Presupuesto efectivo: ventajas y elementos esenciales
¿Qué es un presupuesto?
¿No le gustaría tener una hoja de ruta para su negocio en el futuro? ¿Algo que le muestre exactamente hacia dónde debe dirigirse y le ofrezca un plan para llegar allí? Afortunadamente, eso es exactamente lo que hace un presupuesto. Un presupuesto es un plan que ayuda a las empresas a determinar dónde estarán con respecto a las finanzas y el inventario después de un período de tiempo determinado. Como puede imaginar, existen numerosos tipos de presupuestos. Sin embargo, todos ellos tienen un tema principal de planificación para el futuro en el centro de ellos. En esta lección, no solo analizaremos los beneficios de la elaboración de presupuestos, sino que también aprenderemos qué deben incluir las empresas para que sus presupuestos sean lo más útiles posible.
¿Por qué crear un presupuesto?
Hay muchas ventajas de presupuestar. Por supuesto, lo principal es la planificación. Una empresa no solo puede planificar dónde es probable que estén sus gastos, sino que también puede planificar la mejor manera de fomentar nuevos canales de ventas. Además, los presupuestos permiten a las empresas planificar con mayor precisión en lo que respecta a la producción, incluidos los costos de mano de obra y materiales. Además, los presupuestos pueden ayudar a las empresas a determinar qué empleados y procesos valen la pena y cuándo simplemente ralentizar las operaciones. Esto se puede hacer buscando ineficiencias dentro del proceso de presupuestación. Por ejemplo, si un departamento muestra un movimiento más lento de lo esperado, esto podría ser un motivo para que la alta dirección vuelva a examinar ese departamento. Podría ser que el gerente sea ineficiente o podría ser un problema estructural dentro de la empresa.
Los presupuestos también ayudan a las empresas a reforzar aquello en lo que deberían centrarse para obtener beneficios. Esto se debe a que los presupuestos muestran dónde gana dinero una empresa. Por ejemplo, una conocida empresa de tecnología solía incluir la palabra “computadora” en su nombre, pero se alejó de esa práctica cuando los presupuestos mostraron que obtenía cada vez más sus ganancias de teléfonos, reproductores de música y tabletas. Por último, se debe utilizar un presupuesto en comparación con los resultados del final del período para determinar qué salió bien y qué salió mal. No solo son herramientas de planificación de presupuestos, sino que también son útiles en el análisis.
¿Qué hace un buen presupuesto?
Entonces, ¿qué hace que tenga un buen presupuesto? Dado que cada presupuesto es diferente, hablaremos más aquí de temas generales que, si bien aún son necesarios, pueden no ser el análisis final de lo que necesitará su presupuesto específico. Ante todo, se debe informar un presupuesto. Tenga en cuenta que no dije exacto. Especialmente cuando se utiliza con fines de planificación, un presupuesto debe informarse con el mejor conocimiento disponible. Eso no significa necesariamente que sea exacto, pero aquellos que miran el presupuesto deben tener una idea informada de lo que realmente está sucediendo.
En segundo lugar, los presupuestos deben ser precisos con la información que tienen. Un presupuesto de producción o ventas defectuoso puede tener un efecto dominó en toda la empresa, por lo que es mejor detener estos errores antes de que comiencen. Finalmente, un presupuesto debe ser flexible. A menudo, las empresas querrán utilizar un presupuesto para modelar diferentes escenarios, de modo que puedan probar si vale la pena seguir un nuevo curso de acción. Un presupuesto flexible permite que estos cambios hipotéticos se lleven a cabo rápidamente, lo que permite a los planificadores ponerse a trabajar sin problemas.
Resumen de la lección
En esta lección, analizamos los conceptos básicos de un presupuesto o un plan que ayuda a las empresas a determinar dónde estarán con respecto a las finanzas y el inventario después de un período de tiempo determinado, así como el razonamiento para preparar los presupuestos. Vimos que los presupuestos tenían muchos usos más allá de simplemente pagar facturas o administrar ganancias. De hecho, podrían usarse para evaluar procesos y planificar escenarios hipotéticos. Sin embargo, para hacer esto, un presupuesto debe estar informado, ser preciso con la información disponible y ser flexible.