Gestión del trabajo: Descripción general y proceso

¿Qué es la Gestión del Trabajo?

La gestión del trabajo aplica estructura a los flujos de trabajo en una organización con la ayuda de productos y servicios de software. Esta gestión del trabajo agiliza la relación entre los procesos de negocio y los trabajadores, lo que ayuda a mejorar el desempeño y generar resultados positivos. La gestión del trabajo permite hacer que el trabajo de los empleados sea coherente y transparente, respetando los plazos establecidos. Este enfoque alinea las tareas de cada colaborador individual con los objetivos más amplios de la organización y ayuda a mantener su misión y visión.

¿Por qué es importante gestionar el trabajo?

La gestión del trabajo es muy importante en una organización, ya que una mala gestión puede generar confusión entre los miembros del equipo, retrasos en el trabajo completado e incapacidad para cumplir los objetivos. Esto tiene un efecto directo sobre las ganancias de la organización, su posición en el mercado en comparación con la competencia y la motivación del personal, todo lo cual puede provocar desgaste. Algunas de las principales ventajas de la gestión del trabajo son:

• Desempeño empresarial competitivo: una organización que utiliza procesos de gestión del trabajo generalmente funciona a un nivel óptimo cuando se trata de la producción de bienes y servicios. Esto le ayuda a alcanzar una ventaja competitiva en el mercado.
• Rendimiento y resultados mejorados: una buena gestión del trabajo garantiza que los empleados realicen esfuerzos de calidad, ya que son monitoreados en cada etapa. Esto, a su vez, garantiza resultados acordes con el desempeño de calidad.
• Eficiencia: los procesos de gestión del trabajo reducen los flujos de trabajo redundantes y reemplazan las operaciones más lentas por otras más eficientes y oportunas.
• Mínimo desperdicio: Garantizar una adecuada gestión del trabajo conduce a una adecuada asignación de tareas, recursos y tiempo, minimizando así diferentes formas de desperdicio que podrían tener sus propios costos.

Beneficios de las herramientas de gestión del trabajo

Una herramienta de gestión del trabajo se encarga de un proyecto de principio a fin. Algunos beneficios de utilizar herramientas de gestión del trabajo son los siguientes:

• Coordinación mejorada: las herramientas de gestión del trabajo permiten una mejor coordinación y colaboración porque cualquier empleado en cualquier zona horaria puede ser informado del estado actual de un proyecto, una nueva tarea por realizar, una actualización de un cronograma o cualquier forma de anuncio al instante. Esto ayuda a los empleados a funcionar de manera actualizada independientemente de desde qué parte del mundo estén trabajando.
• Eficiencia mejorada: tener las tareas claramente delineadas en la herramienta de gestión del trabajo junto con el estado de progreso actual ayuda a los empleados a saber exactamente qué deben hacer. Además, los plazos son claros; todos saben cuándo deben entregar una tarea o esperar que otro compañero de equipo complete la suya. Esto conduce a una manera eficiente de trabajar, ya que todos los miembros del equipo saben exactamente qué se debe hacer y el plazo; no se desperdician esfuerzos.
• Mejor programación: en los procesos de una organización, puede haber cambios en las demandas de los clientes que, en consecuencia, reflejan los hitos y plazos del proyecto. En este caso, contar con una herramienta de gestión del trabajo ayuda a prevenir el caos y facilita la delegación de tareas y recursos acorde a los cambios. Esto reduce el tiempo dedicado a las reuniones y garantiza que todos tengan una parte justa del trabajo.
• Centralización y transparencia: debido a que una herramienta de gestión del trabajo funciona como un depósito único de información que abarca todos los aspectos de un proyecto, garantiza que todos los datos estén disponibles en un solo lugar y se pueda acceder a ellos en cualquier momento. Esto garantiza la transparencia y que la información esté disponible tal como está y cuando sea necesaria.

Cómo se utilizan las plataformas de gestión del trabajo

Una plataforma de gestión del trabajo se ocupa de las seis áreas principales de la gestión del trabajo de la siguiente manera:

• Gestión de proyectos: este aspecto de la gestión del trabajo implica que un supervisor asigne tareas, asigne cronogramas y responda al cliente.
• Gestión del tiempo: la evaluación adecuada de la duración de la tarea es crucial para garantizar que no haya retrasos en los hitos y resultados.
• Gestión de recursos: este aspecto implica la asignación de recursos de tal manera que ayuden al uso óptimo y la eficiencia de los procesos. Los recursos pueden ser físicos, como equipos y maquinaria, o intelectuales, como patentes y derechos de autor. La gestión de recursos también garantiza que la organización adquiera nuevos recursos según sea necesario.
• Gestión de procesos: la gestión de proyectos implica el análisis de recursos de todo tipo: recursos humanos, recursos físicos o incluso cronogramas para la finalización eficiente de las tareas.
• Gestión de relaciones con los clientes: es imperativo mantener a los clientes satisfechos manteniendo un enfoque proactivo y manteniéndolos informados periódicamente sobre las actualizaciones y cronogramas del proyecto.
• Inteligencia de negocios: Una plataforma de gestión del trabajo proporciona datos consolidados y detallados sobre todos y cada uno de los aspectos del proyecto. Esto ayuda a extraer la información requerida en forma de cuadros y gráficos.

Software de gestión del trabajo frente a software de gestión de proyectos

El trabajo de gestión de proyectos se refiere a la creación de un sistema de pasos logísticos que permitirán la finalización de un solo proyecto. Este proyecto único puede tener una tarea simple que realizar o estar involucrado con varios procesos y tareas complejos. Si bien los términos «gestión de proyectos» y «gestión del trabajo» a menudo se utilizan indistintamente, existe una diferencia en los detalles de los procesos a los que se dirigen. La gestión del trabajo es un término amplio que puede comprender la gestión de múltiples proyectos, la planificación de múltiples estrategias y el manejo de procesos de variada naturaleza. La gestión del trabajo consiste en crear una estructura de flujo de trabajo, que luego se puede aplicar a varios proyectos con más detalle. El software de gestión del trabajo es útil a este respecto, ya que crea un mecanismo de coordinación para todas las facetas de la gestión del trabajo. Por otro lado, la gestión de proyectos se ocupa de detalles más específicos. Esto implica la asignación exacta de tareas, los plazos que se deben cumplir, los hitos que se deben alcanzar y los resultados exactos que se deben alcanzar. La gestión de proyectos implica supervisar diariamente los procesos decididos y monitorear el desempeño y la eficiencia.

Ejemplos de sistemas de gestión del trabajo

Un sistema de gestión del trabajo puede ser un pequeño software que atiende a un propósito particular de gestión del trabajo o puede ser un sistema en línea complejo con varias funcionalidades. Algunos ejemplos de sistemas de gestión del trabajo son los siguientes:

• Herramientas de seguimiento del tiempo: Permiten estimar el tiempo que tardan diversas tareas y cuánto tiempo se ha trabajado en ellas. También muestran cuánto tiempo ha estado conectado un usuario. Ejemplo: Toggl
• Herramientas de gestión de tareas: las herramientas de gestión de tareas ayudan a iniciar tareas de principio a fin, saber quién está involucrado en la tarea y comprender en qué etapa del trabajo se encuentra. Ejemplo: Trello
• Herramientas de chat: las herramientas de chat brindan comunicación instantánea con las partes interesadas mediante el envío de un mensaje instantáneo. Estos han reemplazado significativamente los correos electrónicos y las llamadas telefónicas que podrían requerir un tiempo de respuesta más prolongado. Ejemplo: flojo
• Herramientas de gestión de proyectos: permiten una forma centralizada de planificar, rastrear y gestionar los flujos de trabajo. Ejemplo: jira

Resumen de la lección

La gestión del trabajo es el proceso de dotar de estructura a los flujos de trabajo de una organización para que pueda funcionar de forma eficaz y alcanzar sus objetivos. Una herramienta de gestión del trabajo permite la centralización de la información, la transparencia y la colaboración instantánea mediante el registro de actualizaciones. Se sabe que este sistema de gestión del trabajo es muy eficaz para mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo, aumentar la productividad de los empleados y mantener a todas las partes interesadas actualizadas instantáneamente a medida que se producen cambios en varias partes de los flujos de trabajo. Un sistema de gestión del trabajo podría atender una pequeña tarea como manejar chats o podría abarcar todo el flujo de trabajo de la organización atendiendo a proyectos individuales así como a todo el funcionamiento de la organización. El software de gestión del trabajo crea un mecanismo de coordinación eficaz que hace que la planificación, organización, comunicación e implementación de proyectos sean muy sistemáticas.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador