Cómo evitar errores comunes de correo electrónico del servicio de atención al cliente

Cada correo electrónico importa

¿Ha recibido un correo electrónico comercial con demasiados signos de exclamación, letras mayúsculas y términos de jerga? Si es así, probablemente sepa cómo identificar un correo electrónico poco profesional. Esta lección revisará la etiqueta del correo electrónico y qué evitar al crear y responder correos electrónicos comerciales.

Cada correo electrónico que las empresas envían a los clientes es una oportunidad para intercambiar una comunicación clara. El profesionalismo es transmitir una imagen profesional. Cada empleado tiene la responsabilidad de garantizar que la comunicación sea adecuada y una reflexión positiva sobre la empresa. Repasemos los componentes esenciales que todos deberíamos incluir en los correos electrónicos, incluida la línea de asunto, los saludos y el cuerpo.

1. El campo “De” debe incluir su nombre con las mayúsculas adecuadas.
2. La línea ‘Asunto’ debe capturar de forma concisa el tema y el contenido del correo electrónico.
3. Debe incluirse un saludo de apertura. Por ejemplo, “Estimada Sra. Smith” o “Hola Tom”.
4. El contenido del correo electrónico debe tener oraciones completas, gramática adecuada y ortografía precisa.
5. El final del correo electrónico debe ser un saludo. Por ejemplo, ‘Atentamente’ o ‘Gracias’ y luego su nombre.

Antes de que empieces

Es importante no ignorar ningún correo electrónico: desea que su empresa parezca diligente, responsable y organizada. Las respuestas deben incluir un saludo al principio con el nombre de la persona que recibirá la correspondencia. Asegúrese de deletrear correctamente el nombre de la persona y de utilizar los títulos adecuados.

Utilice el caso adecuado para todo su contenido para transmitir una imagen profesional. Evite el uso de todas las letras minúsculas: implica apresuramiento o falta de pensamiento. Todas las letras mayúsculas también deben evitarse, ya que eso implica enojo o lenguaje reaccionario.

Trate de evitar los fondos, ya que esto dificulta la lectura del correo electrónico para los demás y puede correr el riesgo de parecer de mal gusto. Asegúrese de que la configuración de fuente esté configurada para una sola fuente y un solo color. ¡Los colores del arco iris y las fuentes florales no desaniman un aspecto profesional!

Contenido de correo electrónico

El contenido del correo electrónico debe mostrar un tono positivo y amigable. La longitud del cuerpo del correo electrónico debe ser concisa. Los correos electrónicos que son extremadamente largos pueden abrumar a los lectores y hacer que pierdan puntos clave. Aumente la eficiencia al limitar el tiempo que lleva redactar y enviar un correo electrónico. Si es claro y va al grano, también evitará recibir más correos electrónicos pidiendo aclaraciones.

Echemos un vistazo a un correo electrónico de muestra a continuación que está mal escrito:

De nada. esto es lo que necesitará para la línea de conferencia. Probablemente pueda recibir su llamada si aún no la entiende. Mikey

Aquí está el mismo correo electrónico reescrito para incluir un saludo y las mayúsculas adecuadas. No tiene abreviaturas, tiene un tono amistoso e incluye un saludo final:

Hola ann

De nada. Adjunto una guía paso a paso sobre cómo conectarse a su línea de audioconferencia. Si tiene alguna pregunta adicional o desea practicar esto, hágamelo saber y con gusto programaré otra cita para que nos reunamos. ¡Gracias y que tengas un día maravilloso!

Todo lo mejor,

Miguel

Antes de presionar Enviar

Preste atención a los hilos de mensajes. Incluya los que se aplican al destinatario del correo electrónico, pero si la conversación involucró a varias personas, elimine los hilos necesarios para mantener la confidencialidad. Evite enviar correos electrónicos masivos, que son un correo electrónico distribuido a una gran lista de correo o directorio de correo electrónico. Los correos electrónicos masivos son impersonales y demasiados molestarán a sus destinatarios y harán que cancelen la suscripción. ¿Necesitas adjuntar un archivo? Todos hemos enviado correos electrónicos sin incluir archivos adjuntos, así que verifique que haya incluido los archivos adjuntos antes de enviar correos electrónicos.

Cómo responder

Al responder a correos electrónicos de clientes o colegas, el tiempo de respuesta adecuado es de veinticuatro horas. ¡No reenvíe bromas de virus o spam, y preste mucha atención a a quién le está respondiendo! Pulsar accidentalmente “Responder a todos” puede ser una verdadera vergüenza cuando solo pretendías dirigirte a una persona.

Cuando adjunte archivos, envíe los que sean más pequeños, ya que es posible que los archivos adjuntos grandes no se envíen a la bandeja de entrada del destinatario. Además, asegúrese de escribir algo en el cuerpo del correo electrónico que haga referencia a su identidad y a qué se refiere el archivo adjunto, de lo contrario, puede confundirse con spam. Es aceptable usar la opción de alta prioridad, pero limite su uso a menos que sea realmente necesario. Lo mismo ocurre con la notificación en copia carbón (cc).

Resumen de la lección

Esta lección repasó la importancia del profesionalismo en la etiqueta del correo electrónico. El profesionalismo es transmitir una imagen profesional. Los correos electrónicos deben ser concisos y estar escritos de manera que atraigan al destinatario. Los correos electrónicos eficientes limitan el tiempo que se tarda en compilar y enviar un correo electrónico. Siga algunos consejos sencillos para enviar correos electrónicos con éxito: limite los correos electrónicos masivos (un correo electrónico distribuido a un gran grupo de personas); preste atención a la gramática al escribir asuntos, saludos y contenido de un correo electrónico; use una carcasa adecuada; y evite errores comunes como “Responder a todos” o reenviar spam. Cada empleado tiene la responsabilidad de garantizar que la comunicación sea adecuada y no refleje mal la empresa.