Auditoría continua: definición, técnicas y ejemplos

Definición de auditoría y auditoría continua

Antes de hablar de auditoría continua, asegurémonos de comprender bien lo que queremos decir cuando hablamos de auditoría. La auditoría es una actividad de revisión y evaluación objetiva, independiente de la dirección, con el objetivo de identificar debilidades en los procesos y oportunidades de mejora. Si bien la auditoría es una actividad muy valiosa, una auditoría suele ser un proceso largo que puede llevar semanas o meses.

El Instituto de Auditores Internos (IIA) establece que la auditoría continua son las actividades relacionadas con la auditoría que se realizan de manera más continua que las actividades programadas como parte del plan anual de auditoría.

El plan de auditoría anual es un programa de auditorías planificadas para un año determinado, pero la auditoría continua va más allá de las auditorías puntuales y con frecuencia extrae, revisa y evalúa la información, generalmente con la ayuda de la tecnología.

Técnicas de auditoría continua

La auditoría continua tiene el mismo objetivo de la auditoría tradicional, que es identificar debilidades en los procesos y oportunidades de mejora. Sin embargo, la auditoría continua no puede reemplazar el juicio y la discreción de un auditor que comprende el contexto de los procesos y puede pensar en cómo se relacionan las métricas, los procesos y las evaluaciones. Sin embargo, existen tres técnicas importantes que se pueden utilizar con la auditoría continua para reducir significativamente el tiempo que lleva identificar las posibles debilidades en los procesos.

Estas técnicas no son específicas de la auditoría continua y son algunas de las mismas herramientas y técnicas que los auditores han utilizado durante años. Sin embargo, pueden evaluarse fácil y rápidamente con la ayuda de la tecnología.

La primera es una verificación binaria para determinar si un control está funcionando de manera efectiva. Un ejemplo de esto es una verificación del sistema para determinar si algo se hizo o no de acuerdo con la política o un requisito predeterminado, como si se aprobó una solicitud de pago. El ejemplo de recuento de inventario que leerá a continuación es una verificación binaria.

La segunda técnica consiste en identificar valores atípicos. Un valor atípico es un valor numérico que es significativamente diferente de lo que cabría esperar. Por ejemplo, si el reembolso promedio de viajes para los empleados es de $ 1,500 y el 95% de los reembolsos son inferiores a $ 5,000, un programa de auditoría continua podría buscar reembolsos de viajes por más de $ 5,000. Esto no significa automáticamente que algo esté mal, pero ciertamente es una señal de que un auditor puede querer ver esa transacción.

La tercera técnica, y quizás la más útil para la auditoría continua, es utilizar software de análisis para identificar tendencias . Las dos técnicas anteriores buscan eventos aislados, casos específicos en los que es posible que sea necesario evaluar algo. Debido a que la tecnología ha hecho que el análisis de datos sea rápido y eficiente, la auditoría continua puede realizar un seguimiento de las tendencias.

Para volver a utilizar los gastos de viaje, imagínese si el reembolso promedio del viaje pasara de $ 1,500 a $ 2,000 en un año. Eso podría tener un impacto serio en las finanzas de una organización, pero puede que no se identifique fácilmente porque los gerentes que aprueban esos informes de gastos solo los ven uno a la vez. Cualquiera que sea la causa del aumento en los gastos de viaje promedio, comprenderlo mediante el seguimiento de estas tendencias puede ayudar a controlar los costos.

Ejemplos de auditoría continua

Veamos un ejemplo rápido de auditoría continua que utiliza una verificación binaria. Un control interno importante sobre el inventario es contar el inventario físico para garantizar que coincida con los niveles de inventario informados en el sistema de gestión de inventario. Si hay diferencias, se deben hacer ajustes. Una empresa puede tener un control interno que indique que una cierta cantidad de productos debe contarse cada día y confirmarse o ajustarse en el sistema de gestión de inventario.

Una auditoría puede probar ese control al ingresar al sistema de administración de inventario y observar los ajustes o confirmaciones que se realizan cada día. Si hubo al menos tantos como los requeridos por la política, el control está en su lugar. Si no es así, el control no está en su lugar.

Con un poco de ayuda del personal de TI, el departamento de auditoría podría hacer que el sistema de administración de inventario, o un sistema de informes asociado, verifique y vea si se realizó el número requerido de recuentos de inventario. Si no fuera así, el departamento de auditoría y el gerente de la planta podrían recibir una notificación de que no se realizaron los recuentos. Este es un ejemplo de cómo la tecnología puede ayudar a establecer técnicas de auditoría continua eficientes.

Sin embargo, la auditoría continua no tiene por qué estar automatizada. Si bien la automatización puede hacer que la auditoría continua sea más rentable, los auditores también pueden auditar continuamente. Imagine una organización que tiene muchos empleados con tarjetas de crédito corporativas. Esas tarjetas pueden tener un límite de $ 1,000 por transacción, pero eso no impedirá que un empleado astuto pague una compra de $ 1,500 pagando $ 800 y luego pagando $ 700 al mismo proveedor.

¿Cómo puede un auditor auditar continuamente ese comportamiento? Pueden descargar toda la actividad de la tarjeta de crédito en la cuenta corporativa, ordenar la información por titular de la tarjeta y proveedor, y luego revisar esa información todos los días para buscar transacciones divididas. El costo de esa auditoría probablemente no vale la pena correr el riesgo; pero, el punto es que la auditoría continua no solo está automatizada o es posible con tecnología.

Resumen de la lección

La auditoría continua es una forma de auditoría que puede ayudar a identificar de manera rápida y eficaz los riesgos, las debilidades en los controles y las oportunidades de mejora. Ambas son una actividad de revisión y evaluación objetiva, independientes de la dirección y tienen los mismos objetivos. Pero, debido a que la auditoría continua se realiza con más frecuencia que una auditoría planificada, tiene la ventaja de no estar restringida a un momento específico.

Hay tres técnicas útiles que se pueden utilizar con la auditoría continua. Son pruebas binarias , o hacer que un sistema haga una verificación de ‘sí / no’ según una regla, identificando valores atípicos o valores que son diferentes de los esperados y rastreando tendencias , o mirando cómo los valores pueden cambiar con el tiempo. Ninguno de estos identifica automáticamente un problema o una excepción, pero resaltan rápidamente las transacciones o procesos que deben evaluarse. Hacer esto, de una manera rápida y rentable, es un beneficio significativo para cualquier departamento de auditoría.