Rodrigo Ricardo

Gestión de cambios de alcance: definición, proceso y ejemplo

Publicado el 9 diciembre, 2020

Definición de gestión de cambios de alcance

¿Es consciente de que la mala gestión de los cambios en su alcance podría causar estragos en sus proyectos? Como gerente de proyecto, debe administrar el alcance de su proyecto desde la concepción hasta la implementación.

La gestión de cambios de alcance significa que después de que se haya autorizado el alcance de su proyecto inicial, que se ejecuta al finalizar la fase del estatuto del proyecto, debe administrar, controlar y documentar cualquier cambio en su alcance.

Extender los cronogramas de su proyecto y aumentar los costos de su proyecto son consecuencias de modificar el alcance de su proyecto. Por lo tanto, es esencial cumplir con un proceso formal de gestión de cambios, que se analizará más adelante en esta lección, ya que una gestión de cambios de alcance inadecuada podría ser problemática.

No administrar el alcance

¿Está familiarizado con la frase alcance fluente ? Esta es una frase que no desea asociar con su proyecto porque significa que no pudo administrar o controlar los cambios en su alcance. El deslizamiento del alcance ha sido la ruina para muchos directores de proyectos. ¿Cómo se produce el deslizamiento del alcance? El alcance del alcance puede ocurrir cuando los miembros del equipo del proyecto deshonestos deciden hacer cambios mientras realizan sus tareas. Por otro lado, ocasionalmente se produce un deslizamiento del alcance al revisar los requisitos del proyecto; Las partes interesadas del proyecto pueden solicitar que incluya requisitos adicionales.

Aquí hay un ejemplo clásico de fluencia de alcance. Se le ha solicitado a un gerente de proyectos comerciales que implemente un pequeño proyecto de mejora de procesos para disminuir los errores de procesamiento de transacciones. Se aprobaron tres requisitos comerciales en su estatuto de proyecto, incluida una duración de tres meses y un presupuesto de $ 10,000.

Sin embargo, al final de la fase de planificación, el alcance del proyecto ascendía a 15 requisitos comerciales. El director del proyecto empresarial deseaba complacer a todas las partes interesadas. Por lo tanto, cuando alguien se le acercó para agregar otro requisito, agregó el requisito a su proyecto. Desafortunadamente, su pequeño proyecto de mejora de procesos se ha extendido a 12 meses con un costo de proyecto de $ 75,000.

¡Este ejemplo de fluencia de alcance es muy común! Claramente, el gerente de proyectos comerciales perdió de vista su alcance aprobado y su compromiso de entregar su proyecto dentro de tres meses con un presupuesto de $ 10,000.

Proceso de gestión de cambios de alcance

El propósito de los procesos de administración de cambios de alcance es ayudar a administrar, controlar y documentar los cambios inevitables que ocurrirán en sus proyectos. Por lo general, sus oficinas de gestión de proyectos (PMO) son responsables de establecer y auditar el cumplimiento de los procesos de gestión de cambios de alcance. Normalmente, los procesos de gestión de cambios de alcance incluyen:

  • Matriz de gestión de cambios de alcance , que está destinada a capturar (o documentar) todos los cambios de alcance del proyecto. Su PMO desarrollará una matriz de administración de alcance o comprará una matriz de administración de alcance, que personalizaría para su organización.
  • Análisis de impacto del cambio de alcance , que se realiza en un documento separado porque necesita recopilar información para calcular cómo afectará cada cambio de alcance al cronograma y al costo de su proyecto.
  • Decisión de cambio de alcance , que es cuando presenta su análisis de impacto de cambio de alcance a su PMO después de completar los cálculos para el cronograma y costo de su proyecto. Muchas veces, su envío de análisis de cambio de alcance se realiza a través de una reunión formal, en la que se le pedirá que presente verbalmente su solicitud y la PMO le hará preguntas. Hay tres posibles resultados, que son:
  1. Se aprueba la solicitud de cambio de alcance, lo que significa que la PMO le ha autorizado a realizar el cambio y debe agregar este cambio a la matriz de gestión de cambios de alcance de su proyecto.
  2. Se rechaza la solicitud de cambio de alcance; debe registrar en su matriz de gestión de cambios de alcance que la solicitud fue denegada, con comentarios adicionales, como señalar que la PMO creó un proyecto de fase dos debido a la priorización o la urgencia de implementar los requisitos originales. Esto significa que los requisitos adicionales podrían rechazarse para el proyecto inicial. Sin embargo, la PMO aprobó los requisitos adicionales que se implementarán más adelante en el mismo año.
  3. La solicitud de cambio de alcance requiere información adicional, lo que significa que se realizó un análisis de impacto insuficiente.

Ejemplo de gestión de cambios de alcance

Utilizando el ejemplo de variación de alcance de antes, cuando el gerente de proyecto comercial recibió los 13 requisitos adicionales, completó un análisis de impacto de cambio de alcance para cada nuevo requisito y presentó la solicitud de cambio de alcance en la próxima reunión semanal de PMO. La PMO aprobó cuatro nuevos requisitos, creó un proyecto de fase dos que contiene seis requisitos y rechazó tres requisitos. Como resultado de que la PMO aprobó cuatro nuevos requisitos, la duración del cronograma del proyecto se cambió a cuatro meses y el costo del proyecto se modificó a $ 17,000.

Resumen de la lección

Si desea entregar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, al mismo tiempo que cumple con los objetivos de sus patrocinadores, le corresponde administrar los cambios en el alcance de su proyecto. La gestión de cambios de alcance significa que necesita administrar, controlar y documentar todos los cambios en el alcance de su proyecto. El deslizamiento del alcance es un indicador importante de la falta de gestión del alcance porque los cambios en el alcance han aumentado los costos del proyecto y podrían potencialmente extender el cronograma del proyecto.

El proceso de gestión de cambios de alcance consta de:

  • Matriz de gestión de cambios de alcance , que está destinada a capturar (o documentar) todos los cambios de alcance del proyecto.
  • Análisis de impacto del cambio de alcance , que se realiza en un documento separado porque necesita recopilar información para calcular cómo afectará cada cambio de alcance al cronograma y al costo de su proyecto.
  • Y, finalmente, decisión de cambio de alcance , que es cuando presenta su análisis de impacto de cambio de alcance a su PMO después de completar los cálculos para el cronograma y costo de su proyecto.

Emplear procesos de gestión de cambios de alcance le ayudará a entregar proyectos exitosos.

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