Nómina de sueldos
Las pequeñas empresas y las empresas emprendedoras pueden tener una pequeña cantidad de empleados, pero sus necesidades de nómina, opciones y consideraciones legales siguen siendo complejas.
Procesando
Antes de procesar una nómina, el empleador debe determinar cómo paga a sus empleados. Los empleados deben conocer su tasa de pago, que podría ser una tarifa por hora o un salario anual. Esto debe comunicarse claramente, por escrito, y generalmente se encuentra en la carta de oferta.
En un nivel alto, el procesamiento de la nómina contiene cuatro pasos principales. El primer paso para procesar una nómina es confirmar la cantidad de horas trabajadas por los empleados. La persona que maneja la nómina verificará las horas de trabajo registradas y el tiempo libre pagado. El segundo paso es que la persona que procesa la nómina actualice el archivo de nómina maestro de la empresa con cualquier nueva contratación, terminación o ajuste salarial. Este paso incluye el cálculo de la indemnización por despido o pagos por vacaciones. El tercer paso es hacer que un software de nómina realice los cálculos de pago necesarios, como horas extraordinarias y cálculos de retención de impuestos. El cuarto paso es revisar la precisión de los informes generados y confirmar la presentación de la nómina.
Opciones para pequeñas empresas
La primera opción de nómina para una pequeña empresa es realizar la nómina internamente, generalmente comprando un software de nómina. Este software, llamado sistema de nómina , es un tipo de software que tiene la capacidad de pagar a los empleados así como los impuestos correspondientes. La funcionalidad normalmente incluye el seguimiento de las horas trabajadas, el seguimiento del tiempo libre y el cálculo de la retención de impuestos y otras deducciones.
En una pequeña empresa, puede haber un administrador de nómina dedicado o esta responsabilidad puede recaer en alguien del departamento de finanzas, un gerente de oficina o un administrador. El software se basa principalmente en línea y hay muchas marcas diferentes de software disponibles para procesar una nómina. Varían en costo y características, por lo que una pequeña empresa o empresa emprendedora debe evaluar las opciones de software en función del tamaño de la empresa, qué tan complejas o sólidas son sus necesidades de nómina y qué tan automatizado desea que sea el proceso.
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Otra opción es utilizar un proveedor de nómina de terceros para procesar la nómina. Un proveedor de nómina de terceroses una organización cuyo único objetivo es dar servicio a clientes que deseen subcontratar todo o parte de su proceso de nómina. Las compañías de nómina de terceros pueden manejar el cálculo de horas y horas extra, deducir el tiempo de vacaciones, pagos de comisiones, impuestos estatales y federales e imprimir cheques o utilizar el depósito directo. El principal beneficio de utilizar un proveedor de nómina de terceros es que están familiarizados con los impuestos y otras deducciones, y pueden hacer que la empresa cumpla con las leyes estatales y locales. De manera similar a la selección del software de nómina, las empresas tienen muchas opciones diferentes al elegir un proveedor de nómina de terceros. Y, al igual que con la selección de software, se deben hacer consideraciones basadas en la automatización y la complejidad de la nómina y el tamaño de la empresa.
Consideraciones legales
Las empresas deben estar al tanto de las retenciones de impuestos estatales y federales. El impuesto sobre la nómina es un impuesto que un empleador retiene del pago de un empleado y paga al gobierno en nombre de sus empleados. El impuesto sobre la nómina se basa en los salarios devengados por el empleado.
Los empleadores también deben proporcionar a los empleados un formulario W2 del IRS cada año, que es un informe que explica la compensación y la retención de impuestos. También puede haber requisitos estatales para la nómina, por lo que es importante que los empleadores investiguen y trabajen con el software de nómina o el proveedor para asegurarse de que cumplan.
Resumen de la lección
Procesar una nómina implica revisar y confirmar la cantidad de horas trabajadas y realizar cambios en el archivo maestro para nuevas contrataciones, terminaciones y cambios de salario. Luego, los cálculos de nómina y las retenciones de impuestos sobre la nómina deben calcularse y revisarse antes de enviar y aceptar finalmente la nómina. Las pequeñas empresas y las empresas emprendedoras tienen muchas opciones para el método mediante el cual procesan la nómina. Una empresa puede optar por realizar la nómina internamente con un sistema de nómina utilizando software en línea, o podría pagar a un proveedor de nómina de terceros para manejar todas sus necesidades de nómina. Independientemente del método, las empresas deben tener cuidado de cumplir con los impuestos estatales y federales y las necesidades del formulario W2 del IRS .
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