Función de esquema de Excel
Cuando tiene números y cálculos en su hoja de trabajo, la función Esquema en Excel se usa para resumir los datos de la hoja de trabajo y crear botones para mostrar y ocultar detalles. Es especialmente útil cuando tiene totales y subtotales. Puede resumir toda la hoja de trabajo o solo un rango seleccionado de información.
Esta lección le presentará la herramienta Esquema. Echaremos un vistazo a los esquemas de las hojas de trabajo de ejemplo y aprenderá dos formas de crear un esquema, el esquema automático y el manual.
Contorno automático
Cuando crea un esquema para una hoja de cálculo de Excel, el esquema se vuelve interactivo, con botones para expandir y contraer información. La función de contorno automático es justo lo que podría esperar. es automatico Haga clic en el comando Contorno automático y listo.
Necesitamos un ejemplo. Disponemos de una planilla con los resultados de ingresos de la empresa. Hay 14 sucursales ubicadas en cuatro estados diferentes de EE. UU. La hoja de trabajo se detalla con los totales para cada sucursal, luego se subtotalizan por estado. Finalmente, tenemos los totales globales de la empresa para cada trimestre. Resumamos los datos usando la herramienta Esquema automático.
- Vaya al menú Datos en la barra.
- Mire en la agrupación de comandos Esquema.
- Haga clic en el comando de grupo.
- Seleccione Contorno automático.
Observe la ventana de esquema, que se abrió en el lado izquierdo de la hoja de trabajo. Se han agregado botones con números, junto con líneas y botones con símbolos menos (-) y más (+).
¿Cómo crear una hoja de cálculo en Excel?
Los botones con los números indican el nivel de contorno. Nuestro ejemplo tiene tres números, lo que indica que tenemos tres niveles. Puede tener hasta ocho niveles en una hoja de cálculo de Excel. Al hacer clic en los diferentes botones numerados, se expandirá o colapsará el resumen a ese nivel.
También hay botones de contracción (-) y botones de expansión (+). Piense en el botón menos como su botón para ocultar detalles y en el botón más como su botón para mostrar detalles. En nuestro ejemplo, podemos colapsar cada estado para mostrar solo ciertos subtotales del estado o expandir para mostrar los resultados de ingresos detallados para cada ciudad.
Descubrirá que la herramienta requiere un poco de tiempo para acostumbrarse, pero también la encontrará extremadamente útil si tiene fila tras fila de datos con muchos cálculos, totales y subtotales.
Esquema manual
El tema anterior discutió los pasos para usar la función de contorno automático. También puede crear manualmente sus grupos de datos dando como resultado un esquema personalizado.
Imagina que tienes una hoja de cálculo de resultados de ventas para tu equipo de vendedores. Cada fila de datos muestra el nombre del vendedor, los resultados de cada mes, los subtotales de cada trimestre y el total de fin de año. Puede agrupar los meses correspondientes a cada trimestre, creando un esquema de 2 niveles. Un nivel que muestra todos los datos y un nivel que resume los datos para mostrar solo los totales de fin de año y los subtotales trimestrales.
Diferencias entre mapas conceptuales, esquemas y mapas mentales
- Resalte o seleccione los datos del primer grupo (en nuestro ejemplo, esto es enero, febrero y marzo o las celdas B2:D15).
- Vaya al menú Datos en la barra.
- Haga clic en el comando Grupo.
- Seleccione Grupo en el menú desplegable.
- Seleccione Columnas (en nuestro ejemplo, cada columna representa un mes de resultados de ventas).
Observe que la ventana de esquema ahora está en la parte superior de su hoja de cálculo. Tiene los mismos botones con números y líneas que se muestran cuando usamos la función de contorno automático.
Necesitamos crear cuatro grupos de datos, ya que tenemos cuatro trimestres en el año. Siguiendo los mismos pasos, crearemos grupos para Q2, Q3 y Q4.
Una vez que se hayan creado todos los grupos, la ventana de esquema arriba de su hoja de trabajo mostrará dos niveles (botones con los números 1 y 2). Al hacer clic en el número 1 se ocultarán y resumirán los detalles y al hacer clic en el 2 se mostrarán los detalles. También tenemos los mismos botones más (+) y menos (-) que mostrarán u ocultarán los resultados mensuales de trimestres específicos.
Resumen de la lección
La herramienta Esquema en Excel es excelente cuando tiene muchos números y cálculos. Aprendió que hay dos formas de crear un esquema, automática y manualmente. Ambos comandos se encuentran en el menú Datos en la barra en la agrupación de comandos Esquema.
La función Esquema en Excel crea un conjunto interactivo de botones donde puede ocultar o mostrar ciertos detalles de su hoja de trabajo. Puede hacer que Excel cree automáticamente el esquema usando el comando Auto Esquema o crear esquemas personalizados usando el comando Agrupar. Esta herramienta requerirá algo de práctica, pero la encontrará extremadamente útil cuando trabaje con una hoja de trabajo llena de números y cálculos.
Esquemas de asignación de memoria: definición y usos
Los resultados del aprendizaje
Después de esta lección, debería tener la capacidad de:
- Describir la utilidad de la herramienta Esquema en Excel
- Explicar cómo usar el comando Contorno automático y cómo crear contornos personalizados
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