Consideraciones legales para la disciplina de los empleados

Disciplina del empleado

Una de las situaciones más difíciles que enfrentará un gerente es la disciplina de los empleados. Nunca es divertido, y puede salir mal y sale mal. La mala noticia para los supervisores es que la disciplina de los empleados nunca desaparecerá. La buena noticia es que, cuando se hace correctamente, puede ser la herramienta más importante en el arsenal de un supervisor cuando se trata de mejorar el desempeño.

La mayoría de los empleados en los Estados Unidos son empleados a voluntad . Esto significa que cualquiera de las partes puede terminar la relación laboral en cualquier momento, por cualquier motivo o sin motivo alguno. ¿Suena demasiado bueno para ser verdad? Está. Aunque el empleo a voluntad proporciona una separación laboral sin culpa, los empleadores aún no pueden disciplinar o despedir a un empleado por una razón ilegal , como acoso, represalia o discriminación. Cuando un supervisor realiza tareas relacionadas con la disciplina de los empleados, hay algunas pautas legales que deben tenerse en cuenta.

Ser diferente es malo

Usemos un caso ficticio para demostrar cómo la doctrina a voluntad puede ser derrotada por la disciplina fallida de los empleados. Jim y Jill son enfermeros titulados en la UCI de un hospital local. Debido a que tienen el mismo papel, Jim y Jill se encuentran en una situación similar . Jim tiene tres problemas de asistencia en su archivo personal durante el último año. Ha estado ausente con notificación dos veces y no se presentó una vez. Su expediente personal contiene un registro de asesoramiento verbal por las ausencias y una primera advertencia por escrito por no presentarse a la llamada.

El expediente personal de Jill no tiene disciplina previa de ningún tipo. El fin de semana pasado, Jill estaba de guardia en el hospital, pero su jefe la vio en un restaurante local, fuera del área de respuesta máxima obligatoria de 30 minutos, bebiendo una cerveza con amigos. A Jill no la llamaron esa noche, pero su jefe la interceptó antes de su próximo turno y la despidió en el acto por abandonar su papel y poner a los pacientes en riesgo. Esa es una mala decisión y el hospital pagaría por ella.

Terminar el empleo a voluntad de Jill no es problemático en sí mismo, pero debido a que se trató de manera diferente a una contraparte masculina en una situación similar, Jill tiene un caso perfecto para el despido ilegal. Aunque es muy poco probable que su empleador la despidiera por ser mujer, lo único que Jill necesita demostrar es que la trataron peor que un empleado en una situación similar.

El mensaje para llevar a casa: disciplina a todos los empleados de la misma manera, por la misma infracción, siempre.

Deficiencia en la documentación

La documentación inadecuada es casi siempre una preocupación durante la disciplina de los empleados. En el ejemplo ficticio de Jim y Jill, los problemas de documentación eran importantes. Si Jill alguna vez se había ausentado del trabajo antes, el supervisor que no pudo documentarlo correctamente ha reforzado su caso sin saberlo. Sin esa documentación, el hospital tiene muy poca evidencia para refutar su afirmación.

Al considerar la disciplina y la documentación, los supervisores deben conocer las leyes de su estado con respecto al acceso de los empleados a los archivos de personal. Aquí hay algunos escenarios que a menudo molestan a los empleadores:

• El empleado mantuvo mejores registros que el empleador. Un empleado que puede producir fotocopias o documentos que el empleador no tiene colocará al empleador en una desventaja legal significativa, ya que la credibilidad del empleador estará en grave peligro.
• El empleador no documentó lo suficiente. La única forma en que el empleador de Jill puede refutar su reclamo legal de discriminación es si pueden probar que hubo alguna otra razón por la que su conducta fue más grave que la de Jim. Si el hospital no puede documentar diferencias materiales, Jill gana a los ojos de la ley.
• El empleador realizó cambios ilegales en el archivo de personal. No importa cuán mala sea la conducta de un empleado, los empleadores nunca deben realizar ajustes en un registro de personal. Eso significa que no hay documentación después del hecho, no hay advertencias retroactivas y no hay documentos que desaparezcan. Muchos estados permiten a los empleados cierto nivel de acceso a sus archivos de personal, y un empleado que ha estado atento a su archivo detectará cambios no autorizados a una milla de distancia.

La moraleja: mantenga registros de personal meticulosos y asegúrese de comprender las leyes de su jurisdicción con respecto a lo que los empleados tienen derecho a ver, copiar o insertar en su registro de personal.

¿Pueden ser disciplinados por eso?

Discutimos las ramificaciones legales del trato desigual y las preocupaciones sobre la documentación porque constituyen los problemas más comunes en la disciplina de los empleados. Cubramos brevemente algunas otras consideraciones legales comunes en la disciplina de los empleados:

• Es ilegal disciplinar a un empleado por infracciones relacionadas con la ausencia cuando la ausencia fue el resultado de un deber en la Guardia Nacional.
• Es ilegal disciplinar a un empleado sobre la base de su estado de embarazo o estado de paternidad.
• Al disciplinar a un empleado por robo, un empleador no puede infringir la ley para recuperar la propiedad. Esto incluye sacar artículos del vehículo o de la casa del empleado.
• Los empleadores no pueden participar en vigilancia ilegal con el propósito de construir un caso disciplinario contra un empleado.
• Los empleados pueden ser disciplinados por violar las políticas del lugar de trabajo libre de drogas incluso si la sustancia involucrada no es ilícita.
• Es ilegal que un empleado sea sancionado por conducta fuera de servicio a menos que la conducta esté directamente relacionada con su trabajo.

Resumen de la lección

La mayoría de los empleados en los Estados Unidos están empleados a voluntad , en la cual cualquiera de las partes puede terminar la relación laboral en cualquier momento, por cualquier motivo o sin ningún motivo. Sin embargo, la disciplina de los empleados no debe administrarse por una razón ilegal como discriminación, represalias o acoso. Es esencial que la disciplina de los empleados se administre de manera uniforme en todos los empleados en situaciones similares. El trato desigual puede constituir un caso legal sólido contra el empleador.

La documentación es esencial cuando los empleados están siendo disciplinados. Las leyes que rigen el acceso de los empleados a sus propios archivos de personal varían ampliamente según el estado, y los supervisores deben estar familiarizados con las leyes de su estado con respecto al acceso de los empleados. Los empleadores nunca deben alterar el contenido de un archivo de personal.

Los empleados no pueden ser disciplinados por problemas que surjan del servicio militar, el embarazo o el estado de los padres, o acciones fuera de servicio que no estén directamente relacionadas con su empleo. Los empleados pueden ser sancionados por infracciones en el lugar de trabajo libre de drogas incluso si están usando drogas que no son ilícitas. Finalmente, los empleadores no pueden participar en actividades ilegales con el propósito de una acción disciplinaria relacionada con el trabajo.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador