Conciencia retórica en la comunicación técnica

Un ejemplo de inconsciencia retórica

Pongamos como ejemplo una escuela donde los estudiantes y los maestros recibieron un manual para el personal lleno de información, desde horarios de timbre hasta políticas de disciplina. El cuaderno de 50 páginas estaba mecanografiado en fuente de 10 puntos, sin gráficos y con muy pocos encabezados. En lugar de numerar cada página del 1 al 50, el creador decidió numerar cada sección. Entonces, para saber qué hacer para un simulacro de incendio, tuvimos que ir a la Sección III, página 5. Para aprender el procedimiento para las llegadas tardías, tuvimos que buscar en la Sección V, página 8. Por supuesto, en ninguna parte de la carpeta estaba hay una lista para qué sección se encuentra cada política. El redactor del documento tenía claramente un plan sobre cómo encontrar cada política y procedimiento. Desafortunadamente, esa información no fue comunicada al usuario. El manual permaneció en mi estante, intacto el resto del año.

¿Qué es la conciencia retórica?

El problema con el manual del personal es el problema al que nos enfrentamos a menudo con los documentos creados en el lugar de trabajo: el escritor se centró más en el tema que en la audiencia. Para mejorar nuestra comunicación técnica, debemos ser retóricamente conscientes. La conciencia retórica es comprender que el cumplimiento exitoso del propósito de su escritura depende de su capacidad para anticipar y abordar las necesidades de su audiencia. En la escuela secundaria probablemente te enseñaron que la retórica es el arte de la persuasión, y eso es cierto. Pero la retórica es más que solo usar apelaciones lógicas, éticas y emocionales para lograr que su audiencia apoye su argumento. En los documentos en los que el propósito es informar más que persuadir, un escritor debe pensar más allá del simple uso de recursos retóricos. El escritor debe pensar en su audiencia y en cómo puede brindar una experiencia positiva al lector. Mover el enfoque del tema a la audiencia cambia la forma en que escribe, por lo que su preocupación es asegurarse de que la audiencia pueda comprender la información rápidamente y aplicar la información fácilmente. En lugar de concentrarse solo en lo que está escribiendo (el tema), también debe considerar lo siguiente:

• El propósito: ¿Cuál es el objetivo del documento?
• La audiencia: ¿Quién leerá y utilizará el documento?
• El contexto: ¿Por qué se necesita el documento?

Estos factores configuran lo que se conoce como la situación retórica, o factores que inciden en el desarrollo del documento. Al examinar la situación retórica de un documento, un escritor puede comunicar su mensaje de manera más eficaz.

Un ejemplo de conciencia retórica

Examinemos la situación retórica para incluir un manual de usuario con el último teléfono celular. El objetivo del documento es ayudar a los usuarios a saber cómo configurar y usar su nuevo teléfono. Esto significa que el creador del documento debe considerar los posibles problemas o preguntas que pueda tener el usuario e incluir una sección de Preguntas frecuentes, una guía de resolución de problemas o una ayuda visual como parte del documento. La audiencia destinataria es el comprador del teléfono. Dado que la audiencia es el público en general y no alguien con experiencia técnica, el escritor debe mantenerse alejado de la jerga técnica y, en cambio, utilizar términos simples para explicar cómo configurar el teléfono para evitar confusiones. El documento es necesario porque el producto es nuevo. Sin embargo, dado que muchos clientes ya tienen otras versiones del teléfono, puede ser útil para el creador del documento resaltar áreas específicas donde la nueva versión del teléfono es diferente de la versión anterior, para que los clientes que regresan puedan identificar rápidamente las partes del teléfono, documento que necesitan leer. Al determinar el objetivo, el usuario y el contexto del documento, es más probable que el creador desarrolle un documento que sea fácil de usar. Tener en cuenta la situación retórica de cada una de nuestras comunicaciones técnicas determinará la forma en que escribimos y la forma en que organizamos nuestra escritura.

Aplicación de la conciencia retórica

Ahora que comprende la importancia de ser consciente de la retórica, ¿cómo puede utilizar ese conocimiento de manera práctica para hacer que sus documentos sean más fáciles de usar? Considere la posibilidad de incorporar estas herramientas para ayudar a que su documento se centre más en el usuario:

• Utilice un lenguaje que su audiencia comprenda. Si está escribiendo un artículo de investigación sobre los efectos de la nanotecnología en la energía sostenible y el lector serán otros investigadores en el campo de la nanotecnología, entonces no dude en utilizar terminología científica en su escrito. Pero si está creando un manual de instrucciones para el público en general, use un lenguaje que la audiencia entienda.
• Agregue títulos, subtítulos y viñetas. Es difícil leer página tras página de texto. La inclusión de títulos y viñetas ayudará al lector a identificar la información rápidamente y comprender los detalles importantes.
• Inserte una ayuda gráfica o visual cuando sea posible. A veces, las imágenes realmente valen más que mil palabras. Si estoy tratando de armar un nuevo escritorio para mi oficina, quiero ver una imagen de las piezas que deben conectarse. Incluir una imagen puede ayudar a reforzar su mensaje.
• Anticípese a los problemas o preguntas que pueda tener su audiencia y aborde esos problemas en su documento. Predecir problemas potenciales ayudará a que el documento sea más fácil de usar al responder preguntas para el lector antes de que se sienta frustrado.

Resumen de la lección

En conclusión, la conciencia retórica significa comprender que el cumplimiento exitoso del propósito de su escritura depende de su capacidad para anticipar y abordar las necesidades de su audiencia. Los buenos comunicadores técnicos consideran la mejor manera de preparar un documento en función de los objetivos, la audiencia y el contexto del documento. El uso de títulos, viñetas, ayudas visuales y un lenguaje apropiado para su audiencia lo ayudará a crear un documento que proporcione la experiencia más positiva para su audiencia, lo que en última instancia es bueno para usted y su negocio.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya terminado con esta lección, podrá:

• Definir conciencia retórica
• Identificar la importancia de la conciencia retórica en la redacción técnica.
• Describe los factores que componen la situación retórica.
• Explicar cómo utilizar la conciencia retórica para crear un documento fácil de usar.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador