Creación de un informe de estado en la gestión de proyectos

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La importancia de los informes de estado

¿Alguna vez se ha enfrentado a una asignación en el trabajo que debía cumplirse en una fecha límite específica? Quizás a usted y sus compañeros de trabajo se les asignó esa importante cuenta de marketing que debe manejarse con especial atención. Este tipo de tareas se completan mejor a través de la gestión de proyectos. El término gestión de proyectos se puede definir mejor como implementar el conocimiento, las habilidades y las habilidades necesarias para alcanzar un objetivo o proyecto específico.

Al comenzar un proyecto, es imperativo que haya algún tipo de guía o agenda que ayude al gerente del proyecto a saber qué está sucediendo. Aquí es donde entra en juego un informe de estado. Echemos un vistazo a cómo, por qué y cuándo se crea un informe de estado en la gestión de proyectos, junto con su contenido.

Crear un informe de estado

Los informes de estado en la gestión de proyectos son como los menús de un restaurante. De manera similar a cuando mira el menú de un restaurante para determinar qué sirve el restaurante, junto con una descripción de la comida, un gerente de proyecto puede mirar un informe de estado y encontrar información valiosa sobre el proyecto específico. Esto ayuda a los gerentes de proyecto a determinar cómo organizar y priorizar las cosas que deben hacerse para completar el proyecto. Veamos cómo se puede crear un informe de estado.

Para comenzar, los gerentes de proyectos deben crear una lista de verificación de las cosas que deben completarse para asegurarse de que el gerente de proyectos se mantenga concentrado y complete el proyecto de manera oportuna. Esta lista de verificación se convertirá en el informe de estado y se puede dividir en cuatro secciones principales: resumen ejecutivo, hitos, problemas y progreso del equipo.

El proceso de gestión estratégica

Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo proporciona una descripción general de lo que se debe hacer durante el proyecto. Esta es la carne y las patatas de su lista de verificación. El resumen ejecutivo debe incluir identificadores, que son responsables de presentar elementos de su proyecto a cualquier persona que quiera verlo, incluidos los propios directores de proyecto y otras partes interesadas. En la descripción general, los identificadores del proyecto, como el nombre del director del proyecto, la fecha del informe y el nombre del proyecto, deben anotarse cerca de la parte superior.

Por ejemplo, supongamos que es el director de proyecto de una empresa de construcción a la que se le ha encomendado la tarea de construir una nueva escuela. En el resumen ejecutivo, los identificadores serán cosas como su nombre (como gerente de proyecto), la fecha en que se prepara el informe, el nombre del proyecto (por ejemplo, ‘edificio de la escuela primaria John Doe’) y lo que se debe hacer durante el proyecto (por ejemplo, ‘La escuela primaria John Doe se completará como una escuela de cuatro pisos con varias aulas’, etc.). Estos identificadores deben ubicarse en la parte superior de la descripción general en la parte del resumen ejecutivo para brindar una instantánea general del proyecto.

Lo más importante es que el resumen ejecutivo describe en detalle de qué se trata el proyecto. Además, en esta etapa también debe incluirse un breve resumen del estado actual del informe.

Hitos

Los hitos son una parte importante de la creación de un informe de estado. Estos hitos se establecen como marcadores de progreso, lo que significa que enumeran cuándo se prevé que el proyecto comenzará y finalizará, así como la hora de inicio real y el final real del proyecto. Los hitos también dan un porcentaje de finalización del proyecto en un momento determinado.

Terminación durante el proceso de asesoramiento: función, tiempo y cuestiones relacionadas

Por ejemplo, volvamos al proyecto de construcción de su escuela primaria. Los hitos enumerados para el proyecto pueden incluir completar la base en tres meses y tal vez tener los cuatro pisos de la escuela integrados en la estructura a los cinco meses. Estos hitos ayudan al equipo a mantener el rumbo durante la duración del proyecto.

Problemas y progreso

Los problemas son necesarios como parte de la lista de verificación porque permiten a los gerentes de proyecto conocer o alertar a otros sobre cualquier problema que pueda detener o retrasar la finalización del proyecto. Esta parte de la lista de verificación también puede explicar los riesgos o cambios asociados con el proyecto. Por ejemplo, si el tiempo estimado inicial para terminar un proyecto fue de tres semanas, pero ahora tomará cuatro semanas, la parte del problema de la lista de verificación es donde enumerará ese cambio.

Los problemas para el proyecto de construcción de su escuela primaria posiblemente podrían ser ilimitados. Podría encontrarse con cosas como una grieta en los cimientos, la falta de los recursos necesarios o incluso retrasos debido al mal tiempo. Al tener una sección dedicada completamente a los problemas, el equipo puede estar al tanto de las cosas que pueden impedir el progreso del proyecto.

Tal como suena, la parte de progreso del equipo de la lista de verificación es donde los gerentes de proyecto pueden ver exactamente dónde se encuentra un proyecto en términos de finalización. La sección de progreso puede decirle a los gerentes qué elementos se han completado, qué elementos no se han completado e incluso cuándo se completaron los elementos. Muchos gerentes y organizaciones optan por desglosar su progreso de la siguiente manera:

Deberes a completar diariamente
Deberes a completar esta semana
Deberes a completar este mes

Gestión de operaciones: cómo crear un mapa de procesos

Este método permite a los directores de proyectos gestionar sus proyectos paso a paso. Por ejemplo, digamos que tiene un proyecto individual: está buscando perder 10 libras en un mes. Al implementar la técnica mencionada, puede realizar un seguimiento de cuánto ha perdido cada día, semana y mes. Esto le ayudará a asegurarse de que está en el camino correcto en su intento de perder peso.

Resumen de la lección

Un informe de estado en la gestión de proyectos es muy importante porque permite al director del proyecto y a otros, como los accionistas, comprender de qué se trata el proyecto y realizar un seguimiento de otra información vital. Para crear un informe de estado preciso, se debe crear una lista de verificación. Estos son los componentes que deben incluirse en una lista de verificación de gestión de proyectos:

Resumen ejecutivo : una descripción general de lo que se debe completar dentro del proyecto.
Hitos : marcadores de progreso durante la duración del proyecto (aborda el porcentaje de finalización del proyecto en varios momentos).
Problemas : permite a los administradores y espectadores del proyecto tomar conciencia de los problemas potenciales.
Progreso del equipo : permite a los gerentes saber exactamente dónde se encuentran en el camino hacia la finalización del proyecto.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador