Tipos de correspondencia
En cualquier oficina, encontrará una variedad de diferentes tipos de correspondencia. Después de todo, a menos que viva en una isla desierta sin deseos de escapar, todos tienen que comunicarse. Sin embargo, la forma en que se comunica marca una gran diferencia en el mundo empresarial, al igual que en su vida social. No enviaría un mensajero montado para decirle a alguien que llega 15 minutos tarde a la cena, ¿verdad? En esta lección, veremos las formas de comunicación más comunes en el mundo empresarial, así como cuándo es apropiado usar cada una.
Letras
La forma de comunicación más formal para la mayoría de los propósitos comerciales es una carta . Dependiendo del propósito, una carta puede tomar una variedad de formas diferentes. Muy a menudo, estos toman la forma de una entidad que se comunica con otra. Por ejemplo, cuando trabaje con clientes, gran parte de su comunicación será en forma de cartas. Estos mensajes pueden tomar la forma de cualquier cosa, desde una carta que acompaña a una oferta hasta un contrato o una carta agradeciendo a un cliente por elegir su empresa, pero en cualquier caso, tomará la forma de una carta. Aún así, algunas cartas se escriben internamente. Cuando solicitó su trabajo, probablemente escribió una breve carta de presentación para explicar por qué cree que es un candidato atractivo. Del mismo modo, cuando le ofrecieron el trabajo, probablemente recibió una carta de oferta que incluye expectativas y salario. Finalmente, cuando deje un trabajo, probablemente escriba una carta de renuncia indicando las razones por las que lo dejó.
Memos
Ciertamente, en algunos casos, las cartas se escriben con fines internos. Sin embargo, la redacción más formal que se lleva a cabo dentro de una organización se realiza en forma de memo . Un memo es un documento formal que describe un cambio o política a los miembros de un equipo. Ese equipo puede ser una organización completa o solo un departamento, mientras que el cambio o la política puede ser cualquier cosa, desde una nueva contratación hasta una nueva política sobre la solicitud de licencia. En cualquier caso, los memorandos se redactan de cierta manera para permitir su rápida lectura y procesamiento, pero aún así ser considerados formales a los efectos de ser oficiales.
Correo electrónico
Aún así, no necesita una nota para pedirle a su jefe que se baje temprano. En cambio, probablemente lo haría con un correo electrónico . Dependiendo de su organización, el correo electrónico puede ser cualquier cosa, desde un sustituto de todas las cartas y memorandos más formales hasta algo que se considere no oficial e informal. La mayor ventaja del correo electrónico es su velocidad: una vez enviado, está instantáneamente allí. Sin embargo, esta facilidad hace que algunas organizaciones la consideren mal. En otras palabras, siempre es una buena idea consultar con su empresa las mejores prácticas con respecto a los correos electrónicos.
Mensajes instantáneos y mensajes de texto
Por último, están los mensajes instantáneos y los mensajes de texto. Estas son fácilmente las formas de comunicación menos formales dentro de una oficina, pero siguen siendo vitales. Para una consulta rápida sobre un documento, poco mejor que un mensaje instantáneo enviado a la persona con la que está colaborando en él. Esto le permite comunicarse de forma rápida y silenciosa, sin interrumpir el trabajo de quienes lo rodean. Sin embargo, los mensajes instantáneos nunca se utilizan como una forma de distribuir información oficial debido a esa naturaleza informal. Del mismo modo, los mensajes de texto nunca reemplazarán las cartas comerciales formales, pero aún pueden ser una forma útil de comunicar información. Esto es especialmente cierto durante las reuniones o cuando las personas están fuera de la oficina. Ciertamente, hay ocasiones para enviar mensajes de texto y otras no: enviar mensajes de texto a sus contactos cuando están en una reunión con su jefe sobre el futuro de su trabajo no es un buen momento. Sin embargo, enviar un mensaje de texto a un cliente para decirle que llega diez minutos tarde a la reunión demostrará que considera que su tiempo es valioso y que usted lo reconoce.
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Resumen de la lección
En esta lección, analizamos varias formas de comunicación que son comunes en las oficinas. Comenzamos examinando el papel de las letras , viendo que son el nivel de comunicación más formal. Esto es especialmente cierto para asuntos que involucran a entidades externas a la empresa. Los memorandos desempeñan el papel de un documento formal dentro de una oficina. La política de correo electrónico difiere entre las empresas, pero para la mayoría, se considera menos formal que un memorando o una carta. Finalmente, los mensajes de texto y los mensajes instantáneos también tienen un lugar. Ambos pueden facilitar información urgente sobre detalles relativamente menores, pero no reemplazarán una carta o un memorando.
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