Estimación de proyectos con tiempos de actividad inciertos

Publicado el 14 noviembre, 2020

Reconociendo la incertidumbre

Uno de los momentos más frustrantes de la experiencia humana es esperar a que aparezca el tipo del cable. En la mayoría de los casos, en lugar de proporcionar una hora de cita específica, los clientes tienen un rango de 4 a 8 horas para que llegue el técnico. Una vez en el sitio, no hay garantía de que todo el equipo o las piezas necesarias para completar la tarea estarán disponibles. Entonces, ¿cuál es el eslabón perdido? En efecto, ¡el tipo del cable no está administrando adecuadamente los tiempos de actividad inciertos de su horario!

El cronograma es uno de los tres pilares de la gestión de proyectos, junto con sus cohortes de costo y alcance. Por lo general, en un proyecto lineal , las actividades ocurren en secuencia. La tarea A es un requisito previo para la tarea B, la tarea B es un requisito previo para la tarea C. . y así sucesivamente y así sucesivamente. En este escenario, las tareas del proyecto se tratan de forma muy similar a una línea de montaje en la que el producto final o el resultado de una tarea contribuye a construir metódicamente un producto final o llegar a un resultado deseado. Cuando el cronograma de un proyecto se comprende bien con estimaciones de tiempo o duraciones de actividad fijas , se dice que es determinista,

Este enfoque funciona bien en proyectos que tienen actividades bien definidas y bien entendidas. La vida, sin embargo, no es tan sencilla. A menudo, cuando hay tecnología o algún tipo de innovación involucrada, los paquetes de trabajo (o grupos de tareas similares) no son tan claros. Por ejemplo, ¿cómo se ve el cronograma del proyecto para la creación de un nuevo producto de redes sociales o aplicación de teléfono inteligente?

Estrategias

Se pueden emplear dos estrategias clave para producir cronogramas de proyectos de mayor calidad cuando hay incertidumbre en torno a los tiempos de actividad:

  1. Identifique paquetes de trabajo con tiempos de actividad desconocidos o inciertos y divídalos en una serie de paquetes de trabajo más pequeños.
  2. Aplicar métodos de programación probabilísticos a paquetes de trabajo altamente variables.

Identificación y desglose del trabajo

El objetivo de la descomposición del paquete de trabajo es maximizar la cantidad de conjuntos de trabajo conocidos o bien comprendidos.

Considere el desarrollo de un nuevo producto de redes sociales para mascotas llamado BARK. El nuevo imperio de las redes sociales consistiría en un sitio web, una aplicación para teléfonos inteligentes y dispositivos conectados a las mascotas que transmiten videos en vivo. A los inversores les gusta el concepto, pero quieren saber cuándo estará listo el equipo para lanzar una versión beta. Han escuchado rumores de un producto de la competencia, cuyo lanzamiento está programado para los próximos 12 meses. Los inversores preguntan: ‘¿Puede BARK entrar en funcionamiento en la mitad de ese tiempo?’

Desglosar los componentes de BARK es bastante sencillo. Algunas cosas que necesitará el producto incluyen un sistema de administración de usuarios para registrar nuevas cuentas, una base de datos para rastrear las acciones de los usuarios y una interfaz de usuario simple con un logotipo atractivo. Todas las tareas comunes se pueden identificar y estimar fácilmente en función de la experiencia u otras referencias de la industria.

La mayor incógnita, que desafía el éxito de BARK, es cómo se ejecutará realmente la transmisión en vivo de animales lindos. No existe un dispositivo portátil que esté diseñado específicamente para que perros o gatos graben videos, y mucho menos contenido de transmisión en vivo.

La construcción del dispositivo portátil para mascotas debe tratarse como un paquete de trabajo. Profundizar más en él mostró al equipo que dos tercios del desarrollo involucrarían reunir tecnologías conocidas familiares para los ingenieros de BARK, como la incorporación de una cámara de teléfono móvil y comunicaciones WiFi. El elemento clave que diferenciaría al dispositivo estaría centrado en la estabilización avanzada.

Aplicar programación probabilística

Dado que el equipo de BARK no tiene el conocimiento o la experiencia para desarrollar un chip de estabilización de video avanzado dentro del cronograma del inversor, solo les queda un par de opciones: contratar nuevo personal con las capacidades relevantes o traer consultores. Los consultores generalmente se contratan para dirigir o apoyar la dirección de nuevas capacidades dentro de una empresa. Por el bien del ejemplo, imaginemos que BARK pudo contratar a un científico espacial de la NASA que desarrolló tecnología de estabilización de video para vuelos de transbordadores espaciales.

Para el científico espacial, la creación de la nueva tecnología de estabilización de video es factible y sería una adaptación de las tecnologías existentes. La estimación inicial proporcionada por el experto es de 2 semanas para el nuevo componente. Dado que no se expresó mucha confianza en la estimación, el gerente del proyecto BARK comienza a hacer preguntas de desafío :

  • ¿Qué confianza tiene en la estimación?
  • ¿Cuáles son los riesgos que pueden afectar la estimación?
  • ¿El componente estará listo para producción dentro de la duración estimada?
  • ¿Las pruebas están incluidas en la estimación?

Un buen gerente de proyecto ofrecerá las preguntas de desafío de una manera que no sea crítica, sino más conversacional y mostrará un interés y compromiso genuinos por el éxito.

En el ejemplo de BARK, se hace evidente que la estimación de 2 semanas fue muy optimista. Todo tenía que salir perfecto para cumplir con esta línea de tiempo. En el peor de los casos, en el que se materialicen todos los riesgos, la entrega de componentes se llevaría a ocho semanas. Lo más probable es que la línea de tiempo se parezca más a cuatro semanas. Ahora que se comprende bien el rango de tiempo requerido para construir el componente, debe reflejarse en el cronograma del proyecto.

La práctica de gestión de proyectos generalmente aceptada utiliza la fórmula del tiempo esperado como base para la estimación del cronograma. En este ejemplo, el resultado de la fórmula es la suma del tiempo optimista, 4 veces el tiempo más probable y el tiempo pesimista, todo dividido por seis.

Para el equipo de BARK, esto equivale a (2 + 4 (4) + 8) / 6 = 4,33. En consecuencia, el calendario de BARK debería reflejar 4,33 semanas para la finalización de la tecnología avanzada de estabilización de video.

Resumen de la lección

Los cronogramas de proyectos lineales pueden ser sencillos, aprovechando la experiencia de los cronogramas de proyectos anteriores. La estimación de proyectos con tiempos de actividad inciertos implica un proceso de dos pasos que se aplicará a todos los paquetes de trabajo . Primero, divida los paquetes de trabajo grandes en paquetes de trabajo más pequeños y mejor entendidos. Esto ayuda a maximizar la cantidad de conocimientos. En segundo lugar, aplique métodos de programación probabilísticos para ayudar a cuantificar el nivel de incertidumbre y mejorar la toma de decisiones.

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