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Cuentas por cobrar: definición, proceso y ejemplos

Publicado el 6 septiembre, 2020

AR definido

¿Tiene idea de qué son las cuentas por cobrar? Puede que ya tenga una idea de lo que son, pero permítame tomarme unos minutos y enseñarle exactamente qué son, cómo surgen y cómo se registran en los registros contables de una empresa. Las cuentas por cobrar , que a menudo se denominan simplemente AR , son el dinero que los clientes deben a la empresa por los bienes vendidos o los servicios prestados.

Proceso AR

Es un simple giro de los acontecimientos que crea una cuenta por cobrar. Para tener cuentas por cobrar, necesita dos cosas: una venta y una compra. Una empresa vende un artículo o un servicio a un comprador y extiende un crédito a ese comprador para que el costo total de la venta pueda pagarse más tarde y en los términos acordados entre el vendedor y el comprador. Cuando el comprador acepta los términos establecidos por el vendedor, entonces se ha realizado una compra. Ahora bien, si no se otorga esa extensión de crédito y el pago se realiza en el momento de la venta, no se crearon cuentas por cobrar.

Una vez que se crean las cuentas por cobrar, debe registrarse en los registros contables. Dado que la cuenta AR se considera una cuenta de activos, se registra en el libro mayor y se informa en el balance general de una empresa. Vaya, hay muchos términos allí, ¿no? Permítanme explicarlos un poco mejor. Un activo es algo que posee una empresa. El libro mayor es el lugar donde se registran todos los aumentos y disminuciones en las cuentas del balance. El balance es el estado financiero que reporta todas las cuentas de una empresa y sus saldos. Ahora que aclara las cosas, ¿no?

Hablemos del proceso de grabación real. Cada transacción que ocurre en una empresa tiene al menos una cuenta que se acredita y una cuenta que se carga. Para registrar una venta que resultó en una cuenta por cobrar, necesitaría realizar una entrada de débito en la cuenta de cuentas por cobrar por el monto de la venta y una entrada de crédito en la cuenta de ingresos por la misma cantidad. Ingresoses la cantidad de dinero que se recibe o se recibirá de una venta. Al debitar la cuenta AR y acreditar la cuenta de ingresos, los saldos en ambas cuentas aumentan. Cuando se recibe el pago en la cuenta, se carga el monto del pago en la cuenta de efectivo y se acredita en la cuenta AR. Esto disminuye la cantidad en la cuenta AR y aumenta el saldo de la cuenta de efectivo. Cada vez que se realiza un pago en la cuenta de un cliente, disminuirá el saldo de AR, al igual que cada vez que se realice una nueva venta a crédito, aumentará el saldo en la cuenta de AR.

Ejemplo

Ahora que le he dado los conceptos básicos, veamos un ejemplo. Hace un par de días, tuve un evento desafortunado. Un rayo golpeó mi televisor y lo destruyó por completo. Como me gusta ver televisión, era imprescindible reemplazarla, así que me dirigí a la tienda de electrónica local y comencé a seleccionar mi televisor. Había televisores de todos los tamaños y precios. Al principio, solo tenía la intención de comprar una pantalla plana de 32 pulgadas que costaba $ 549. Sabía que podía pagar en efectivo por eso. Pero ahí estaba: el televisor de todos los televisores. Vi este televisor inteligente de 60 pulgadas que virtualmente podía leer mi mente y decidir qué canal quería ver. Esa cosa tenía más campanas y silbidos de los que sabía usar y un precio que igualaba. Pero no me importaba. Esa fue la televisión para mí. Yo no Ni siquiera piénselo dos veces antes de firmar mi nombre en la línea de puntos del contrato de crédito de la tienda y aceptar los términos establecidos en ese contrato. En esa única acción, creé tanto una factura para mí como una cuenta por cobrar para la tienda. El precio del televisor de 60 pulgadas es de $ 2,000. Entonces, ¿cómo se verían las entradas de diario para esta transacción?

Dado que la tienda de electrónica me vendió el televisor y lo compré, la entrada se vería así:

Fecha Arkansas Los ingresos por ventas
1 de noviembre – $ 2,000 + $ 2,000.

Los términos del acuerdo son que pagaré $ 200 por mes en la televisión durante diez meses. Entonces, ¿cómo se verán las futuras entradas del diario cuando realice los pagos? Ahora recuerde, al registrar un pago en una cuenta de AR, se debita el monto del pago en la cuenta de efectivo y se acredita en la cuenta de AR. Eso significaría que la entrada del diario se vería así:

Fecha Efectivo Arkansas
1 de diciembre – $ 200 + $ 200.

Ahora, esta es la forma en que se registrarán todos los pagos en las cuentas de AR.

Resumen de la lección

Las cuentas por cobrar de una empresa, que también se denominan AR , son el dinero que los clientes deben a la empresa por los bienes vendidos o los servicios prestados. Para que se pueda crear una cuenta AR, debe haber una venta realizada por una empresa a un comprador que implique una extensión de crédito. Si se realiza una venta donde se recibe efectivo en el momento de la venta, entonces no se crea AR.

Las cuentas por cobrar se consideran activos de una empresa que se registran en el libro de contabilidad y se informan en el balance de la empresa. Un activo es algo que posee una empresa. El libro mayor es el lugar donde se registran todos los aumentos y disminuciones en las cuentas del balance. El balance es el estado financiero que reporta todas las cuentas que tiene una empresa y sus saldos.

Cuando se registra un AR en los registros contables, se registra como un débito en la cuenta de cuentas por cobrar y un crédito en una cuenta de ingresos. Los ingresos son la cantidad de dinero que se recibe o se recibirá de una venta. Esto aumenta los saldos tanto en la cuenta AR como en la cuenta de ingresos. Cuando se realiza un pago en una cuenta AR, ese pago se registra como una entrada de débito en la cuenta de efectivo y una entrada de crédito en la cuenta de AR, lo que reduce el saldo en la cuenta de AR y aumenta el saldo en la cuenta de efectivo. Con cada nueva transacción de AR que se produce, se repiten los pasos del proceso de grabación.

Los resultados del aprendizaje

Después de esta lección, debería poder:

  • Describir las cuentas por cobrar y cómo se crean.
  • Definir activo, libro mayor, balance e ingresos
  • Explicar cómo se registran las cuentas por cobrar en los registros contables.

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