Conciliación del libro mayor auxiliar y del libro mayor general para ventas

Libro mayor auxiliar y libro mayor de ventas

La cuenta del libro mayor general para ventas se utiliza para registrar todos los ingresos por ventas que una entidad gana a veces solo a nivel de resumen, mientras que un libro auxiliar de ventas es un libro mayor que contiene detalles de las transacciones de ventas, registradas por región de ventas, categoría de inventario, producto de inventario, cliente o vendedor. Los ingresos totales por ventas registrados en varias cuentas en el libro mayor auxiliar de ventas deben coincidir con el saldo del libro mayor general de ventas. Si este no es el caso, se realiza una conciliación del libro mayor auxiliar y el libro mayor general para las ventas. Esta reconciliación es importante porque:

• Demuestra la integridad del saldo de la cuenta de ingresos por ventas, que se presentará en el estado de resultados.
• El libro mayor auxiliar de ventas se utiliza a menudo para calcular artículos, como la comisión adeudada a los agentes de ventas o incluso el alquiler a pagar, por lo que su precisión es vital.
• El análisis del desempeño de las ventas es importante para cualquier entidad y, para ello, se necesitan datos de ventas confiables.

Proceso de reconciliación

Para realizar la conciliación, necesitará el libro mayor auxiliar de ventas y el libro mayor general. La conciliación debe realizarse al menos una vez al mes, debido a la gran cantidad de transacciones involucradas. En muchas empresas, la conciliación se realiza de forma electrónica, por ejemplo, exportando los libros de contabilidad a Excel y utilizando funciones como BUSCARV.

Independientemente de las herramientas que utilice, el proceso de conciliación es:

• Paso 1. Comience por comparar el saldo de la cuenta del libro mayor de ventas con el total de las cuentas del libro mayor auxiliar de ventas para establecer si difieren. Si es así, realice el resto de los pasos.
• Paso 2. Compare las transacciones del libro mayor auxiliar de ventas con las del libro mayor e identifique las diferencias.
• Paso 3. Investigue las diferencias y decida en qué asientos / actualizaciones de ajuste del libro mayor se deben realizar.
• Paso 4. Procesar asientos de ajuste en el libro mayor o actualizaciones en el libro mayor auxiliar.
• Paso 5. Compare los saldos ajustados. Deberían estar de acuerdo ahora.

Investigar diferencias y hacer ajustes

Existen varias razones para las diferencias entre el libro mayor auxiliar de ventas y el libro mayor general. Los posibles errores y la adecuada respuesta a ellos son:

Ejemplos

El 31 de diciembre de 2019, Mary Slim realizó la conciliación de ventas de su empresa. Ella identificó las siguientes diferencias:

1. La empresa recibió ingresos por alquiler de $ 550 por el subarrendamiento de una parte de su almacén. Como la cantidad es pequeña y esto sucedió solo una vez, se asignó a los ingresos por ventas al recibirla. No se incluyó en el libro auxiliar de ventas.
2. Un cliente devolvió 5000 unidades porque no estaba satisfecho con la calidad del producto. Los artículos se recibieron el 30 de diciembre de 2019 y la nota de crédito al cliente se emitió el 5 de enero de 2020, después de que los productos hayan sido inspeccionados. Sin embargo, cuando Mary comparó su inventario físico y teórico, notó que los artículos estaban incluidos en la cuenta de inventario, por lo que redujo los ingresos por ventas y el costo de los bienes vendidos y aumentó la cuenta de inventario con el valor de los bienes devueltos ($ 21,500). No ajustó el libro auxiliar de ventas.
3. El costo de entrega de productos a un cliente de $ 1,600 se facturó al cliente y se incluyó en el libro auxiliar de ventas. En el libro mayor, la factura se trató como una recuperación de costos y se abonó en la cuenta de gastos de envío.

Para la diferencia 1, se debe registrar un asiento de ajuste en el libro mayor, ya que los $ 550 no son ingresos por ventas.

Para las diferencias 2 y 3, se debe ajustar el libro mayor auxiliar, ya que el tratamiento del libro mayor es correcto.

La entrada de ajuste será:

Resumen de la lección

Un libro mayor auxiliar de ventas se define como un libro mayor que contiene detalles de las transacciones de ventas, registradas por región de ventas, categoría de inventario, productos de inventario, clientes o vendedores. Los ingresos totales por ventas registrados en varias cuentas en el libro mayor auxiliar de ventas deben coincidir con el saldo del libro mayor general de ventas. Si este no es el caso, se realiza una conciliación del libro mayor auxiliar y el libro mayor general para las ventas.

El proceso de conciliación implica comparar las transacciones en el libro mayor de ventas con las del libro mayor e identificar las diferencias, investigar las diferencias y procesar los asientos de ajuste en el libro mayor o las actualizaciones del libro mayor auxiliar. Los posibles errores incluyen errores de configuración, asientos de diario no válidos en el libro mayor y ajustes de asientos procesados ​​en el libro mayor sin actualizar el libro mayor auxiliar.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador