¿Cómo debo seguir el ritmo de mi presentación de PowerPoint?

Comprender el ritmo de las presentaciones

Cuando pensamos en el ritmo de una presentación, inmediatamente nos vienen a la mente algunas preguntas:

• ¿Cuántas diapositivas debo usar?
• ¿Cuánto tiempo debo dedicarme a cada diapositiva?
• ¿Cuánto tiempo debe durar toda mi presentación?

Bueno, desafortunadamente, no hay una respuesta clara a cada una de estas preguntas. Sin embargo, existen algunas pautas y factores definidos a considerar al determinar el ritmo correcto de su presentación. Esta lección ayudará a responder las preguntas al revisar las mejores prácticas y pautas para un ritmo de presentación eficaz.

La regla

Si investiga en Internet, encontrará varias reglas sobre cuántas diapositivas son apropiadas para su presentación, cuánto tiempo debe ser su presentación y cuánto tiempo debe dedicar a cada diapositiva. Desearía que fuera así de fácil.

Hace muchos años, asistí a un seminario sobre las mejores prácticas en la presentación. El orador nos dio una regla. Dijo ’10 -2-20 ‘. Dijo: ‘PowerPoint no debe tener más de 10 diapositivas, no debe dedicar más de 2 minutos a cada diapositiva y toda la presentación no debe durar más de 20 minutos’.

Es probable que este sea un buen lugar para comenzar, pero hoy en día usamos PowerPoint para algo más que un apoyo visual para nuestros discursos frente a grandes audiencias. PowerPoint se puede utilizar en reuniones de pequeñas empresas, durante negociaciones de venta frente a un director ejecutivo, aulas, eventos de capacitación corporativa, proyectos universitarios finales y muchos más. No se puede aplicar una regla y hacer que se adapte a cada circunstancia. Comparemos dos ejemplos.

En un ejemplo, tiene una presentación para un cliente potencial y ha preparado diapositivas que muestran muchos de los productos de su empresa. No gasta más de 60 segundos en cada diapositiva, ya que se trata más de mostrar qué productos se ofrecen. Sin embargo, hay 20 portaobjetos, uno para cada producto.

Ahora, hablemos del ejemplo número dos. Dirige un equipo de tecnología de la información y los ha reunido para analizar una actualización programada de Office 2013 para todos los empleados de la empresa. Solo hay cinco diapositivas, pero cada una es muy detallada sobre los pasos necesarios para completar la actualización. Como resultado, cada diapositiva toma aproximadamente de 7 a 10 minutos.

Comparando estos dos ejemplos, uno tiene más diapositivas pero menos tiempo dedicado a cada diapositiva, mientras que el otro solo tiene algunas diapositivas pero más tiempo dedicado a cada una. En ambos, el uso del ritmo es efectivo. ¿Por qué?

Bueno, muchas veces el tema y la audiencia dictarán el ritmo de tu presentación. En ambos casos, cada presentación se creó teniendo en cuenta el tema y la audiencia.

¿Cuántas diapositivas son necesarias para que transmita su mensaje de una manera eficaz y memorable? Bueno, podría ser cero. Podría ser uno. Podría ser 200. Depende en gran medida de la naturaleza de su contenido, el mensaje que está transmitiendo y la complejidad de sus diapositivas.

Revisemos otras mejores prácticas cuando desee un buen ritmo para su presentación.

Mejores prácticas

• Las pausas apropiadas son importantes al presentar. Haga una pausa antes para crear interés y después para que su audiencia piense en lo que acaba de decir.
• ralentice su ritmo de ideas, no sus palabras. Tome su tiempo.
• Tenga en cuenta la participación de la audiencia al ensayar el tiempo de sus diapositivas.
• Utilice su audiencia. Míralos de cerca. Muchas veces, las expresiones y el movimiento de su audiencia le dirán cuándo están listos para pasar a la siguiente diapositiva o esperar.
• Evalúe la necesidad de cada diapositiva.

Un consejo rápido mío: creo suficiente presentación para aproximadamente la mitad del tiempo asignado para hablar. Entonces, si tengo una presentación de 1 hora, creo suficiente contenido para aproximadamente 30 minutos. Dejo mucho espacio para la participación de la audiencia. Además, tiendo a ensayar a un ritmo mucho más rápido que el evento en vivo real. Pero utilizando estas pautas, encuentre la ‘regla’ que se ajuste a sus necesidades.

Resumen de la lección

Entonces, en esta lección, aprendió que no existe una respuesta clara a la cantidad de diapositivas que debe tener y la cantidad de tiempo que debe dedicar a cada diapositiva. Discutimos que su audiencia y tema son factores clave a la hora de tomar esas decisiones.

También aprendió sobre la regla ’10 -2-20 ‘y, aunque es un buen lugar para comenzar, una regla no siempre se ajusta a todas las circunstancias. También discutimos las mejores prácticas, como reducir el ritmo de las ideas y no las palabras. Finalmente, también aprendió que las expresiones y el movimiento de su audiencia pueden indicarle cuándo su ritmo está bien encaminado o debe ajustarse.

No existe una regla única, pero después de un poco de práctica, encontrarás la que funciona para ti. Independientemente, haga coincidir su regla con su situación.

Los resultados del aprendizaje

Este video sobre el ritmo de las presentaciones de PowerPoint debería enseñarle a:

• Considere la importancia del ritmo durante su presentación y qué preguntas hacer para llegar al ritmo apropiado
• Recuerde que hay muchas reglas diferentes sobre cuántas diapositivas debe usar y cuánto tiempo debe durar una presentación.
• Considere qué reglas son las mejores para su presentación