Cómo redactar informes de progreso: propósito, estructura y contenido

Reporte de progreso

Jonah tiene un gran proyecto en el trabajo que realmente lo estresa. Tiene que coordinar a varias personas que están a cargo de parte del proyecto, y debe asegurarse de que todo se haga a tiempo. Y ahora, su jefe le ha pedido un informe de progreso. Jonah no sabe qué poner en el informe ni cómo formatearlo.

Un informe de progreso es un registro escrito de lo que se ha hecho y lo que queda por hacer en un proyecto. Es decir, es un informe de los avances que se han realizado en el proyecto, por lo que se le denomina acertadamente informe de avance.

Los informes de progreso cumplen varias funciones. Pueden asegurar a los destinatarios que se está progresando (o informarles de retrasos en un proyecto), como Jonah actualizando a su jefe sobre el proyecto en el trabajo. Los informes de progreso también se pueden utilizar para establecer y formalizar los deberes de los miembros del equipo, establecer un cronograma de trabajo para un proyecto y discutir posibles problemas en el proyecto o su cronograma.

Para ayudar a Jonah a escribir su informe de progreso, veamos los formatos comunes de un informe de progreso y el contenido, o lo que debería incluir en el informe.

Tipos de formatos

Jonah sabe que necesita escribir un informe de progreso para su jefe, pero no está seguro de cómo debería verse. ¿Necesita ponerlo en una carpeta con tapa? ¿Debería ponerlo en papel con membrete de la empresa? ¿O debería simplemente anotar algunas notas en un correo electrónico?

Los informes de progreso pueden venir en muchas formas diferentes, pero hay tres formatos principales que la mayoría de la gente usa para sus informes de progreso:

1. Nota : a menudo, una nota corta es todo lo que se necesita para un informe de progreso que se comparte dentro de una organización. Por ejemplo, el informe de progreso de Jonah va a su jefe, y él también les dará copias a todos los miembros del proyecto. Dado que todos trabajan en la misma empresa, podría optar por escribir el informe de progreso como una nota.
2. Carta o correo electrónico : a veces, en lugar de una nota, las personas optan por escribir informes de progreso como cartas o, más comúnmente hoy en día, correos electrónicos. Al igual que las notas, estos tipos de informes de progreso suelen ser breves. Sin embargo, a diferencia de las notas, las cartas y los correos electrónicos son informes que se pueden compartir dentro o fuera de una organización. Entonces, si, por ejemplo, Jonah necesitaba compartir el informe de progreso tanto con su jefe como con el cliente de su empresa, podría elegir una carta o un correo electrónico.
3. Informe formal : tanto los memorandos como los correos electrónicos son bastante informales. Pero el tercer formato común es un informe formal. Este es un documento más largo y, a menudo, está encuadernado en una carpeta o carpeta de presentación. Los informes formales se utilizan generalmente para informes de progreso que se comparten fuera de una organización. Por ejemplo, si Jonah estuviera escribiendo un informe de progreso para el cliente, podría optar por compartirlo en un informe formal.

Dado que el informe de progreso de Jonah se enviará a su jefe y compañeros de trabajo, probablemente no querrá formatearlo como un informe formal. Podría presentarlo como un memorando o una carta, pero Jonah cree que el correo electrónico es un buen formato para ello. Es conveniente y todos pueden tener una copia electrónica guardada.

Contenido

Jonah está feliz de haber elegido el formato para su informe de progreso, pero todavía se siente abrumado. ¿Qué información debería incluir en el informe? Al igual que con el formato, los informes de progreso varían ligeramente en cuanto a la información que se incluye.

Sin embargo, una buena estructura general para un informe incluye cinco elementos:

1. Introducción
En la introducción, Jonah querrá incluir un resumen del proyecto y los objetivos del proyecto. Si estuviera escribiendo un informe formal para su cliente, podría entrar en algunos detalles aquí, pero dado que es un informe interno y se siente seguro de que todos comprenden el proyecto y los objetivos, probablemente hará este resumen breve, quizás incluso solo un un par de frases.

2. Trabajo completado
El ‘progreso’ en el ‘informe de progreso’ es el trabajo que se ha completado. Es decir, qué avances se han hecho hasta ahora en el proyecto. Jonah querrá incluir todos los logros del equipo hasta ahora, para mostrar cuánto han progresado. Querrá que la lista sea específica. Por ejemplo, podría señalar que el esquema de color y el diseño básico de la parte del sitio web del proyecto se han completado.

3. Trabajo en progreso :
Además, Jonah querrá demostrar que todos todavía están trabajando duro en el proyecto. Querrá incluir una lista de elementos de trabajo que se han iniciado pero que aún no se han terminado. Por ejemplo, puede enumerar la codificación real del sitio web como algo en lo que los programadores están trabajando ahora pero que no han terminado. Para el trabajo en progreso, Jonah querrá incluir fechas aproximadas en las cuales el trabajo estará terminado.

4. Trabajo a
comenzar Jonah también querrá hacer una lista del trabajo en el que el equipo no ha comenzado, junto con las fechas aproximadas en que comenzará y terminará el trabajo. Por ejemplo, Jonah podría señalar que, si bien se ha avanzado mucho en la parte del sitio web del proyecto, no han comenzado a diseñar la aplicación que irá junto con el sitio web. Es posible que Jonás desee incluir el trabajo completado, el trabajo en progreso y el trabajo a comenzar en un cuadro que enumere los elementos específicos, qué miembro o miembros del equipo están asignados a ese elemento y la fecha de finalización. Esta es una forma simple, organizada y muy visual de compartir la información.

5. Conclusión
Finalmente, Jonah querrá incluir una evaluación general de cómo van las cosas, incluyendo cualquier problema con el proyecto, junto con una fecha aproximada para que todo el proyecto esté terminado. Nuevamente, esto puede ser relativamente breve. Simplemente podría escribir algo como: ‘El proyecto continúa avanzando al ritmo planificado y parece que se completará según lo programado’.

Resumen de la lección

Un informe de progreso es un registro escrito de lo que se ha hecho y lo que queda por hacer en un proyecto. Puede tranquilizar a los destinatarios de que se está avanzando en un proyecto, establecer y formalizar los deberes de los miembros del equipo que trabajan en el proyecto, fijar un cronograma de trabajo y / o discutir posibles problemas con el proyecto o el cronograma.

Hay tres formatos principales para un informe de progreso:

1. Memo, que es breve y solo se usa para informes dentro de una organización
2. Carta o correo electrónico, que es breve y se puede utilizar para informes dentro o fuera de una organización.
3. Informe formal, que es más largo y generalmente solo se usa para informes compartidos fuera de una organización

Las cinco partes principales de un informe de progreso son:

1. La introducción, que incluye un resumen del proyecto y los objetivos del proyecto.
2. Una lista de trabajos que se han completado
3. Una lista de trabajos que están en progreso
4. Una lista de trabajos que aún no se han iniciado.
5. La conclusión, que incluye una valoración general de cómo van las cosas, junto con una fecha aproximada de finalización del proyecto.

Resumen de informes de progreso

Los resultados del aprendizaje

Esta lección está diseñada para enseñarle a:

• Escribe la definición de un informe de progreso.
• Lista sus diferentes formatos
• Enumere las cinco secciones principales de un informe de progreso.