La gente primero
Según los datos más recientes del censo de los Estados Unidos, más de 57 millones de estadounidenses informaron tener una discapacidad en las áreas de visión, audición, movilidad, desarrollo cognitivo y autoinmune, entre otras. Eso representa una gran cantidad de personas que podrían beneficiarse mejor de una reunión, un evento o una conferencia totalmente accesible.
Dado que hay tantas reuniones, eventos, proveedores y oportunidades disponibles para el público en esta época, es cada vez más importante asegurarse de que todas las personas puedan participar en una función de la manera más completa posible.
La planificación de una reunión diseñada para adaptarse a personas con todo tipo de discapacidad puede parecer abrumadora al principio, pero se puede lograr mediante una planificación, un presupuesto y una preparación cuidadosos. Primero, hablemos de por qué la accesibilidad a las reuniones es tan importante.
¿Por qué accesibilidad?
La accesibilidad a reuniones y eventos es un elemento que a veces se pasa por alto, pero es crucial en la planificación de cualquier tipo de función. Es tan importante, de hecho, que la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) de 1990 y las leyes de reuniones públicas del estado de Nueva York protegen los derechos de las personas con discapacidades a participar en eventos públicos. Esto se puede hacer haciendo adaptaciones razonables para las personas con discapacidades, incluida la provisión de ayudantes y servicios auxiliares que harán que su experiencia en su evento sea placentera. Las adaptaciones razonables pueden incluir estacionamiento accesible, sillas de ruedas y acceso para sillas de ruedas, video con subtítulos y opciones de asientos apropiadas.
Las discapacidades incluyen una variedad de impedimentos físicos y mentales que pueden limitar las actividades de una persona, como caminar o ver. Si bien algunas discapacidades son visibles, otras no. Las discapacidades pueden ser temporales o permanentes, del desarrollo o físicas, leves o graves, o involucrar dos o más discapacidades. La edad, la raza y el nivel socioeconómico no influyen en que una persona tenga o no una discapacidad. Las deficiencias pueden estar presentes en los jóvenes y los ancianos, los ricos y los pobres.
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Planificación y necesidades
Dado que no puede conocer las limitaciones de todos los que asistirán a su evento, un planificador inteligente planifica para todos, incluidas las personas con discapacidades o impedimentos.
La forma más sencilla de empezar es simplemente preguntar. Incluya información sobre problemas de accesibilidad en todas sus comunicaciones, como formularios de registro, folletos, páginas web, cuentas de redes sociales y más. Haga preguntas sobre las necesidades de adaptaciones de los participantes, incluido el uso de un intérprete de lenguaje de señas, materiales en braille para ciegos, dispositivos de ayuda auditiva o menús especiales para restricciones dietéticas. Averiguar con anticipación qué adaptaciones se necesitan para las personas puede afectar el resto de la planificación de su evento. También puede ser beneficioso ponerse en contacto con organizaciones de personas con discapacidad que puedan ofrecer orientación en la planificación.
Después de asegurarse de que está preguntando acerca de las posibles necesidades de accesibilidad, lo primero que debe considerar es el lugar en sí. ¿Cumple con la ADA, es decir, es viable para personas en sillas de ruedas? ¿Está situado cerca de las instalaciones de transporte público? ¿Hay fácil acceso a un ascensor? ¿Los espacios para reuniones pueden acomodar dispositivos de movilidad y animales de asistencia? ¿Qué tal una cocina de catering que pueda acomodar menús especiales para personas con necesidades dietéticas? Además, verifique que haya estacionamiento accesible adecuado.
Asegúrese de que las mesas de registro estén a una altura accesible para alguien sentado en una silla de ruedas. Incluya opciones de accesibilidad en todos los materiales de registro y eventos. Las comunicaciones accesibles también se extienden a presentaciones y sesiones de grupos donde un asistente puede requerir el uso de dispositivos audiovisuales adaptables o materiales impresos en formatos alternativos a los que todas las personas pueden acceder.
En los espacios para reuniones y comedores, asegúrese de que haya asientos sin barreras y espacios abiertos para el acceso de sillas de ruedas. Si tiene personas que necesitan la ayuda de un intérprete de lenguaje de señas, asegúrese de que haya asientos disponibles que brinden una vista sin obstáculos. Si tiene personas con discapacidades visuales o auditivas, haga accesibles los materiales del evento en braille o en letra grande y los dispositivos de ayuda auditiva. Para eventos relacionados con comidas, pregunte a los asistentes sobre las restricciones dietéticas con anticipación y proporcione menús y cenas específicos para alergias.
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Asegúrese de que todo el personal esté adecuadamente capacitado para hablar y manejar adecuadamente a las personas con discapacidades. Deben saber cómo operar cualquier dispositivo de asistencia y ser breves sobre la etiqueta de la discapacidad y las diversas discapacidades que puedan encontrar. También deben comprender las características de accesibilidad del lugar y los procedimientos de emergencia para el evento.
Presupuestación
El presupuesto de cualquier evento debe incluir características de accesibilidad como parte del resultado final. Si necesita contratar un intérprete de lenguaje de señas, inclúyalo en el presupuesto. De manera similar, incluya los costos de alquilar o comprar cualquier dispositivo de ayuda auditiva o la provisión de medios en una forma alternativa, como versiones en letra grande de los folletos de la conferencia o copias impresas de una presentación para los asistentes. Elaborar un presupuesto para que un evento sea accesible para todos no tiene por qué ser costoso, pero se debe considerar una planificación adecuada para identificar los recursos necesarios con anticipación para ayudar a anticipar los costos.
Resumen de la lección
La planificación de una reunión o evento que ofrezca accesibilidad a cualquier persona puede garantizar que su evento sea un éxito para las personas con o sin discapacidades . Asegúrese de elegir una instalación que cumpla con la ADA . Considere los dispositivos de ayuda auditiva, problemas de movilidad, impedimentos visuales y restricciones dietéticas con anticipación preguntando a los asistentes y haciendo las adaptaciones necesarias. Elija un lugar que permita la facilidad de movilidad y adaptaciones especiales para personas con discapacidades. Comience trabajando en estas adaptaciones con anticipación, lo que ayudará a garantizar que se tengan en cuenta en el presupuesto de su evento.
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