Auditorías operativas: eficiencia y efectividad

Tipos de auditorías

Cuando muchas personas piensan en auditorías, pueden pensar en el Servicio de Impuestos Internos (IRS), o al menos en los contadores, que analizan los detalles de los estados financieros, las regulaciones gubernamentales o la política corporativa. Pero un tipo muy importante de auditoría se llama auditoría consultiva.

Las auditorías consultivas no son como las auditorías de estados financieros y de cumplimiento, también llamadas auditorías de aseguramiento. En lugar de objetivos centrados en brindar garantía, las auditorías de asesoramiento son consultivas y brindan asesoramiento a la administración. Las auditorías consultivas también suelen ser solicitadas por la administración, mientras que las auditorías de aseguramiento generalmente se basan en el riesgo o son requeridas por regulaciones y / o políticas.

Un tipo de auditorías consultivas es una auditoría operativa. Las auditorías operativas se centran en identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones de una organización. Eficiencia y efectividad son dos palabras que se usan comúnmente en los negocios, pero asegurémonos de saber qué significan antes de continuar.

La eficacia es qué tan bien un proceso logra su objetivo. La eficiencia es qué tan bien un proceso convierte las entradas en salidas; los procesos más eficientes tienen menos desperdicio que los procesos ineficientes. Como ejemplo, hagamos algunas barras de chocolate. Si nuestro proceso de producción de barras de chocolate utiliza 10 libras de chocolate para hacer 10 barras de chocolate de una libra, es muy eficiente. Pero, si dos de las 10 barras son tres onzas livianas y dos de las barras pesan tres onzas, no tenemos un proceso efectivo.

Del mismo modo, si nuestro proceso de producción hiciera 10 barras de chocolate de una libra al hacerlas todas una onza demasiado pesadas, luego recortando la onza extra, nuestro proceso sería efectivo, pero no eficiente. Las auditorías operativas no se preocupan por las políticas relacionadas con la producción, se centran en encontrar formas de hacer que este proceso produzca 10 barras de chocolate de una libra, utilizando solo 10 libras de chocolate.

Objetivos de las auditorías operativas

Al igual que las auditorías de aseguramiento, los objetivos específicos de las auditorías operativas dependen completamente de la organización, el proceso o la actividad que se audita. En nuestro ejemplo anterior, el objetivo podría centrarse en disminuir la varianza de cada barra de chocolate que producimos. O podríamos estar tratando de minimizar la cantidad de chocolate necesaria para hacer una barra de chocolate de una libra (optimizando el uso de recursos).

Ya sea que los objetivos de una auditoría operativa se centren en la eficiencia o la eficacia, solo se lograrán aplicando algún tipo de mejora del proceso. Lograr con éxito los objetivos de una auditoría operativa requiere alguna forma de mejora del proceso. Un proceso se puede definir como una serie de pasos o acciones con propósito que, cuando se completan, producen el resultado deseado. Por lo tanto, uno de los primeros pasos en una auditoría operativa es identificar los procesos que se revisan.

Consideraciones y procedimientos especiales

Si bien la mayoría de los auditores, en algún momento de su carrera, participan en todo tipo de auditorías, las auditorías operativas requieren ciertas habilidades y habilidades. Estas no son habilidades y capacidades extremadamente raras, por lo que no es como si la auditoría operativa estuviera reservada para unos pocos auditores altamente calificados. Pero, es importante conocer las consideraciones especiales necesarias para una auditoría operativa, por lo que los auditores involucrados están preparados para tener éxito.

Recuerde, las auditorías operativas tienen que ver con la mejora de procesos. Por lo tanto, una consideración importante en estos trabajos es la capacidad de los auditores, con la ayuda del cliente, para identificar y evaluar los procesos. Esto puede parecer simple, pero poder ver las organizaciones y actividades a través de una lente de proceso puede ser difícil. De hecho, esa es una de las razones por las que a menudo se pide a los auditores que realicen auditorías operativas. Un ‘segundo par de ojos’ a menudo puede hacer observaciones que las personas involucradas en las mismas actividades todos los días no pueden.

Mediante el uso de procedimientos como el mapeo de procesos y la evaluación comparativa, los auditores pueden proporcionar a la gerencia información que tal vez no hayan comprendido o que no tengan el tiempo para seguir. El mapeo de procesos implica dibujar una representación visual de un proceso y la evaluación comparativa es comparar un proceso actual con una mejor práctica u otra alternativa para identificar oportunidades de mejora.

Hay otra consideración especial que los auditores involucrados en auditorías operativas deben tener en cuenta. En algunas auditorías de cumplimiento y basadas en riesgos, el auditor puede ser el experto. En la mayoría de las auditorías operativas, el auditor no es un experto en el proceso o área que se audita. El cliente es el experto en el contenido, mientras que el auditor es el experto en las herramientas de mejora de procesos. Esto significa que el auditor debe tener la mente abierta cuando aprenda sobre el proceso y no abordar el compromiso con una actitud de “Yo les mostraré”.

Completar una auditoría operativa

Si bien los objetivos y procedimientos de una auditoría operativa pueden ser únicos, el proceso básico de auditoría es el mismo. Una vez que los auditores han recopilado datos y realizado su análisis, debe haber una conferencia final con el cliente, un informe final emitido y una revisión de seguimiento programada para ver cómo ha respondido la administración a las recomendaciones del auditor.

Resumen de la lección

Las auditorías operativas son un tipo de auditoría consultiva realizada por auditores con el objetivo de mejorar los procesos y mejorar la eficacia y eficiencia . Al realizar auditorías operativas, los auditores se centran en identificar los procesos que tienen lugar y, con la ayuda de los expertos en contenido, la dirección, utilizan procedimientos para identificar oportunidades de mejora. Dos procedimientos comunes de mejora de procesos son el mapeo de procesos y la evaluación comparativa .

Como expertos en la mejora de procesos, los auditores pueden ser un ‘segundo par de ojos’ que ayudan a la gerencia a identificar oportunidades que la gerencia puede no ver o que puede que no tengan tiempo para investigar y analizar. Cuando los auditores identifican tales oportunidades, al igual que con cualquier auditoría, emiten un informe final y realizan una conferencia de salida para compartir sus hallazgos con la gerencia. Al igual que otros tipos de compromisos, estos informes de auditoría son herramientas importantes para promover y fomentar cambios positivos en toda la organización.