Gestión estratégica de proyectos: definición y proceso

Publicado el 13 enero, 2022

Descripción general de la gestión estratégica de proyectos

¡Conoce a Kara! ¡Kara trabaja para Donuts Donuts Donuts! Después de solo tres meses de trabajar para la empresa, su jefe se da cuenta de su valor como empleada y Kara es ascendida a subdirectora. Su primer deber en su nuevo puesto es supervisar la creación de una nueva dona que se estrenará en Navidad.

Debido a que Kara siempre está tratando de hacer todo lo posible y de ganarse la aprobación de su jefe, decide que para ser una buena directora de proyectos, necesita aprender estrategias de gestión de proyectos. Esencialmente, Kara quiere saber cómo guiar con éxito el proyecto de donas de principio a fin de una manera que mejore la empresa en su conjunto.

¿Qué es la gestión estratégica de proyectos?

Antes de aprender sobre la gestión estratégica de proyectos, primero definamos la gestión de proyectos. La gestión de proyectos es el proceso de llevar un proyecto de principio a fin. Un director de proyecto es la persona asignada para supervisar y guiar el proyecto en su totalidad.

La gestión estratégica de proyectos tiene en cuenta el panorama general y cómo el proyecto puede beneficiar la eficiencia y la competitividad de la empresa en su conjunto. La gestión estratégica de proyectos utiliza técnicas de gestión empresarial y de proyectos para ayudar a la empresa a avanzar. Esto sucede a través de la lluvia de ideas y la resolución de problemas para que un proyecto no solo se complete con éxito, sino de manera más rápida y eficiente.

Proceso de Gestión Estratégica de Proyectos

Ahora que sabemos que el objetivo de la gestión estratégica de proyectos es llevar un proyecto de principio a fin de manera competitiva y eficiente, veamos el proceso. Las siguientes son estrategias que un gerente de proyecto, como Kara, puede usar para impulsar un proyecto ordinario a un proyecto extraordinario.

1. Conozca la dirección del proyecto

Antes de comenzar el proyecto, Kara describe completamente los objetivos del proyecto e identifica cómo el proyecto ayudará a la eficiencia y competitividad de la empresa en su conjunto. Ella determina quién tiene más en juego en este proyecto, planifica un cronograma de finalización y desarrolla un presupuesto confiable.

Una vez que Kara ha completado estos pasos, le informa a la gerencia lo que logrará el proyecto, en este caso, la creación de una nueva dona navideña. Ella se asegura de que todos comprendan por qué el proyecto es importante para la empresa, es decir, para impulsar las ventas navideñas y probar nuevas técnicas de eficiencia. Luego, establece el cronograma y el presupuesto esperados para completar el proyecto con éxito.

2. Explique las responsabilidades

Para su próximo paso, Kara crea un equipo de proyecto ideal reuniendo empleados con cualidades que son esenciales para el proyecto. En este caso, tales cualidades incluyen la creatividad visual y la eficiencia, de modo que el producto se mantenga en el buen camino, se complete a tiempo para las vacaciones y le dé a la empresa una ventaja sobre sus competidores. Consulta con su jefe para comprender mejor las cualidades que ofrecen ciertos empleados y cómo esas cualidades se alinean con el objetivo general del proyecto. Luego se reúne con los empleados seleccionados para explicarles el proyecto y las responsabilidades y hacer asignaciones basadas en intereses y fortalezas.

La creación de un equipo de proyecto basado específicamente en fortalezas e intereses es un enfoque que Kara espera que haga de este proyecto una superestrella y sea una técnica de asignación de trabajo que la empresa pueda utilizar después de la temporada navideña.

3. Planificación de proyectos

Durante esta etapa, Kara describe los pasos y tareas del proyecto. Esto significa que alinea cada paso con la línea de tiempo para que todos en el equipo sepan cuándo debe completarse cada paso. Mientras describe los pasos y las tareas, Kara también se enfoca en lo que cada empleado hace mejor para completar un proyecto sobresaliente y mejorar la eficiencia, la calidad y la competitividad de la empresa.

Este es también el momento en que Kara decide cuánto dinero se gastará en cada tarea o responsabilidad. Cuanto menos dinero gaste, más ganancias habrá, lo que ayudará a la empresa a mantenerse competitiva con otras empresas de la industria. Entonces, cuando Kara asigna las tareas a su equipo, le informa a cada persona cuándo espera que se completen.

4. Implementación

Finalmente, después de toda esta planificación, comienza el proyecto y Kara, como gerente de proyecto estratégico, observa cómo se completa cada tarea. También supervisa el presupuesto y el cronograma para asegurarse de que el proyecto esté bien encaminado y de que no haya una sobreabundancia de gastos.

Si ocurre un problema, como un retraso o un gasto excesivo, Kara deberá realinear el proyecto para que se complete con éxito. Por ejemplo, si nota que uno de los miembros de su equipo está gastando demasiado dinero, Kara puede intervenir y encontrar una manera de recortar el gasto de otra tarea para que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. Monitorear continuamente el proyecto de esta manera es importante porque un proyecto puede sobresalir o no mejorar una empresa en función de su eficiencia o presupuesto.

5. Cierre

En el último paso, Kara concluye todo. Esto significa completar el proyecto, verificar cada tarea, el monto gastado y presentar la pieza final al cliente y a los supervisores. Aquí también es donde una empresa ve los resultados de su arduo trabajo y determina qué tipo de ventaja competitiva puede haber obtenido dentro de su industria. Kara también se asegura de que el proyecto cumpla con los objetivos descritos en el primer paso. Si Kara hace un gran trabajo, sus habilidades podrían utilizarse para proyectos futuros. Si sus técnicas de eficiencia tuvieron éxito, la empresa puede comenzar a utilizarlas.

Resumen de la lección

La gestión de proyectos es la tarea de completar un proyecto, y un director de proyecto es la persona asignada para supervisar el proceso. La gestión estratégica de proyectos tiene en cuenta el panorama general, específicamente, cómo el proyecto puede beneficiar la eficiencia y la competitividad de la empresa en su conjunto. Las técnicas estratégicas que un gerente de proyecto puede usar para completar un proyecto incluyen conocer la dirección del proyecto, explicar las responsabilidades, planificar, implementar y cerrar.

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