Rodrigo Ricardo

Cómo importar y abrir archivos directamente en Excel

Publicado el 9 diciembre, 2020

Sobresalir

Excel es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Microsoft. Su propósito es almacenar, organizar y analizar datos en forma tabular y le permitirá realizar cálculos sobre estos datos. Para los propósitos de esta lección, trabajaremos con la última versión de Excel, que es la versión de Excel incluida con una suscripción a Office 365. Los procedimientos en versiones anteriores pueden diferir de los aprendidos en esta lección.

Abrir archivos

Primero, aprenderemos a abrir diferentes archivos en Excel. Excel es una herramienta de software de uso común en todo el mundo y en diferentes contextos, por lo que es una buena opción para trabajar con diferentes tipos de archivos, como libros de trabajo de Excel estándar, valores separados por comas (.csv), Unicode UTF-16 (.txt), etc. Pero en esta lección, queremos profundizar un poco más que simplemente hacer doble clic en una lección, que es lo que sucede cuando abre Excel primero y abre un archivo directamente desde él.

En las versiones recientes de Excel, cuando abre la aplicación primero, se le pedirá un cuadro que le ofrece un par de plantillas. La parte importante de este cuadro está en la barra izquierda: deberá hacer clic en Abrir otros libros para ver más opciones. Debería ver la opción para crear un archivo nuevo, abrir un archivo reciente y un archivo compartido.

Excel le ofrece la opción de abrir directamente archivos almacenados en OneDrive (Servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft). Si tiene cuentas vinculadas, verá sus archivos y carpetas almacenados en la nube a través de esta opción. De lo contrario, siempre puede hacer clic en la opción En mi Mac o Examinar según el sistema que esté utilizando, que abrirá una ventana del Finder o una ventana del Explorador para encontrar el archivo que desea abrir. Una vez que encuentres el archivo, solo tienes que hacer doble clic en él y se abrirá en Excel.

Importación de archivos

Cuando hablamos de importar archivos, es bastante diferente a abrir un archivo. Cuando abre un archivo en Excel, está asumiendo que este archivo ya está en algún tipo de formato de Excel, pero cuando lo está importando, desea transformar un archivo diferente en un archivo de Excel.

Uno de los casos más comunes para importar archivos a Excel es cuando tenemos que lidiar con valores separados por comas (.csv). Aún puede abrir directamente este tipo de archivos en Excel; sin embargo, puede encontrar que toda la información está en la primera columna de su libro de trabajo, con cada valor de datos separado por una coma. La solución para obtener los datos en formato Excel es importar el archivo .csv.

Para importar un archivo a Excel, debe crear un nuevo libro de trabajo en blanco, luego ir al Menú de datos y buscar Desde texto / CSV. Después de hacer clic en Desde texto / CSV y seleccionar el archivo que desea importar, aparecerá una ventana que mostrará una vista previa del archivo que está intentando importar.

Excel intentará darle algún sentido a lo que está intentando importar. Para este caso, descargué un ejemplo aleatorio de un archivo de valores separados por comas (.csv) para que podamos ver cómo funciona. El archivo .csv de ejemplo se ve así antes de ser importado:

Ejemplo de archivo CSV

Puede notar que el archivo no es fácil de leer tal como está, y si intentamos abrirlo directamente con Excel, podríamos verlo mejor formateado, pero aún así, todo estará en la primera columna de su libro de trabajo. En cambio, si importamos el archivo, Excel nos pedirá un par de opciones del menú Delimitador en la vista previa. Ancho fijo significa que su archivo contiene valores que están separados por espacios y usted conoce la cantidad de espacios que los separan, lo cual es muy poco común. La otra opción será Delimitada: esta opción nos ofrecerá múltiples formas de importar y transformar nuestro archivo a formato Excel.

Los archivos pueden estar delimitados por diferentes caracteres. En esta opción podemos elegir los delimitadores (coma, dos puntos, tabuladores, etc.) e incluso ver en la vista previa si nuestro archivo se está importando de la forma que queremos. Una vez que esté de acuerdo con la Vista previa del archivo, puede hacer clic en Cargar o hacer clic en Editar si desea cambios más detallados en el archivo.

Una vez que hayamos terminado de importar el archivo, podemos ver nuestro libro de Excel con el formato correcto. Ahora, podemos simplemente guardar nuestro archivo en el formato adecuado de Excel.

Resumen de la lección

Excel es un software de hoja de cálculo que nos permitirá almacenar, organizar y analizar datos en forma tabular y nos permitirá realizar cálculos. Al ser un software de uso común, nos permitirá abrir directamente diferentes tipos de archivos sin tener que hacer ningún tipo de transformación. Nos permitirá abrir archivos almacenados en la nube directamente si tenemos nuestra cuenta de OneDrive vinculada con Excel.

A veces nos encontraremos con diferentes formatos de archivo con los que será difícil trabajar en un software diferente; por lo tanto, queremos importarlos a Excel para facilitar su uso. A la hora de importar archivos, podemos decidir si este archivo está delimitado por una determinada cantidad de espacios o si tiene algún tipo de carácter que delimite la información del archivo. Podemos establecer la forma en que está delimitado y obtener una vista previa del archivo hasta que estemos de acuerdo con el resultado. De esta forma, podemos transformar archivos a formato Excel. Finalmente, podemos continuar y guardar el archivo recién formateado para usos futuros.

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