Carta del proyecto Six Sigma: descripción general y ejemplos

Definición y propósito de Six Sigma Charter

El estatuto del proyecto Six Sigma es un documento que se utiliza como una herramienta crítica durante la fase de definición del proceso DMAIC y contiene el marco para la implementación del proyecto. Ayuda a identificar claramente los objetivos y establecer los límites del proyecto y es un criterio de éxito para el proyecto que se emprende. También define a los miembros del equipo, sus roles y responsabilidades y elimina cualquier ambigüedad en los entregables del proyecto que deben lograrse dentro de un cronograma acordado. Lo más importante es que en cualquier período de tiempo determinado durante el ciclo de vida del proyecto, se asegura que el proyecto está alineado con los requisitos del cliente y / o las expectativas de las partes interesadas.

La carta del proyecto generalmente es desarrollada por un Campeón y un Cinturón Negro Six Sigma que trabajan con la gerencia ejecutiva para autorizar formalmente el proyecto para un departamento en particular o para toda la organización.

En el estatuto de un proyecto, hay algunas secciones importantes o clave. En el resto de la lección, veremos los requisitos básicos de cualquier estatuto Six Sigma.

Justificación empresarial, planteamiento del problema y objetivos

La sección de justificación empresarial describe la necesidad empresarial de implementar un proyecto Six Sigma. Es importante que los líderes ejecutivos y la gerencia conozcan el propósito detrás de iniciar un proyecto que requerirá una inversión inicial.

Ejemplo: Un imperativo estratégico en el año 2016 para Great National Bank es identificar áreas de operaciones comerciales que se pueden optimizar para eliminar costos redundantes y mejorar la satisfacción del cliente.

La sección de declaración del problema describe los problemas que enfrenta la empresa que respaldan la justificación empresarial.

Ejemplo: La duración del proceso de apertura de la cuenta en Great National Bank excede más de 2 semanas y cuesta $ 250,000 anuales, que es más del doble que en otros bancos a nivel nacional.

La sección de metas describe los entregables del proyecto que resolverán el problema mencionado en la sección de enunciado del problema. Es importante que sea específico porque ayudará a identificar con precisión el resultado esperado.

Ejemplo:

• Mejorar el tiempo de ciclo general para abrir nuevas cuentas
• Reducir los costos directos para el banco y los costos indirectos para los clientes por abrir nuevas cuentas
• Cree un proceso simplificado y amigable para el cliente que promueva la satisfacción del cliente.

Resultados esperados y partes interesadas

La sección de resultados esperados contiene indicadores o resultados del proceso nuevo o mejorado que determinarán cuantitativamente qué significa el éxito o la finalización del proyecto. Un factor crítico de éxito para un proyecto Six Sigma es que las metas y los resultados esperados siempre estén alineados con los requisitos del cliente y las partes interesadas o la razón fundamental del negocio al resolver los problemas definidos en la declaración del problema.

Ejemplo:

• Reducir la cantidad de días para el proceso de apertura de cuenta
• Identificar los ahorros de costos obtenidos debido al proceso mejorado
• Seguimiento del aumento de nuevas cuentas abiertas debido a un proceso simplificado

La sección de partes interesadas enumera los equipos, departamentos, clientes u organizaciones inmediatos que se ven afectados directa o significativamente debido a este proyecto.

Ejemplo: Clientes bancarios nuevos y existentes, gerentes de operaciones, equipo de administración de cuentas, equipo de administración de registros, departamento de TI, presidente ejecutivo y junta directiva

Hitos del proyecto, cronograma y beneficios para el cliente / partes interesadas

La sección de hitos del proyecto simplemente enumera las fases Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.

Ejemplo:

• Definir: definir el estatuto del proyecto y obtener la autorización formal del proyecto.
• Medir: medir el proceso tal cual y mapear el proceso futuro
• Analizar: analizar la causa raíz de los problemas
• Mejorar: identificar soluciones para mejorar o corregir la causa raíz.
• Control: asegúrese de que se hayan implementado los controles adecuados para evitar errores o evitar que regresen al estado original

La sección de cronograma identifica la fecha de inicio y estima la fecha de finalización en función de los comentarios y el consenso de los miembros del equipo y las partes interesadas.

Ejemplo:

La sección de beneficios para el cliente / partes interesadas describe los beneficios que se obtienen al completar el proyecto. Por lo general, estos se clasifican en beneficios tangibles e intangibles. Los beneficios tangibles suelen ser beneficios económicos o ahorros de costes obtenidos. Los beneficios intangibles son la imagen de marca, la alta satisfacción del cliente, la moral de los empleados, la buena voluntad, etc.

Ejemplo:

• Tangible = Duración de la apertura de la cuenta reducida a 7 días con aprox. Reducción de costos de $ 98,000; aumento en el número de nuevas cuentas abiertas en un 40%
• Intangible = Imagen de marca mejorada, publicidad de boca en boca, satisfacción del cliente y comentarios positivos de los clientes durante las encuestas anuales

Lista del equipo

Finalmente, la sección de la lista del equipo enumera el equipo Six Sigma que es designado por el patrocinador del proyecto o el liderazgo ejecutivo de la organización. Por lo general, la mayoría de los miembros del equipo han recibido capacitación en Six Sigma. Sin embargo, según el tamaño, el tipo y la necesidad del proyecto, es posible que se requieran miembros adicionales del equipo que pueden no tener experiencia directa.

Los roles y responsabilidades específicos son los siguientes.

• Campeón: identifica la necesidad comercial y la justificación del proyecto, patrocina o financia los proyectos y trabaja con el cinturón negro maestro para dotar de personal al proyecto.
• Master Black Belt: se desempeña como experto en el proyecto, entrena Black Belts, cinturones verdes en el proyecto
• Black Belt: principalmente el líder del proyecto que implementa la solución, administra el equipo directamente e informa el progreso, problemas o desafíos al Master Black Belt o al Patrocinador para su resolución.
• Green Belt: ayuda principalmente en la recopilación de datos y otras tareas clave asignadas por Black Belt
• Propietario del proceso: experto funcional para el proceso que se está mejorando en el marco del proyecto Six Sigma.

Ejemplo:

• Campeón (patrocinador): Vicepresidente – Relaciones con el cliente
• Black Belt: Director – Operaciones y transformación empresarial
• Green Belt: analista senior – Operaciones, analista asociado – Retención de clientes, Gerente de proyectos – mejoras de procesos
• Miembros adicionales del equipo: propietario del proceso funcional, administrador de la base de datos de TI, analista financiero y supervisor de gestión de documentos.

Resumen de la lección

El estatuto de un proyecto Six Sigma puede verse como un producto crítico y una herramienta poderosa. Ayuda a las partes interesadas a mantenerse encaminadas y a entregar el resultado esperado según un plazo acordado. Más importante aún, dicta lo que constituirá un resultado exitoso del proyecto. Una buena carta de Six Sigma siempre debe contener las siguientes secciones:

• Las razones del negocio
• Planteamiento del problema
• Metas
• Rendimiento esperado
• Interesados
• Hitos del proyecto
• Cronología
• Beneficios para el cliente / las partes interesadas
• Lista del equipo

Rodrigo Ricardo Editor y fundador