Cómo crear etiquetas en Microsoft Word

Menú de correspondencia

En la versión más reciente de Microsoft Office, uno de los menús disponibles en la parte superior de la pantalla se llama ‘Mailings’. Cuando se selecciona, este menú ofrece al usuario una serie de opciones relacionadas con el diseño o la mecanografía de sobres y etiquetas, incluido un método llamado combinación de correspondencia en el que las direcciones o la información almacenada en una base de datos, como Microsoft Excel, se pueden importar para crear una gran número de etiquetas.

No cubriremos la combinación de correspondencia en esta lección, así que veamos cómo crearía etiquetas si tuviera una pila de direcciones escritas a mano o si estuviera usando una sola dirección para varias etiquetas.

Cuadro de diálogo Etiquetas

Después de hacer clic en el menú de correspondencia, el segundo botón de ese menú o cinta es el botón de etiquetas . Cuando hace un solo clic en ese botón, se abre un cuadro de diálogo con una serie de opciones y botones que puede usar para diseñar las etiquetas que necesita.

El primer paso es hacer clic en el botón de opciones . Dado que imprimirá estas etiquetas directamente en hojas de etiquetas adhesivas, debe asegurarse de que el formato del documento se alinee con el formato y el tamaño de su hoja de etiquetas. Microsoft ha precargado plantillas para más de treinta marcas de rotuladores con cientos de opciones para cada etiqueta. En algún lugar de su paquete de etiquetas, hay casi una nota garantizada que dice algo como «Use la plantilla de Word # 85560 para estas etiquetas». Esto le indica qué opción seleccionar cuando crea las etiquetas.

Para nuestro ejemplo, usemos ‘Avery US Letter’ como la selección para el menú desplegable llamado ‘Proveedores de etiquetas’. Cuando selecciona esa opción, la lista ‘Número de producto’ cambia para reflejar solo las plantillas para su selección de proveedor. Los números de producto están en orden numérico, por lo que puede encontrar el número de producto que coincide con el número que se le da en su paquete de etiquetas. En nuestro caso, busque # 85560 – Etiquetas de dirección fáciles de despegar.

En ese mismo cuadro de diálogo de ‘opciones de etiqueta’, hay algunas otras selecciones que puede hacer, aunque es raro que alguna vez las use. La información de impresión se basa en su impresora, pero casi todas las impresoras domésticas y del trabajo son impresoras de páginas. Sin embargo, puede seleccionar una bandeja específica en su impresora si la hoja de etiquetas en blanco en la que está imprimiendo está en una bandeja específica. También puede seleccionar el botón ‘Detalles’ y le mostrará los márgenes, el espaciado y otros formatos de su hoja. Finalmente, si no puede encontrar la plantilla para sus etiquetas en los menús desplegables, puede crear una nueva etiqueta seleccionando ‘Nueva etiqueta’. Esto casi nunca sucederá ya que Microsoft actualiza constantemente sus listas a medida que llegan al mercado nuevos tamaños y formatos de etiquetas.

Al hacer clic en «Aceptar», volverá al cuadro de diálogo.

Otras opciones de ‘Etiqueta’

Cuando regrese al cuadro de diálogo ‘Etiqueta’ original, hay algunas opciones más que puede utilizar. Primero, si desea una dirección de devolución, puede hacer clic en el cuadro en la esquina superior derecha y luego escribir una dirección de devolución. Si solo está utilizando una única dirección «para», puede ingresarla en el cuadro de texto «Dirección». Si está intentando crear una serie de etiquetas individuales, deberá hacerlo en el documento que cree a través del cuadro de diálogo.

En la sección ‘Imprimir’, puede imprimir una sola etiqueta en lugar de una página completa si eso es lo que desea. Si tiene media hoja de etiquetas y la siguiente etiqueta única que desea imprimir está en la segunda fila y la cuarta columna, puede elegir esa opción, seleccionar la fila y la columna, y su etiqueta única se imprimirá en esa ubicación en tu pagina.

El botón Propiedades de E-Postage solo funcionará si tiene otro programa cargado en su computadora que trabaja con el Servicio Postal de los Estados Unidos para imprimir el franqueo en su etiqueta, y luego le cobra por él a través de su cuenta con ese proveedor externo.

Nuevo documento y / o impresión

Ahora que su plantilla está seleccionada y diseñada, puede seleccionar ‘imprimir’ lo que ha ingresado, o puede usar la información para crear un Nuevo Documento . Si elige imprimir, Word imprimirá lo que le haya dicho que imprima en el cuadro sobre el botón, ya sea una página completa de etiquetas o una sola etiqueta en una ubicación determinada. Si planea hacer una serie de etiquetas individuales, haga clic en ‘nuevo documento’.

Tan pronto como haga clic en ‘nuevo documento’, el cuadro de diálogo se cerrará y volverá a Word, pero ahora con una tabla que tiene líneas grises, claras y punteadas. Cada una de esas cajas representa una etiqueta. Ahora, puede escribir sus direcciones tal como lo haría con cualquier información en una tabla de Word.

Puede centrar o alinear el texto como desee y cambiar el texto. En este caso, lo que realmente hizo el cuadro de diálogo de la etiqueta es crear la tabla perfecta con espacios y márgenes que se imprimirán exactamente como se muestra en su hoja de etiquetas. Es en este ‘nuevo documento’ donde ahora puede ingresar una dirección única en cada casilla y, cuando esté listo, imprima el documento en su hoja de etiquetas, tal como lo haría con un documento normal.

Resumen de la lección

La función de ‘etiqueta’ de Microsoft Word es una herramienta excelente para usar cuando desea etiquetas de aspecto profesional o cuando tiene varias direcciones para escribir y prefiere escribirlas y luego imprimirlas. Al usar el botón de etiquetas del menú Correos en Word, podrá acceder a algunas opciones fáciles de usar que pueden ayudarlo a diseñar sus etiquetas e imprimirlas en prácticamente cualquier marca, tamaño y estilo de etiquetas que tenga.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador