de inversiones involucrados en la compra y venta de valores. Deben cumplir con los requisitos de la ley federal.

De acuerdo con las regulaciones de la SEC, estos registros deben ser accesibles y mantenerse durante al menos cinco años después de la última entrada registrada. La Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) tiene autoridad para hacer cumplir la ley cuando las compañías de inversión no cumplen con las reglas. Las organizaciones deben seguir las reglas de FINRA y otras agencias federales, como la Junta de Reglamentación de Valores Municipales (MSRB), junto con los requisitos estatales al realizar transacciones de valores. En 2003, la SEC enmendó las Reglas 17a-3 y 17a-4 de la Ley de Bolsa de Valores de 1934 para ampliar y aclarar las regulaciones de mantenimiento de registros.

Los libros y registros que deben mantenerse incluyen:

• información sobre el titular de la cuenta (persona física), incluidas las firmas necesarias y los datos personales
• información sobre personas que no sean personas físicas, como corporaciones, sociedades, LLC., etc.
• identificar la cuenta y las partes responsables de la (s) cuenta (s)
• definir los términos de los valores, incluidas las modificaciones o cancelaciones
• proporcionar autoridad discrecional sobre el estado: el corredor tiene la autoridad para comprar y vender valores para el inversor
• información relevante sobre el pedido, como su momento de ejecución y cancelación, el momento en que se recibió el pedido y su precio de compra
• Asignar a los corredores / distribuidores un número CRD (CRD es un sistema de concesión de licencias y registro de asesores de inversión).
• descripción de la compensación, monetaria o no monetaria, por la compra o venta de valores
• declaraciones de privacidad
• información escrita de una queja de un cliente
• otros registros, como todas las comunicaciones con el público, informes especiales y de excepción, y manuales de cumplimiento y procedimientos

Confirmación

La confirmación se aplica a las transacciones de acciones y confirma una transacción en un reconocimiento escrito enviado al inversor. Esto se denomina confirmación comercial y se envía cada vez que se compra o vende existencias. La confirmación se envía por correo al titular de las acciones. Los registros electrónicos son cada vez más populares y deberían estar disponibles electrónicamente en un formato accesible, como un archivo PDF.

El inversor debe conservar copias precisas de todas las confirmaciones comerciales. Si se detecta algún error, se debe informar y corregir de inmediato.

Los documentos de confirmación varían según la empresa de inversión. Pero la mayoría incluye lo siguiente:

• logotipo de la empresa de inversión e información de contacto
• observe que es una declaración de confirmación
• nombre e información de contacto del inversor
• número de cuenta y fecha de proceso
• acciones compradas o vendidas
• los honorarios pagados al asesor de inversiones, incluida la comisión
• número comercial
• precio, cantidad de stock y capital
• términos y condiciones de la transacción

Estado de cuenta

Un estado de cuenta , para propósitos financieros, es un resumen de todas las transacciones en la cuenta de un inversionista durante un período de tiempo específico y debe cumplir con la Regla 2241 de FINRA. Una de las regulaciones más importantes es que el accionista debe recibir el estado de cuenta en un trimestralmente. La regla 9600 prevé algunas exenciones que deben presentarse por escrito al corredor.

Otra información incluye:

• información de la cuenta, como número de cuenta, nombre, dirección
• período de tiempo de actividad de la cuenta desde la última transacción
• proporcionar los saldos de dinero restantes
• toda la actividad de la cuenta, como transacciones de compra y venta
• asignación de activos, o qué valores posee el tenedor
• valor de la cartera de inversiones
• declaración que advierte la pronta notificación de errores, inexactitudes o discrepancias a la empresa de corretaje
• una declaración de que todas las comunicaciones orales se confirmen por escrito

Retención del correo del cliente

Retener el correo de los clientes se explica por sí mismo y los reguladores lo desaconsejan porque crea oportunidades de fraude. La Regla FINRA 3150 define condiciones limitadas en las que las empresas de inversión pueden retener el correo. Estas reglas se aplican a los clientes que no utilizan su dirección habitual durante un período de tiempo.

En 2014 se adoptaron las siguientes reglas:

• El asesor o miembro recibe una solicitud por escrito del cliente, verificada por el corredor / distribuidor, para retener el correo durante un período de tiempo específico.
• La solicitud debe incluir un método alternativo para recibir comunicaciones, como correos electrónicos y sitios web que permitan a los clientes monitorear valores.
• El correo se guarda para:
  • dos meses consecutivos si está de vacaciones o de viaje
  • tres meses consecutivos si va al extranjero
• Retener el correo por más de los meses designados requiere un motivo presentado por el cliente, como problemas de seguridad (la conveniencia no es un motivo aceptable).
• Al retener el correo, la empresa de inversión debe poder comunicar información al cliente.
• El correo retenido no puede ser manipulado, retenido sin consentimiento o violar las normas de seguridad.
• Los miembros (corredores / distribuidores) deben tener procedimientos que garanticen que el correo sea seguro y se use de manera adecuada.

Como Xavier estaba realizando una investigación sobre los requisitos de libros y registros, tenía la esperanza de que se encontraría una verificación de su inversión, ya que la empresa tenía más de $ 25 millones en activos. Pero tenía poca información para proporcionarle al asesor porque no pudo encontrar ningún registro de confirmación y el requisito federal es mantener registros durante cinco años. Aunque no hubo registros que indiquen las tenencias de Xavier, se siente mejor preparado cuando comienza a invertir para su jubilación.

Resumen de la lección

Esta lección analiza los requisitos federales para mantener libros y registros de transacciones de valores realizadas por corredores / concesionarios.

• Los requisitos de libros y registros están establecidos por las leyes federales e incluyen toda la documentación generada por los corredores / distribuidores involucrados en la compra y venta de valores.
• La confirmación es un documento escrito enviado al titular por el corredor / distribuidor reconociendo las transacciones.
• Un estado de cuenta es un resumen de todas las transacciones en la cuenta de un inversionista dentro de un período de tiempo específico y debe cumplir con las regulaciones federales.
• Retener el correo del cliente le permite al corredor / distribuidor no enviar información a los clientes sobre sus cuentas bajo condiciones específicas, pero se desaconseja debido a un posible fraude.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador