Control de efectivo: definición y métodos

Control de efectivo

Una de las cuentas más importantes de una empresa es su cuenta de efectivo. También es el más vulnerable a la actividad fraudulenta. Debido a esto, las empresas deben asegurarse de contar con controles de efectivo adecuados. ¿Qué es el control de efectivo ? El control de efectivo es una forma de monitorear las políticas de crédito, cobranza, asignación de efectivo y desembolso, así como las funciones de facturación.

Componentes del efectivo

Antes de que podamos hablar sobre los métodos de control de efectivo, primero debe comprender qué es lo que compone la cuenta de efectivo. Apuesto a que piensas que es simplemente dinero en efectivo, ¿verdad? De hecho, ese no es el caso. La cuenta de efectivo se compone de efectivo y equivalentes de efectivo. El efectivo se define esencialmente como dinero o cualquier otra cosa, como monedas, giros postales o billetes de banco, que un banco aceptará como depósito en la cuenta de una empresa. También se incluyen en la categoría de efectivo las cosas llamadas equivalentes de efectivo . Los equivalentes de efectivo son activos líquidos que pueden convertirse en efectivo en un corto período de tiempo y que no se ven afectados por los cambios en las tasas de interés. Cuanto mayor sea el valor de liquidez de un equivalente en efectivo, más rápido se puede convertir en efectivo. El término liquidezse refiere a la rapidez con la que algo se puede convertir en efectivo. Un ejemplo de un artículo muy líquido sería un CD de 90 días. Este artículo no es efectivo que pueda depositarse en una cuenta bancaria y acreditarse inmediatamente, pero en 90 días, puede cambiarse a efectivo fácilmente y depositarse.

Control interno

La cuenta de efectivo es la única cuenta que puede fácilmente ser víctima de actividades fraudulentas. Debido a esto, es muy importante que una empresa establezca pautas para administrar la cuenta de efectivo. Hay algunos aspectos comunes del control interno que pueden y deben ser utilizados por todas las empresas. Para empezar, es necesario que haya una separación de funciones. Junto con la separación de funciones, es necesario que haya un protocolo escrito para el manejo y desembolso de efectivo. Veamos un ejemplo a continuación.

Edd es dueño de una tienda minorista. A cada empleado se le entrega una copia del manual de políticas y procedimientos de la empresa. Edd tiene las siguientes instrucciones sobre administración de efectivo en este manual:

1. El dinero en efectivo se eliminará del registro al final del turno.
2. El asistente de la caja registradora ejecutará el informe de ventas diario y llevará el efectivo y el informe al asistente de contabilidad.
3. El asistente de contabilidad verificará las ventas en efectivo del día y preparará y realizará el depósito diario.
4. Luego, el asistente de contabilidad entregará el comprobante de depósito y una copia del informe diario de ventas al contador de personal.
5. El contador del personal registrará el depósito en el sistema contable.
6. El asistente de contabilidad ingresará todas las facturas en el sistema de contabilidad y las archivará en el lugar apropiado en la oficina del contador de personal.
7. El contador del personal preparará las facturas para el pago e imprimirá los cheques semanalmente.
8. El contador del personal traerá los cheques que deben firmarse al propietario de la empresa para que los firme.
9. El asistente de contabilidad llevará a cabo la conciliación bancaria mensual y la revisará el contador del personal.

Phyllis, Mary y Evelyn trabajan para la tienda minorista de Edd. Phyllis trabaja en la caja registradora. Mary es la asistente de contabilidad y Evelyn es la contadora del personal. Cuando un cliente compra un artículo, Phyllis acepta el pago. Al final del día, Phyllis saca el efectivo de su registradora junto con un informe de ventas para Mary. Mary cuenta el efectivo, verifica que el total sea el mismo que el del informe de ventas y lleva el depósito al banco. Luego le entrega la hoja de depósito a Evelyn. Evelyn registra el depósito en los registros contables. Al final de cada semana, Evelyn escribe los cheques de las facturas y lleva los cheques a Edd para que los firme.

¿Ve la separación de funciones en este ejemplo? ¿Qué pasa con los empleados que siguen el protocolo escrito? ¿Ve cómo cada paso en el proceso de administración de efectivo es manejado por una persona diferente? Esto permite a las personas verificar detrás de los demás. Esto de ninguna manera significa que se espera que ocurra un comportamiento fraudulento por parte de cualquiera de los empleados. Simplemente significa que la empresa ha establecido controles internos para garantizar que están reportando información financiera con la mayor precisión posible. Los controles internos son una excelente manera de salvaguardar los activos de una empresa.

Resumen de la lección

Dado que la cuenta de efectivo de una empresa es la más vulnerable a actividades fraudulentas, el control de efectivo , una forma de monitorear las políticas de crédito, cobranza, asignación de efectivo y desembolso, así como las funciones de facturación, es una necesidad.

Para proteger completamente los activos en efectivo, primero debe darse cuenta de que la cuenta de efectivo se compone de efectivo y equivalentes de efectivo. El efectivo es dinero o cualquier otra cosa, como monedas, giros postales o billetes de banco, que un banco aceptará como depósito en la cuenta de una empresa. Los equivalentes de efectivo son activos líquidos que pueden convertirse en efectivo en un corto período de tiempo y que no se ven afectados por los cambios en las tasas de interés. El término líquido se refiere al valor de liquidez del equivalente en efectivo. La liquidez se refiere a la rapidez con la que algo se puede convertir en efectivo.

Debido a que el efectivo es tan vulnerable al fraude, los propietarios de las empresas deben establecer controles internos para proteger sus activos. Los controles internos en esta área se refieren a las pautas para administrar la cuenta de efectivo. Dos componentes muy importantes que deben formar parte de un sistema de control interno de gestión de efectivo eficaz son la separación de funciones y el protocolo escrito para el manejo de efectivo y los desembolsos. Tener un sistema formal de control de efectivo hace que el proceso de administración de efectivo sea mucho más simple.

Los resultados del aprendizaje

Esta lección en video podría ayudarlo a:

• Comprender el significado del control de efectivo
• Identificar los componentes de la cuenta de efectivo.
• Describir e indicar la importancia de los controles internos que protegen los activos en efectivo de una empresa.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador