Voy a la tienda
¿Alguna vez te has preguntado, cuando paseabas por tu tienda favorita, cómo llegaron aquí todos esos artículos geniales? ¿Quién es el responsable de los procesos necesarios para poner todos esos productos en los estantes? Hay dos departamentos principales que encuentran, compran, aceptan, almacenan y proporcionan las cantidades adecuadas cuando es necesario. Estas son las responsabilidades y funciones de los departamentos de compras y tiendas . En esta lección veremos Sally’s Garden Supply y veremos cómo Sally usa sus departamentos de compras y tiendas para ayudarla a mantener los productos en stock que hacen que sus clientes regresen.
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El Departamento de Compras
Uno de los empleados de Sally, Tony, dirige el departamento de compras . Tony es responsable de encontrar y ordenar todos los artículos que Sally quiere vender en su tienda. En este momento, Sally está planificando su venta anual de macetas de cerámica en la primavera para poder atraer a muchos clientes nuevos y existentes que quieran colocar plantas dentro y fuera de sus hogares durante las estaciones más cálidas. Sally habla con su departamento de contabilidad para averiguar cuánto dinero tiene para trabajar y también con su gerente de ventas para averiguar cuántos botes pueden esperar vender en los próximos meses.
Después de realizar su investigación interna, Sally acude a Tony en el departamento de compras con una Solicitud de compra (PR) . El RP da descripciones de los productos y los costos estimados para cada maceta. Muchas veces, a menudo tendrá una certificación del departamento de contabilidad de que esos fondos se han reservado específicamente para esa compra. Tony luego realizará una investigación de mercado . La investigación de mercado es cuando Tony buscará las diversas fuentes de los artículos solicitados, comparará los precios iniciales, los costos de envío, las prácticas estándar de la industria e incluso los comparará con compras anteriores de los mismos artículos en el pasado.
En este caso, Sally desea realizar un pedido grande, por lo que Tony envía una Solicitud de cotización (RFQ) a algunas empresas diferentes que fabrican, distribuyen o venden al por mayor vasijas de cerámica. Las empresas responderán a la RFQ de Tony con sus precios y es posible que debido a que el pedido es grande (diez paletas de macetas), intente contactar con ellas para negociar un mejor precio y hacer uso de la economía de escala . Una economía de escala es cuando un vendedor toma un margen de ganancia más bajo para vender una gran cantidad de un producto porque puede obtener mejores descuentos para hacer más, y le costará menos por artículo que producir un lote más pequeño. Además, los proveedores probablemente pagarán menos por sus materiales cuando compren al por mayor.
Cuando termine el tiempo para la RFQ o cuando se hayan recibido todas las cotizaciones, Tony evaluará las cotizaciones, posiblemente tratará de negociar un mejor precio y luego tomará una decisión final de qué empresa comprará las macetas. Parte de la cotización debe incluir el costo de envío de los artículos a Sally’s Garden Supply y quién es responsable de los artículos durante el tránsito. Cuando se tome una decisión final, Tony redactará el contrato de venta y hará que todas las personas apropiadas lo revisen y firmen para que sea legalmente ejecutable.
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Luego, la compañía producirá o enviará los artículos al almacén de Sally’s Garden Supply para su recepción. Una vez que los artículos son recibidos y aceptados (si no están rotos), se le puede pagar a la compañía por los artículos y Tony puede pasar a trabajar en otras compras.
Departamento de Tiendas
Marcy es la gerente del departamento de tiendas . Una vez que se aceptan las macetas, tienen que ir a alguna parte. Marcy y su equipo tomarán y administrarán los artículos hasta que se vendan. Los estantes de la tienda de Sally solo pueden contener un número limitado y tienen espacio de almacenamiento en toda la ciudad que almacena las ollas sobrantes y otros suministros hasta que se necesiten en la tienda. El departamento de tiendas tiene muchas funciones que incluyen:
- Inspección y aceptación de productos entrantes
- Identificación y almacenamiento temporal
- Movimiento de mercancías donde sea necesario
- Gestión de registros y contabilidad de inventario
- Embalaje y envío
El departamento de tiendas será el que acepte las entregas realizadas a partir de los contratos de Tony y luego determinarán el mejor lugar para esos artículos. Marcy decide enviar dos tarimas de macetas a la tienda para su exhibición, mientras que las otras ocho permanecerán en el almacén. Dentro del almacén, están etiquetados para que los empleados puedan saber fácilmente lo que hay en las cajas y algunos están reservados para ventas en línea a través del sitio web de Sally’s Garden Supply.
Hay una gran cantidad de equipos pesados, como carretillas elevadoras, transpaletas y pequeñas grúas para mover productos rápidamente en grandes cantidades. Los estantes altos ayudan a mantener todos los artículos organizados. Marcy también tiene un especialista que mantiene un inventario activo de cuántos de cada artículo hay en stock y notifica a los gerentes cuando los suministros de ciertos artículos se están agotando. El especialista también llena cualquier formulario en caso de rotura, robo u otra pérdida de inventario.
Resumen de la lección
El departamento de compras es responsable de comprar los artículos necesarios para el funcionamiento de una organización. La Solicitud de Compra es el documento utilizado que especifica las características de los artículos necesarios y cuánto dinero se reserva para esa compra. El departamento de compras realiza una investigación de mercado para obtener más información sobre quién vende los artículos necesarios, los costos, el transporte y la redacción de los contratos con las empresas para finalizar la venta.
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El departamento de tiendas continúa donde termina el departamento de compras. Ellos inspeccionan y aceptan las compras y administran todos los artículos y el papeleo relacionado hasta que el artículo se vende o se pierde por daño o robo.
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