Desarrollar un plan de gestión de proyectos

Creación de un plan de gestión de proyectos

Cuando un arquitecto diseña una estructura, crea varios planos o dibujos que describen el alcance completo del proyecto, incluidos los planos de planta, así como la ubicación de los sistemas eléctricos, HVAC y de plomería, llamado plan de arquitectura. De manera similar, los gerentes de proyecto crean un plan de gestión de proyectos, que consiste en múltiples planes subsidiarios más pequeños con el propósito de establecer estratégicamente cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará un proyecto.

El plan de gestión del proyecto es un grupo de documentos que trazan una estrategia de entrega para un proyecto específico; a medida que se obtiene nueva información, se puede actualizar el plan. Se considera parte del resultado del proceso de planificación porque una vez completado, el proyecto en sí está listo para ponerse en marcha de acuerdo con los parámetros de los documentos que contiene.

Planes subsidiarios

Los planes de gestión de proyectos generalmente se componen de uno o más planes subsidiarios. Si bien el Project Management Institute (PMI) ha identificado nueve planes subsidiarios clave , es posible que no todos sean adecuados para todos los proyectos. Los nueve planes subsidiarios son:

1. gestión del alcance
2. gestión de programación
3. Administracion de recursos
4. gestión de la calidad
5. la mejora de procesos
6. gestión de personal
7. gestión de la comunicación
8. gestión de riesgos
9. dirección de Procuración

Algunos planes de gestión de proyectos también pueden incluir planes menores, como la lista de hitos, el calendario de recursos, la línea base del cronograma, la línea base del costo, la línea base de la calidad y el registro de riesgos.

Es el trabajo del gerente de proyecto establecer los objetivos clave del proyecto, trabajar con los líderes del equipo para decidir qué tareas se necesitan para alcanzar esas metas y quién (o qué departamentos) deben participar para llevar a cabo esas tareas. Un plan de gestión de proyectos es una forma de registrar y comunicar esa información y mantener a todos en el cronograma. Puede pensar en planes subsidiarios clave y menores como los componentes básicos del plan de gestión del proyecto.

Entradas

El siguiente paso es identificar las entradas para el plan de gestión del proyecto: el enunciado del alcance del proyecto, el proceso de gestión del proyecto, los factores del entorno empresarial y los activos del proceso organizativo:

1. Declaración del alcance del proyecto : el director del proyecto comparte las expectativas del cliente.
2. Proceso de gestión del proyecto : el director del proyecto comparte el costo del proyecto establecido o estimado del cliente, los tipos de roles necesarios para completar las tareas, un cronograma de entrega propuesto y la identificación de los supuestos y restricciones relacionados.
3. Factores del entorno empresarial : esta es una lista de factores relevantes que no puede controlar; sin embargo, estos incontrolables pueden crear problemas para su proyecto. Un plan de gestión de proyectos reconoce estos factores, como el temperamento de la cultura organizacional, o si existe un plan para utilizar los recursos internos o externos, conocidos como servicios profesionales.
4. Activos de los procesos organizacionales : las organizaciones generalmente han establecido procesos estandarizados para implementar proyectos y gestión de datos. El plan de gestión del proyecto debe describir la aplicación de las políticas y procedimientos estandarizados de una organización. También debe mostrar cómo el proyecto cumple con las pautas organizativas para la gestión de datos. Por ejemplo, algunas organizaciones pueden prohibir que los datos se muevan fuera del sitio; por lo tanto, el cliente no le permitirá a usted ni a su personal trabajar desde casa.

Herramientas y técnicas

Parte del desarrollo de un plan de gestión de proyectos requiere identificar las herramientas y técnicas que se pueden utilizar para garantizar el éxito. Dependiendo del proyecto, las metodologías apropiadas pueden incluir cascada tradicional o scrum ágil; Los sistemas de información de gestión de proyectos como los diagramas de Gantt o los archivos de Microsoft Excel pueden ayudar a rastrear y monitorear las tareas y el progreso. Un proceso de gestión de control de cambios formalizado (un subcomponente del sistema de información de gestión de proyectos) evita que el alcance se desvíe. La fluencia del alcance es la aceptación de requisitos no autorizados sin evaluar cómo esos requisitos afectarán el cronograma, el alcance y el costo del proyecto.

Resumen de la lección

El plan de gestión del proyecto documenta la estructura y el proceso para realizar las tareas necesarias para completar un proyecto; también incluye procesos para monitorear el progreso, controlar las variables conocidas y desconocidas, y los requisitos para su finalización. Puede y debe revisarse a medida que se obtenga información adicional o cambie el alcance del proyecto.

Los planes de gestión de proyectos se componen de planes subsidiarios , de los cuales hay nueve, aunque no todos los proyectos requieren los nueve. Ellos son: gestión del alcance, gestión de la programación, gestión de recursos, gestión de la calidad, mejora de procesos, gestión de personal, gestión de comunicaciones, gestión de riesgos y gestión de adquisiciones. Antes de empezar, el director del proyecto necesita las aportaciones . Estos son los factores que gobiernan lo que se incluye en el plan de gestión del proyecto, y son: declaración del alcance del proyecto, proceso de gestión del proyecto, factores del entorno empresarial y activos del proceso organizativo.

Los gerentes de proyectos pueden utilizar metodologías como scrum ágil junto con sistemas de gestión de información de proyectos para mantener los proyectos en marcha y medir el progreso. Estas herramientas también minimizan la instancia y el impacto del alcance a través de un proceso de gestión de control de cambios.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador