Cuentas incobrables: método de cancelación directa

Cuentas incobrables: método de cancelación directa

Como consumidor, podemos ir a la tienda a comprar bienes o servicios; sin embargo, cuando salimos de la tienda, debemos emitir el pago antes de que podamos tomar nuestros productos e irnos a casa. Muchas empresas del mundo empresarial venden sus bienes o servicios a crédito. Comprar algo a crédito significa que la propiedad de la mercancía se transfiere al comprador en el momento en que toma posesión, pero el pago no vence hasta que se acuerde un punto en el futuro. Por lo general, existe una relación establecida entre el comprador y el vendedor o un proceso formal para determinar cuánto crédito otorgar a un cliente. Este proceso puede incluir completar una verificación de crédito y establecer una línea de crédito para los clientes en función de su puntaje crediticio. Con el tiempo, su probada capacidad de pago puede permitirles aumentar sus límites de crédito.

¿Cómo saben las empresas que sus clientes van a pagar sus facturas? Muchos equipos diferentes serán parte del proceso para administrar las cuentas de los clientes (ventas, cuentas por cobrar, envío), lo que incluye la revisión del informe de cuentas incobrables para los clientes que no han pagado dentro del período de cobro.

Los consumidores individuales no pueden ir a una tienda de comestibles y comprar productos a crédito de la misma manera que una empresa otorga crédito a sus clientes.

Definición de cuentas incobrables

Veamos la contabilidad de estas operaciones de venta a crédito . En el estado de resultados de una empresa aumentaremos nuestras ventas o ingresos por ventas. En el balance general aumentaremos nuestro activo circulante y el monto adeudado por nuestros clientes, conocido como cuentas por cobrar . Los activos corrientes se consideran saldos que se pueden convertir en efectivo en 12 meses o menos. Cuando el comprador paga su factura, las cuentas por cobrar se reducen y el saldo de caja aumenta. Sin embargo, a pesar de los mejores esfuerzos de una empresa, no todos los saldos de las cuentas se pueden cobrar y, por lo tanto, se clasifican como cuentas incobrables o deudas incobrables.. Las cuentas pueden volverse incobrables en momentos en que los clientes no pueden pagar su deuda debido a dificultades financieras o cuando el costo de cobrar la deuda excede el monto de la deuda. Independientemente de la razón, las deudas incobrables no tienen valor para la empresa. Una vez que cualquier parte de las cuentas por cobrar se convierte en deuda incobrable, el balance de la empresa puede considerarse exagerado. Esto puede convertirse en una preocupación importante de auditoría si el monto de la deuda incobrable es demasiado alto.

Las cuentas incobrables o deudas incobrables son saldos que las empresas no pueden cobrar.

Métodos contables para cuentas incobrables

La gerencia debe determinar el método contable que utilizará una empresa para cancelar las deudas incobrables. El método de cancelación directa es uno de los métodos que se utilizan habitualmente. En este método, las cuentas por cobrar no cobradas y determinadas como deudas incobrables se cancelan en los libros como un gasto en el período en el que se clasifican como deudas incobrables. La gerencia también determina los criterios para determinar cuándo las cuentas no cobradas se trasladan a gastos de insolvencia. Los criterios pueden basarse en porcentajes históricos, un porcentaje general de ventas, promedios de la industria u otros medios que la empresa utiliza para establecer cuándo determinar la morosidad. Independientemente de la directriz que se siga, con el método de cancelación directa la deuda incobrable se cancela en el período contable en el que se clasifica como deuda incobrable.

Veamos un ejemplo del método de cancelación directa. Digamos que una empresa vende $ 5,000 de metal en bruto a uno de sus clientes a crédito en mayo, parte del período del segundo trimestre. En octubre, resulta obvio que el cliente solo podrá pagar $ 4,000 y los $ 1,000 restantes se convierten en deudas incobrables. Esto se da de baja como gasto en el período del cuarto trimestre.

Sin embargo, las empresas pueden presupuestar los gastos por deudas incobrables, que pueden cubrir parte de la diferencia. Los auditores examinarán la metodología seguida y qué tan precisas son las estimaciones con respecto a los datos reales para aprobar las finanzas de la empresa.

Supongamos que una empresa tiene ventas por $ 100,000. Este será un débito a las cuentas por cobrar y un crédito a la cuenta de ventas comerciales. Si utilizamos el método de porcentaje de ventas para determinar los saldos de cuentas incobrables, al final del siguiente período, la empresa determinaría la cantidad a cancelar. Supongamos que es el dos por ciento de las ventas. La empresa registraría un crédito de $ 2,000 en la cuenta de cuentas por cobrar, para reducir el saldo adeudado. La compensación por esto sería un débito de $ 2,000 a la cuenta de gastos por deudas incobrables. No existe una correspondencia directa uno a uno de los gastos con los ingresos utilizando este método.

La desventaja del método de cancelación directa es que el gasto por la cancelación de deudas incobrables no se reconoce y equipara en el mismo período que los ingresos. El método de cancelación directa sigue el principio de contabilidad de caja. Sin embargo, el método de cancelación directa viola el principio de concordancia que requiere que los ingresos y gastos se informen en el mismo período contable en el que se produjeron los gastos. La idea es que exista una relación de causa y efecto entre los ingresos y los gastos que se debe informar como tal. Cuando no existe ninguna relación, los gastos deben cancelarse inmediatamente.

Dado que la deuda incobrable tiene una relación con los ingresos declarados, lo ideal es que una empresa quiera hacer coincidir la deuda incobrable con el mismo período en el que se obtuvieron los ingresos. El método de asignaciónse utiliza para lograr esto. Primero, una empresa debe estimar la cantidad de sus cuentas por cobrar que no se cobrará, quizás basándose en porcentajes de cobranza históricos, un porcentaje de las ventas netas, promedios de la industria, un calendario de antigüedad de la empresa o un porcentaje de la antigüedad por cobrar. Luego, esta cantidad estimada se registra en una cuenta de balance, o cuenta de contra activos, denominada Provisión para cuentas dudosas o Provisión para cuentas no cobradas. Al registrar esta entrada en la contracuenta, el total informado para las cuentas por cobrar es una cifra más realista, y registrar la pérdida de ventas estimada en el mismo período que las ventas ayuda a la empresa a cumplir mejor con el principio de coincidencia. A diferencia del método de asignación, el método de cancelación directa no utiliza una cuenta de reserva o asignación.

Resumen de la lección

La mayoría de las empresas que venden bienes y servicios a crédito tomarán medidas antes de la venta para ayudar a minimizar la probabilidad de cuentas incobrables. Por lo general, la empresa completará una verificación de crédito y establecerá algún tipo de límite de crédito para los clientes, al menos inicialmente hasta que el cliente haya demostrado ser digno de crédito. Sin embargo, incluso los mejores clientes pueden experimentar problemas financieros no planificados que podrían resultar en una cuenta incobrable . Las cuentas por cobrar se registran como activos corrientes en el balance general con la expectativa de que la cuenta se pueda cobrar dentro de los 12 meses. Cuando estos saldos de cuenta se vuelven incobrables o se vuelven incobrables, se pueden cancelar los estados financieros mediante el método de cancelación directa., lo que significa que se cargan en ese mismo período como gasto. Si una empresa está siguiendo el método de provisión para reportar cuentas incobrables, la cancelación será contra la cuenta de provisión establecida para este propósito. La dirección de la administración sobre políticas y procedimientos debe controlarse y seguirse estrictamente para garantizar el cumplimiento de la auditoría y la presentación de informes financieros precisos.