Cuentas por cobrar y presupuestación para oficinas veterinarias

Publicado el 9 noviembre, 2020

Presupuesto diario y cuentas por cobrar

Apuesto a que en algún momento alguien te debía dinero. Tal vez fue dinero para el almuerzo, o tal vez fueron decenas de miles de dólares.

A las empresas se les debe dinero todo el tiempo. En realidad, muchas empresas no reciben dinero hasta bastante después de vender su producto. En medicina veterinaria, tratamos de evitar eso.

Y también estoy dispuesto a apostar a que ha tenido que presupuestar su dinero en algún momento. Una vez más, tal vez tuvo que presupuestar su propio dinero para el almuerzo de la semana o tal vez presupuestar su dinero para todo durante todo un año.

Entonces, sin más demora, repasemos los conceptos básicos del presupuesto y las cuentas por cobrar en medicina veterinaria.

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son el dinero que se le debe a una empresa por un producto o servicio. Es dinero que no se pagó en el momento del servicio y, por lo tanto, es una deuda que alguien tiene con la clínica.

Digamos que actualmente la cuenta de cuentas por cobrar en su clínica tiene un saldo de $ 0. Entonces entra un cliente, se realizan servicios por valor de $ 100, pero solo puede pagar $ 70 durante el pago. Dado que no se pagaron $ 30 y todavía se le debe a la clínica, el saldo de las cuentas por cobrar ahora aumenta a $ 30.

Obviamente, cuando una clínica no recibe el dinero que se le debe, tiene que sacrificar en alguna parte o en otra cosa.

Para evitar un saldo excesivo en las cuentas por cobrar, una práctica debe esforzarse por recibir el pago completo en el momento del servicio. Una de las mejores formas de minimizar el monto en las cuentas por cobrar es proporcionar al cliente un presupuesto para que pueda ver rápidamente si es algo que podrá pagar.

Para evitar más sobrellenar las cuentas por cobrar, no guarde cheques para los clientes. Lo que esto significa es que no debe retener un cheque (en lugar de depositarlo en el banco de inmediato) para un cliente hasta una fecha futura. No hay garantía de que haya fondos en la cuenta bancaria del cliente en el futuro.

Además, no acepte cheques posfechados. Un cheque posfechado es un cheque con una fecha futura escrita en él. En algunos estados, esto es realmente ilegal, e incluso si no es ilegal, una vez más, no hay garantía de que haya fondos en una fecha futura.

Además, cada cliente que paga con cheque debe tener anotado su número de licencia de conducir. Esto ayuda a las agencias de cobranza a cobrar el monto adeudado si un cheque rebota. Los cheques devueltos o devueltos no son infrecuentes en la práctica veterinaria. El problema con los cheques devueltos es que tienen una tarifa bastante significativa asociada, algo así como 20 o 30 dólares. ¡Eso es mucho dinero! Los clientes deben saber que si su cheque rebota, ellos serán responsables de pagar esta tarifa.

Los clientes que tienen saldos pendientes deben recibir estados de cuenta mensuales con el monto adeudado y una solicitud de pago. Los estados de cuenta pueden incluir una tarifa por el estado de cuenta en sí, ya que se necesita tiempo y dinero para generar y enviar un estado de cuenta mensual. Los estados de cuenta a menudo también incluyen cargos por financiamiento.

Si la clínica ha hecho todo lo posible para trabajar con el cliente para cobrar un saldo pendiente, lo que incluye hacer llamadas telefónicas de recordatorio, enviar cartas certificadas y dar 90 días para pagar el saldo, y el cliente aún se niega o no puede pagar, entonces el las cuentas se pueden entregar a una agencia de cobranza. En este punto, o incluso antes, la clínica a menudo se negará a atender al cliente hasta que se liquide su saldo pendiente.

Presupuestación

Tan importante como es cobrar cuentas pendientes, es importante estimar los gastos e ingresos esperados durante un período de tiempo futuro específico, o más simplemente, presupuestar su dinero.

Una clínica veterinaria deberá averiguar dónde se encuentran sus gastos para poder presupuestar adecuadamente su dinero. Algunos gastos obvios se encuentran en salarios, equipo médico, suministros de oficina, servicios públicos y costos de construcción. Los gastos menos obvios incluyen la contratación de un CPA , contador público certificado, para ayudar con el presupuesto; un abogado para asesoramiento legal; donaciones de suministros a refugios locales; pago del seguro y gastos de educación continua.

Del mismo modo, las clínicas pueden tener más de una fuente de ingresos. Estos incluyen la realización de servicios como cirugías, venta de medicamentos, alimentos clínicos recetados e incluso baratijas ubicadas en el área de espera.

Un presupuesto es muy importante. Piense en esto: también debe crear un presupuesto para el año, a fin de determinar cuánto va a ganar y en qué va a gastar, cuánto y cuándo.

Si no presupuesta su dinero, ¡fácilmente podría quedarse sin dinero para el año antes de que el año termine! ¿Y entonces que? Entonces estás en problemas. Por eso, el presupuesto es tan importante en la medicina veterinaria.

Resumen de la lección

Esta lección cubrió un par de puntos: los conceptos de cuentas por cobrar y presupuesto.

Las cuentas por cobrar son el dinero que se le debe a una empresa por un producto o servicio. Es posible que se le deba dinero a una clínica por más de un motivo, incluido un cheque posfechado que rebota. Por supuesto, no debe aceptar cheques posfechados. Un cheque posfechado es un cheque con una fecha futura escrita en él.

También repasamos el presupuesto. Un presupuesto es una estimación de los gastos e ingresos esperados durante un período de tiempo futuro específico.

Las clínicas deben presupuestar su dinero para tener suficiente efectivo disponible para sus operaciones. Las fuentes de ingresos incluyen la venta de medicamentos, mientras que los gastos incluyen cosas como salarios. ¡Otro gasto será que necesitan contratar a un contador público certificado, un contador público certificado, para ayudar con el presupuesto!

Términos clave

Presupuestación

cuentas por cobrar: dinero que se le debe a una empresa por un producto o servicio

cheque posfechado: un cheque con una fecha futura escrita en él

presupuesto: una estimación de los gastos e ingresos esperados durante un período de tiempo futuro específico

CPA: Contador público certificado

Resultado de aprendizaje

Después de revisar esta lección, debería poder describir las cuentas por cobrar y el presupuesto de las oficinas veterinarias.

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