Propósito de su mensaje
¿Alguna vez has hablado una y otra vez con alguien y luego, al final de la conversación, la respuesta no fue la que querías? ¿El propósito de su mensaje era informar, persuadir o comunicar buena voluntad? Esta lección explicará cómo seleccionar el propósito correcto de un mensaje: informar, persuadir o buena voluntad . Es importante pensar en lo que quiere decir y cómo quiere decirlo.
El primer paso es decidir exactamente qué esencia de un mensaje desea transmitir. Una vez que haya seleccionado el objetivo, es fácil adaptar el mensaje para llegar a su audiencia. Por ejemplo, Jill es gerente de recursos humanos de Fun Town Amusement Parks. Se le han asignado tres tareas para el día.
- Proporcionar orientación laboral para Harold, el nuevo operador de montaña rusa.
- Convence a Stella, la diseñadora de atracciones estrella, de que no se vaya de Fun Town por un trabajo diferente con su competencia.
- Ofrezca un ascenso a Tim haciéndolo el nuevo gerente de concesiones de bocadillos y también felicítelo.
Mensajes informativos
La primera tarea del día de Jill es proporcionar orientación para nuevas contrataciones a Harold con respecto a su nuevo trabajo de operador de montaña rusa. Dado que necesita transmitir beneficios de salud de rutina, información de nómina y conocimiento de procedimientos laborales, ha decidido crear un mensaje con el propósito de informar . Este propósito se puede utilizar para comunicar tareas rutinarias, repetitivas, diarias, instrucciones, códigos, pasos y procedimientos en el lugar de trabajo.
Ella utilizará una reunión individual por la mañana y luego permitirá que Harold vea seminarios web para capacitación adicional. La comunicación debe ser muy clara, directa y fácil de entender. Jill también ha proporcionado carpetas con información impresa para que el nuevo empleado pueda consultarla en cualquier momento. Ahora puede continuar con su segunda tarea del día.
Mensajes persuasivos
Un mensaje persuasivo ocurre cuando una persona intenta convencer a un individuo o grupo de que tome ciertas acciones específicas. Un ejemplo sería pedir una solicitud de acción para que un empleado haga algo. La tarea de Jill es convencer a Stella, la diseñadora estrella, de que no deje Fun Town para competir. Jill ha decidido llevar a Stella a almorzar y le comunicará todos los puntos clave de venta y los beneficios de permanecer en Fun Town.
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Otro punto clave de un mensaje persuasivo eficaz es que aborda y resuelve cualquier objeción. Stella originalmente quería dejar Fun Town por más dinero y prestigio. Una vez que Jill pudo analizar las razones de Stella para irse, la batalla terminó. Stella pudo ser persuadida de quedarse a través de un aumento en el salario, un nuevo título más elegante: Diseñadora de viajes senior y todos los dulces que quiere durante el día. Jill estaba muy feliz de cerrar con éxito el trato y mantener a Stella en la empresa.
Mensajes de buena voluntad
La última tarea de Jill del día fue darle la buena noticia a Tim de que lo estaban promoviendo a Gerente de Concesión de Bocadillos. Jill estaba emocionada de felicitar a Tim en persona, así que se dirigió a su puesto para decírselo. Ella también siguió con un mensaje de buena voluntad positivo en un correo electrónico y describió su nuevo salario. Los mensajes de buena voluntad se utilizan en el lugar de trabajo para mostrar un sentido de bondad y simpatía.
Ejemplos de mensajes de buena voluntad son las comunicaciones de agradecimiento, felicitaciones o comentarios positivos. Un mensaje de buena voluntad debe tener una actitud de usted con una introducción agradable y utilizar las palabras «yo» o «nosotros» para comenzar la comunicación. El correo electrónico de Jill comenzaba con: «Estamos muy contentos de ofrecerle el puesto de gerente».
Jill sigue las Cinco S de los mensajes de buena voluntad . Estas son pautas que muestran cómo cultivar mejor un mensaje positivo y amable. Las pautas son las siguientes:
- Sea desinteresado. Jill siempre crea mensajes que felicitan al lector y usa notas de agradecimiento dentro del contenido de la comunicación.
- Se específico. Los cumplidos positivos deben ser muy específicos.
- Ser sincero. El mensaje de buena voluntad no debe estar lleno de jerga comercial. En cambio, la comunicación debe ser honesta con un lenguaje conversacional. Jill nunca usa jerga corporativa en sus mensajes.
- Sé espontáneo. Jill siempre se asegura de que cada mensaje de buena voluntad se escriba desde cero. Ella no usa correos electrónicos enlatados y siempre firma la comunicación con ‘llámame o envíame un correo electrónico en cualquier momento’.
- Se breve. Es importante que los mensajes de buena voluntad sean breves y sencillos. Jill siempre hace que sus mensajes sean breves por naturaleza y sigue con un correo electrónico escrito que tiene aproximadamente un párrafo de extensión.
Resumen de la lección
Jill tuvo un día de trabajo muy exitoso y pudo completar las tres tareas comunicativas. ¿Por qué? Pudo identificar el propósito correcto de cada tarea y luego adaptar el mensaje de manera apropiada. Hay tres propósitos para un mensaje: informar, persuadir o buena voluntad.
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El primer propósito es informar dónde se puede usar un mensaje para comunicar tareas rutinarias, repetitivas, diarias, instrucciones, códigos, pasos y procedimientos en el lugar de trabajo. Jill pudo proporcionar un mensaje informativo a Harold como parte de su orientación.
El segundo propósito es persuadir , que es cuando una persona intenta convencer a un individuo o grupo para que tome ciertas acciones específicas. La tarea de Jill era persuadir a Stella para que se quedara como diseñadora en Fun Town.
El último propósito es ofrecer buena voluntad que es mostrar un sentido de bondad y amistad. Jill tuvo que enviar un mensaje de buena voluntad a Tim para felicitarlo por su nueva promoción. Las 5 C de la buena voluntad son: ser breve, espontáneo, sincero, específico y desinteresado.
Los resultados del aprendizaje
Al final de esta lección, debería poder:
- Determine el propósito de su mensaje
- Recuerde los tres propósitos principales de la mensajería
- Explicar las cinco pautas para un mensaje de buena voluntad
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