El área de recepción en una oficina veterinaria

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El área de recepción

“Sí, ¿puedes esperar un momento?”

¿Dónde está el doctor Owidhertz?

¿Alguien puede traer una bolsa de comida aquí?

Aquí tiene su recibo, señor.

¡Limpia el pasillo cuatro! ¡Sopa de cachorros de almejas en el suelo!

‘¿¡Dónde está el Dr. Owidhertz !?’

‘Gracias por esperar. Sí, las cosas van muy bien aquí. Gracias por preguntar.’

No se puede juzgar un libro por su portada, pero un cliente veterinario juzgará un hospital veterinario por su área de recepción , que, junto con el área de espera, es la primera área que los clientes ven al ingresar a una clínica u hospital veterinario. El área de recepción es donde encontrará recepcionistas , personas responsables del mantenimiento de la recepción de una instalación veterinaria, la comunicación adecuada con los clientes y las admisiones de pacientes.

Los recepcionistas hacen muchas otras cosas, como contestar llamadas telefónicas, programar citas y revisar y cobrar el pago. Lo más importante es que deben ser expertos en escuchar a los clientes, responder todas las preguntas de manera cordial y saludar a todos los clientes por teléfono y a los que ingresan a la clínica de manera profesional y amigable.

Si los recepcionistas no hacen bien su trabajo, los clientes juzgarán a la clínica veterinaria por su cobertura. Un área de recepción desordenada, junto con recepcionistas breves, puede hacer que el negocio de una clínica veterinaria se derrumbe, sin importar cuán espectacular sea la atención médica. Veamos qué más sucede en el área de recepción y cómo se ven a menudo.

El esquema básico de un área de recepción

Sin duda, las áreas de recepción diferirán en tamaño y diseño de una clínica a otra; algunos son muy pequeños y simples, mientras que otros están revestidos de mármol y tienen acuarios gigantes para entretener a los clientes y gatos mientras esperan ser vistos. Pero lo básico sigue siendo el mismo. Hay una entrada y sillas o bancos para que los clientes y los pacientes se sienten mientras esperan ser atendidos en la sala de espera. Un mostrador de recepción con computadoras, teléfonos y equipo de oficina suele estar cerca de la entrada al pasillo que conduce a las salas de examen. Los expedientes médicos a menudo se ven en el área de recepción o cerca de ella.

Puede haber folletos y material de lectura para mascotas. Bueno, no para ellos, pero información importante sobre ellos que sus dueños pueden tomar nota. También puede haber alimentos clínicos recetados apilados en los estantes para que los clientes se los lleven a casa para su perro o gato, e incluso baratijas que las personas pueden comprar para sus mascotas. A menudo hay una báscula justo en el área de recepción donde alguien pesará un perro antes de llevarlo a una sala de examen; eso es lo básico de todo.

Lo que sucede en el área de recepción

En esta área de recepción, a menudo se ve a los recepcionistas tomando mensajes, priorizando llamadas y documentando conversaciones, mientras que otros encuentran registros médicos para que los clientes y veterinarios los examinen. Se puede ver a algunos proporcionando formularios médicos importantes para que los clientes los firmen y certificados de salud para que se los lleven a casa. Incluso puede encontrar algún técnico veterinario o asistente ocasional que realice tareas similares o trabaje en la computadora. Pero hay mucho más en el área de recepción.

Puede haber perros ladrando y los gatos, comprensiblemente, tienen miedo de los perros; ¡es por eso que algunas áreas de recepción tienen áreas especiales diseñadas solo para gatos! Puede haber uno o dos clientes no tan felices esperando un poco más de lo esperado por el veterinario. Una recepcionista, técnico o asistente eventualmente vendrá a buscarlos y los llevará a una habitación tan pronto como el médico esté listo, disculpándose por la demora en el camino a la sala de examen. Los recepcionistas también tienen la tarea de:

  • Evitar que los animales interactúen entre sí cuando sea necesario
  • Evitar que los niños y los animales interactúen cuando sea necesario
  • Triaje de pacientes, donde triaje es un término que se refiere a clasificar a los pacientes en orden de prioridad médica para aumentar el número total de supervivientes

Escenarios médicos

Hablando de llevar un animal a una sala de examen o esperar a un veterinario, el área de recepción es obviamente no solo el primer lugar al que ingresa el cliente, sino también el primer lugar al que ingresa el paciente. Es aquí donde los recepcionistas y otros miembros del equipo evalúan la situación para ver si:

  • El animal necesita atención médica inmediata.
  • El animal potencialmente posee una enfermedad transmisible , una enfermedad que puede transmitirse a otros animales en el área de recepción.
  • Si el cliente está extremadamente enojado por algo que está bien mientras entra, en cuyo caso, es mejor que el cliente y el paciente sean llevados a una sala de examen de inmediato o se notifique al veterinario de inmediato.

En algunos casos muy raros, el área de recepción tendrá incidentes que requerirán la atención de las fuerzas del orden y del personal médico humano. Estos incluyen clientes que no se sienten bien o que no están realmente allí, digamos, individuos que ingresan a la clínica sin razón aparente.

Resumen de la lección

El área de recepción es la primera área que ven los clientes al ingresar a una clínica u hospital veterinario. Aquí es donde encontramos recepcionistas , personas responsables del mantenimiento de la recepción de una instalación veterinaria, la comunicación adecuada con los clientes y la admisión de pacientes. El área de recepción básica tiene un mostrador de recepción con equipo de oficina y archivos médicos no muy lejos. También hay un área de espera y asientos, comida apilada en los estantes y una báscula para pesar a los perros a medida que entran.

En el área de recepción, encontrará recepcionistas, clientes, sus animales y, en algunas ocasiones, personal médico discutiendo la próxima o completa visita del paciente al hospital. Es importante tener en cuenta que es en el área de recepción donde el personal puede detectar primero si un animal necesita atención médica inmediata o si el animal potencialmente posee una enfermedad transmisible , una enfermedad que puede transmitirse a otros animales en el área de recepción.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya revisado esta lección en video, debería poder:

  • Describir la organización típica del área de recepción en una oficina veterinaria.
  • Identificar los roles de las recepcionistas en esta área.
  • Explicar diferentes escenarios que se pueden encontrar en el área de recepción.