Carta del proyecto: propósito y supuestos

Propósito de una carta de proyecto

El resultado final más importante de la fase de inicio de un proyecto es el estatuto del proyecto . Este es un documento que autoriza formalmente el inicio del proyecto y le da al gerente del proyecto la autoridad para hacer su trabajo.

En cierto modo, el estatuto del proyecto sirve como un contrato entre el patrocinador del proyecto y el director del proyecto. Ayuda al gerente del proyecto a comunicar su autoridad y explicarle al equipo del proyecto y a otras partes interesadas por qué es necesario el proyecto, a quién involucra, cuánto tiempo llevará completar el proyecto, cuánto costará, qué recursos se necesitan y qué tan exitoso. La finalización del proyecto ayudará a la organización.

Elementos de una carta de proyecto

Como mínimo, el estatuto de un proyecto debe poseer las siguientes características:

• Antecedentes y descripción de la necesidad empresarial que satisfará el proyecto.
• Objetivos y metas clave del proyecto
• Descripción del producto resultante del proyecto
• Alcance y exclusiones del proyecto
• Cualquier suposición o restricción que afecte el cronograma, el presupuesto o la calidad del proyecto.
• Actores clave del proyecto
• Presupuesto estimado del proyecto
• Hitos y plan de proyecto de alto nivel
• Enfoque del proyecto
• Estructura del equipo del proyecto
• Funciones y responsabilidades
• Comunicación del proyecto

¿Quién redacta la Carta del Proyecto?

La carta del proyecto debe ser emitida por alguien externo al equipo del proyecto y en el nivel organizacional apropiado para satisfacer las necesidades del proyecto (idealmente el patrocinador del proyecto). Por ejemplo, necesita a alguien con la experiencia suficiente en la organización para poder adquirir los recursos necesarios, influir en las partes interesadas clave, hacer cumplir la responsabilidad de todos los miembros del equipo del proyecto, etc.

Sin embargo, en la práctica, el patrocinador del proyecto o el comité directivo delega normalmente al director del proyecto la redacción de la carta del proyecto.

Supuestos

Al redactar el estatuto del proyecto, es importante pensar en las suposiciones que se están haciendo sobre el proyecto e incluir estas suposiciones en el documento del estatuto. Estas suposiciones son solo las cosas que da por sentado en ausencia de información concreta.

Los proyectos a menudo se ven afectados por información y eventos que el equipo no controla o no comprende, sin embargo, es necesario hacer suposiciones para permitir que el proyecto avance. Ejemplos incluyen:

• La existencia de una financiación adecuada para el proyecto.
• La disponibilidad de recursos para conformar el equipo del proyecto.
• Que el equipo designado para el proyecto tendrá el nivel adecuado de experiencia y competencias para realizar el trabajo del proyecto.
• Que haya alineación y apoyo a nivel del equipo ejecutivo de la organización con respecto a la necesidad comercial del proyecto.
• La existencia de proveedores adecuados necesarios para suministrar productos o servicios al proyecto.

Es muy importante que estas suposiciones se documenten por adelantado en el estatuto del proyecto, de modo que el director del proyecto no se haga responsable si el proyecto falla debido a que una de estas suposiciones no se materializa. Por lo tanto, el director del proyecto debe involucrar a la mayor cantidad posible de partes interesadas del proyecto, de modo que cualquier suposición que esté haciendo puede incluirse en la carta del proyecto. Incluso cuando se incluyen todas las suposiciones posibles, el éxito del proyecto aún no está garantizado.

Resumen de la lección

La carta del proyecto es un documento que autoriza formalmente el inicio de un proyecto y le da al director del proyecto la autoridad para hacer su trabajo. En la práctica, la redacción de la carta del proyecto normalmente se delega al director del proyecto por el patrocinador del proyecto o el comité de dirección.

Un estatuto de proyecto debe poseer los antecedentes y la descripción de la necesidad, los objetivos, el alcance, el presupuesto, los roles y otras características del negocio. Los proyectos a menudo se ven afectados por información y eventos que el equipo no controla o no comprende, por lo que se hacen suposiciones para permitir que el proyecto avance, como la disponibilidad de fondos y recursos, y la experiencia y el apoyo adecuados.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador