Rodrigo Ricardo

Gestión de riesgos en la planificación de eventos y conferencias

Publicado el 11 noviembre, 2020

Gestión de riesgos

¿Has decidido organizar un evento? Con toda probabilidad, el simple hecho de planificar un evento lo ha abierto a riesgos potenciales. La gestión de riesgos es un tema importante en la planificación de eventos porque no reconocer los problemas potenciales puede tener un gran impacto en muchas áreas de su negocio, incluida su reputación y estabilidad financiera. Puede comprometer su marca, entablar demandas judiciales, poner en peligro la seguridad de sus empleados y asistentes y crear daños inestimables.

El mayor desafío con la planificación de un evento y la anticipación de problemas es el ‘¿Y si?’ enfoque que debe adoptar un planificador de eventos. Imagina que has planeado una competición de cocina de celebridades para beneficiar a la caridad, y el día del evento, varias de tus celebridades cancelan. ¿Ahora que? Nadie sabe cuándo, dónde o cómo puede ocurrir un problema, por lo que identificar posibilidades y soluciones se convierte en una parte fundamental de las etapas de planificación de su evento.

En esta lección, examinaremos la gestión de riesgos en la planificación de eventos y los pasos que los planificadores pueden tomar para mitigar los riesgos.

¿Qué es la gestión de riesgos?

La gestión de riesgos es el acto de reducir o eliminar los riesgos asociados con la participación en cualquier evento. Para los planificadores de eventos, el riesgo puede variar desde menos grave hasta catastrófico:

  • Equipo o falla de energía
  • Emergencias Médicas
  • Retiro del patrocinador
  • Incendios e inundaciones
  • Cancelaciones de última hora
  • Preocupaciones por la seguridad alimentaria
  • Clima severo o desastres naturales
  • Problemas financieros

Esta no es de ninguna manera una lista completa, pero puede ver solo algunos de los riesgos inherentes a la organización de un evento especial. Pueden abarcar muchas áreas de su evento, incluidos asistentes, gestión de alimentos y bebidas, infraestructura, logística, transporte, financiación, marketing y más.

El mejor curso de acción para abordar estos problemas y cualquier otro que pueda surgir es planificar con anticipación y planificar con frecuencia. Veamos cómo establecer un plan para mitigar o disminuir la gravedad de los riesgos de su evento.

Desarrollar un plan

La gestión de riesgos debe formar parte de la planificación de su evento desde el principio. Aquí hay un plan rápido para navegar por la parte de gestión de riesgos de su planificación.

1. Piense en los ‘¿y si?’ Identifique los elementos o actividades que podrían presentar un riesgo y haga una lista.

2. Identificar los riesgos que podría conllevar cada uno de esos elementos o actividades. Por ejemplo, un riesgo asociado con las operaciones de alimentos y bebidas podría ser la escasez o falta de disponibilidad de elementos del menú para las personas con alergias.

3. Averigüe la probabilidad de que ocurra cada riesgo y la gravedad de las consecuencias.

4. Priorice sus riesgos. Los riesgos con las consecuencias más graves deben abordarse primero.

5. Elaborar e implementar estrategias para gestionar riesgos. Las estrategias podrían incluir evitar actividades con altos riesgos conocidos, aceptar las consecuencias asociadas con un riesgo o transferir un riesgo potencial a un tercero, como un proveedor. También puede buscar reducir los riesgos de un elemento específico mediante la elaboración de un plan de acción.

6. Vigile los riesgos durante todo el proceso. Haga los ajustes necesarios y revise los planes.

Consideraciones de riesgo

Los expertos coinciden en que hay elementos cruciales que los planificadores de eventos deben considerar en su planificación. Piense en lo siguiente:

  • Entradas y salidas
  • Procedimientos de evacuación de emergencia
  • Ubicación de los controles principales para servicios públicos
  • Acceso de primeros auxilios
  • Sistemas de megafonía para interiores y exteriores
  • Participación de seguridad

El objetivo al desarrollar un plan y analizar los posibles obstáculos es siempre mitigar o eliminar riesgos como prevenir lesiones, operar legalmente, evitar cancelaciones, proteger a los asistentes y asegurar el bienestar financiero y general de su negocio.

Resumen de la lección

La gestión de riesgos en la planificación de eventos es tan esencial como el acto de prepararse para la logística, el menú y los detalles del evento en sí. Los riesgos pueden variar desde problemas alimentarios hasta desastres naturales. Si bien algunos riesgos no se pueden evitar, muchos otros se pueden mitigar o eliminar mediante una planificación adecuada. Al desarrollar un plan, analice todos los elementos y busque los riesgos que podrían presentarse. Prepare estrategias para ayudar a eliminar esos riesgos e identificar áreas de consideración que ayudarán en su planificación, como la ubicación de los controles de servicios públicos y el acceso a las instalaciones de primeros auxilios.

¡Puntúa este artículo!