Escuela de Administración de Contingencias

Publicado el 19 septiembre, 2020

Esté siempre preparado

Tengo que decir que nunca fui un Boy Scout. No quiero decir que hice muchas cosas malas o incorrectas cuando era más joven (bueno, hice algunas cosas cuando era más joven), pero lo que quiero decir aquí es que nunca fui un Boy Scout real. Respeto mucho a las personas que se convirtieron en Boy Scouts, ya que tuvieron que pasar por mucho entrenamiento y ejercicios para obtener insignia tras insignia. Y, aunque pueda sonar extraño, la escuela de administración de contingencias se parece mucho al lema de los Boy Scouts, que es “Esté siempre preparado”.

¿Qué es la Escuela de Administración de Contingencias?

Las empresas o personas que se suscriben a la escuela de administración de contingencias lo hacen porque creen que no existe un proceso, sistema o enfoque único para administrar una empresa. El pensamiento aquí es planificar, organizar, liderar y controlar deben adaptarse a los problemas o circunstancias específicos que una empresa puede enfrentar o enfrenta. Algunas preguntas que el equipo de administración debe hacer al principio pueden incluir:

  • ¿Qué es lo correcto que debemos hacer en esta situación?
  • ¿Todos los departamentos deberían tener la misma estructura o cada uno debería ser único?
  • ¿Deben tomarse todas las decisiones en un solo lugar o en todos los lugares?
  • ¿Cómo deberían ser los incentivos para nuestro equipo?

Los gerentes que se suscriben a la escuela de administración de contingencias creen que, si bien puede tener sistemas y teorías para administrar su negocio, lo correcto depende de una variedad compleja de contingencias ambientales e internas críticas. Puede haber diferentes estructuras y filosofías de gestión en su lugar únicas para cada departamento o unidad de negocio, pero incluso pueden salir mal en el camino o necesitar cambiar en función de las presiones o circunstancias internas y externas. Por lo tanto, habrá planes y sistemas establecidos, y pueden ser iguales o diferentes para cada departamento, pero si surgiera un problema, esos sistemas también deberían, y muy probablemente se modificarán.

Mírelo de esta manera: antes de que el mercado de la vivienda colapsara, las empresas avanzaban y estaban haciendo buenos negocios. Tenían sus planes y sistemas en su lugar para administrar su negocio, entonces ¡bam! El fondo cayó fuera de la economía. Luego tuvieron que desarrollar contingencias para lidiar con ese problema. Por lo tanto, podrían haber creído en un enfoque de gestión de contingencias de que no existe una forma establecida de administrar un negocio y luego, cuando el mercado cambió, tuvieron que desarrollar planes de contingencia para hacer frente a ese cambio. Ahí es donde entra en juego la planificación de contingencias . Planificación de contingenciases un enfoque que cree que si desea administrar un negocio de manera efectiva durante cualquier período de tiempo, debe estar preparado para emergencias o interrupciones relacionadas con el funcionamiento de su negocio. El objetivo o el proceso de pensamiento es que debe asegurarse de que su empresa aún pueda funcionar u operar a pesar de cualquier cosa que pueda surgir que pueda impedir que lo haga.

Si bien no ha existido durante mucho tiempo en relación con otras teorías de gestión, es uno de los aspectos más importantes de la gestión. Seamos realistas, las cosas salen mal y, cuando lo hacen, las empresas deben tener algún tipo de plan de contingencia para sobrevivir a lo que salió mal. Hay problemas pequeños, como la falta de energía por un tiempo y no tener teléfonos, hasta problemas grandes, como la falla de todos sus datos, y la planificación de contingencias es el área que lo ayudará a resolver estas emergencias en caso de que surjan. Piénselo de esta manera: si no planea cosas como esta y suceden, está en un problema mucho más profundo, ya que no sabrá cómo reaccionar ante lo que sucedió.

Aspectos clave de la gestión de contingencias

Hay varios elementos o aspectos clave de la gestión de contingencias que debemos comprender para poder comprender plenamente su concepto. El primer componente es la planificación de la continuidad del negocio. Planificación de la Continuidad del Negocioes planificar y ejecutar actividades que eviten que surjan problemas o permitan un plan en caso de que ocurra un riesgo anticipado. La parte de prevención de problemas es muy similar al freno de emergencia de un automóvil. Rara vez, si es que alguna vez (con suerte) tiene que usarlo, pero si lo hace, está ahí en caso de una emergencia, como cuando se apagan los frenos principales. Por lo tanto, se planificó y se implementará en caso de que falle una parte crítica de su empresa (en este caso, los frenos). Creo que todos podemos estar de acuerdo en que sería un problema muy serio, y los fabricantes de automóviles lo han planeado al incluir un freno de emergencia en el automóvil.

La segunda parte o aspecto es tener un plan de recuperación ante desastres . Un plan de recuperación ante desastres son los procesos o procedimientos planificados que una empresa seguirá para recuperarse de un desastre. Cuando decimos desastre, nos referimos a algo muy serio, como el incendio de su centro de datos. En este caso, si sucediera algo de esta magnitud, habría un plan para continuar trabajando mientras se aborda el problema, así como un plan para abordar el problema en caso de que realmente ocurra. Es algo así como una póliza de seguro y un plan si algo catastrófico le sucede a su negocio y no puede continuar trabajando hasta que se resuelva.

Escaneo del medio ambiente

Las empresas no solo presentan problemas o áreas que podrían hacerles perder tiempo o dinero y necesitan algún tipo de plan de contingencia. Más bien, realizan lo que se llama un escaneo ambiental, o escaneo ambiental, para comprender, a falta de una palabra mejor, lo que hay ahí fuera. El escaneo ambiental es el monitoreo cuidadoso de los ambientes internos de una organización (aspectos dentro de las cuatro paredes de la empresa) y ambientes externos (aspectos externos a la empresa) para buscar señales tempranas de oportunidades o amenazas. Esas amenazas son las áreas en las que entrará en juego la planificación de contingencias. Normalmente, al observar el entorno interno, las empresas analizan varias áreas diferentes:

  • Recursos humanos
  • Fabricación
  • Finanzas
  • Redes de datos

Estas áreas serán revisadas y se abordarán todos los aspectos que puedan causar un impacto negativo en la empresa: qué hacer si hay una huelga, qué hacer si se cae una pieza importante de la maquinaria. Al observar el entorno externo, las empresas miran:

  • Tecnología
  • Política
  • Competidores
  • Economía

Una vez más, si ven un problema que podría surgir, por ejemplo, la elección de un nuevo presidente, abordarán ese posible problema con la planificación de contingencias.

Resumen de la lección

Como comentamos, la escuela de administración de contingencias es un enfoque de administración que cree que no existe un proceso, sistema o enfoque para administrar un negocio. La gestión de contingencias, o las personas que la siguen, desarrollarán planes de contingencia , que son planes para abordar cualquier problema mayor o menor que pueda afectar negativamente a la empresa. Observarán los entornos internos y externos, y una vez que comprendan los problemas potenciales y el nivel de gravedad que tienen, desarrollarán planes de continuidad del negocio , que contienen actividades de planificación y ejecución que evitan que surjan problemas o permiten un plan que debería un riesgo anticipado realmente ocurra, y un plan de recuperación de desastres, que tiene procesos o procedimientos planificados que una empresa tomará para recuperarse de un desastre. El manejo de contingencias es como los Boy Scouts. Las personas y empresas que lo siguen creen que siempre deben estar preparadas.

Los resultados del aprendizaje

Después de esta lección, podrá:

  • Definir escuela de administración de contingencias
  • Explicar los aspectos clave de la gestión de contingencias.
  • Discutir cómo las empresas utilizan el escaneo ambiental en relación con la gestión de contingencias.

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