Cómo escribir una carta de agradecimiento comercial

Carta de agradecimiento empresarial

Hace unos años abriste una imprenta en tu ciudad natal. Te especializas en todo tipo de servicios, incluidas invitaciones de boda, anuncios de graduación y más. Sin embargo, la mayor parte de su negocio proviene de empresas locales que utilizan sus servicios para imprimir sus materiales de marketing.

Ha hecho un gran trabajo atrayendo y manteniendo clientes leales. Atribuyes esto a tu forma única de agradecerles. Para cada cliente, envía una nota de agradecimiento escrita a mano que explica por qué está agradecido por su servicio.

En la sociedad actual, es raro que los clientes reciban notas de agradecimiento de las empresas que patrocinan. Se denominan notas de agradecimiento para empresas . Puede hacer de estos su ventaja competitiva y pueden desempeñar un papel importante para mantener su negocio en auge.

Escribiendo el agradecimiento

Recientemente contrató a una nueva asistente, Jane, y planea ponerla a cargo de escribir todas las cartas. Para asegurarse de que mantengan la misma calidad, le da algunos consejos para escribir cartas y un ejemplo.

Estructura

Primero le dices a Jane que cada letra debe tener una estructura específica.

• El agradecimiento : abrir la carta con el ‘agradecimiento’ es la parte más importante de su nota. Esto puede decir ‘gracias’ o puede decir ‘estamos agradecidos’, ‘apreciamos’ o cualquier otra declaración que indique gratitud.
• El qué : Quiere asegurarse de decirle al cliente de qué está agradecido. Evite decir «Gracias por ser nuestro cliente». Esto es aburrido y no específico. Piense para qué está escribiendo la carta. Puede ser un aniversario o una suscripción mensual. Considere algo como «Gracias por sus compras mensuales». O, ‘¡Gracias por ser un cliente leal durante tres años consecutivos!’ Estas declaraciones de «qué» le dan a la carta un gran toque personal.
• El por qué : Dígale a su cliente por qué está agradecido. ¿Qué ha hecho su lealtad por su negocio? Por ejemplo, «Con su apoyo continuo, hemos podido expandir nuestro negocio y retribuir a la comunidad».
• El deseo : Termine la carta diciéndole al cliente que no solo está agradecido por su apoyo, sino que también desea continuar la relación. Por ejemplo, «Esperamos seguir ayudándole con sus necesidades de impresión durante muchos años».
• La firma : ¡En el cierre final, dale a la carta una firma cálida! Esto podría ser algo como «Saludos cordiales», seguido de su nombre.

Ahora que Jane conoce la estructura básica de la carta, comparte algunos consejos con ella sobre cómo hacer que un cliente se sienta especial. Quiere que los clientes sepan que la carta fue realmente escrita para ellos personalmente.

Considere hacer lo siguiente:

• Escriba cartas a mano siempre que sea posible. Puede haber ocasiones en las que haya demasiadas letras para escribir, pero debe escribirlas a mano cada vez que tenga la oportunidad. Las cartas escritas a mano le dan al lector una oportunidad única de ver y sentir que realmente dedicas tiempo a agradecerles.
• Personalice el agradecimiento para cada cliente. Desea asegurarse de que sepan que el agradecimiento se escribió específicamente para ellos y no es solo una nota genérica.

Si tiene que enviar un agradecimiento por correo electrónico o escribir e imprimir la carta, asegúrese de tomarse un tiempo adicional para enfatizar la personalización. ¡Desea asegurarse de conectarse con el lector para que sepa que está escribiendo este agradecimiento solo por ellos! Por ejemplo, podría mencionar cómo el cliente ha utilizado específicamente su servicio: «Ha sido un placer imprimir tantas hermosas invitaciones de boda para su empresa de bodas». Esto los ayudará a sentirse reconocidos y evitará que parezca que envió 100 cartas de agradecimiento al mismo tiempo.

Usar esta estructura y seguir estos consejos te ayudarán a escribir un agradecimiento que realmente llame la atención del lector.

Ejemplo

Ahora que le ha explicado cómo escribir la carta, le da a Jane un ejemplo de un agradecimiento escrito para un restaurante local.

Estimado equipo de Lucia Pizzeria,

Queremos agradecerle su continuo apoyo durante los últimos tres años.

Es un honor seguir imprimiendo sus menús y respaldando sus necesidades de marketing.

Gracias a sus fieles pedidos y al servicio continuo, pudimos ofrecer a todos los estudiantes universitarios locales impresión gratuita de hasta 10 currículums y un 30% de descuento en cualquier otro currículum o carta de presentación. Son los clientes como usted los que nos permiten retribuir a la comunidad.

Esperamos seguir sirviendo a su empresa y satisfaciendo sus necesidades de impresión durante muchos años.

Un cordial saludo,

Tu familia de impresión

Resumen de la lección

Escribir una carta de agradecimiento a una empresa puede ayudar a construir relaciones sólidas y leales con sus clientes. En cada letra, desea hacer todo lo posible para que sea personal. Incluso si no puede escribir la nota a mano, debe asegurarse de hacer que cada nota sea especial para el cliente que la leerá.

También desea seguir una estructura general para aprovechar al máximo su carta. El agradecimiento es la parte más importante. Sin embargo, lo dices, asegúrate de que la gratitud sea la parte más obvia de la carta. Luego, debes decirles por qué estás agradecido, por qué es importante y tu deseo de una relación continua.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador