Gestión de proyectos simple: herramientas y ejemplos

Publicado el 13 enero, 2022

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Antes de discutir los diversos tipos de herramientas que están disponibles en el campo de la gestión de proyectos, exploremos y definiremos las herramientas de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos son la tecnología o las técnicas que se utilizan para ayudar en la gestión de un proyecto. Por ejemplo, si estuviera construyendo una casa, primero debe asegurarse de tener herramientas como taladros, martillos, clavos, reglas, sierras, etc. Algunas o muchas variaciones de estas herramientas se utilizan para construir la casa. más rápido y más eficiente. En la gestión de proyectos, las herramientas se utilizan para ayudarlo a administrar la comunicación y permanecer concentrado en la tarea mientras cumple sus objetivos para un proyecto exitoso.

Herramientas sencillas de gestión de proyectos

La tecnología y las técnicas a las que nos referimos como herramientas varían según una serie de factores. Es importante comprender estos factores para que pueda elegir las herramientas más adecuadas para su proyecto. Algunos de estos factores pueden incluir el tipo de proyecto, los objetivos y resultados del proyecto, la industria, la cantidad de proyectos y la cantidad de personas involucradas en el proyecto.

Basado en el uso extensivo de la gestión de proyectos en todas las industrias, existen varias herramientas para casi cualquier tipo de proyecto imaginable. Los proyectos van desde la planificación de una reunión familiar hasta la construcción de una subdivisión de viviendas. Muchos proyectos se gestionan simultáneamente. Pero, ¿cómo elegimos la mejor herramienta?

En línea, hay una gran cantidad de herramientas a su alcance. Primero echemos un vistazo a algunas de estas herramientas que han sido calificadas como las más populares en términos de simplicidad:

  • Evernote
  • Casual
  • Trello
  • Una nota
  • Azendoo
  • Omnifocus
  • Asana

Al elegir una herramienta basada en la simplicidad, algunos atributos a considerar son:

  • ¿Es fácilmente adaptable para los miembros del equipo y el medio ambiente?
  • ¿Es fácil de usar?
  • ¿Es asequible según su presupuesto?
  • ¿Administrará sus necesidades de colaboración e informes con facilidad?
  • ¿Funciona para múltiples proyectos con pequeñas variaciones?
  • ¿Realizará un seguimiento del presupuesto, la programación y los hitos según sea necesario?
  • ¿Es de fácil acceso para todos los miembros del equipo?
  • ¿Se conecta bien con otras aplicaciones de software que ya están en funcionamiento?

Ejemplo

El equipo de construcción de Joe está trabajando en tres proyectos de viviendas de enero a junio. Joe hace malabarismos con trabajadores y contratistas entre cada sitio. Los tres proyectos tienen como fecha límite el 30 de junio para su finalización. Los trabajadores de Joe usan teléfonos celulares y mensajes de texto, pero no son muy conocedores de la tecnología. Definitivamente son trabajadores más “prácticos” y “visuales”. Para asegurarse de que los equipos de Joe se estén comunicando de manera eficaz para que puedan cumplir con sus plazos, Joe debe encontrar una herramienta fácil de usar para asegurarse de que sus contratistas y trabajadores estén dentro del programa para completar cada tarea.

Joe elige a Trello como su herramienta de gestión de proyectos. Trello es una herramienta muy fácil y sencilla de usar. Proporciona una imagen visual del proyecto con el uso de notas adhesivas. Con Trello, las imágenes y los colores pueden hacer que las tareas sean atractivas y emocionantes a medida que los trabajadores se mueven entre proyectos. Trello también tiene una aplicación móvil que es fácil de usar en muchos dispositivos diferentes. Si bien es perfecta para los contratistas de Joe que no tienen mucha experiencia con la tecnología, esta herramienta también se puede combinar con otras herramientas para los trabajadores y contratistas más expertos en tecnología. Joe puede revisar todos sus proyectos de un vistazo y puede moverse y usar las notas adhesivas entre proyectos para tareas repetidas.

Resumen de la lección

En esta lección, enumeramos varias herramientas simples de gestión de proyectos para mejorar y mejorar la comunicación de sus proyectos. Al elegir una herramienta, se deben considerar muchos factores para garantizar que se seleccione la mejor para su trabajo y el entorno de su equipo. Estos factores incluyen:

  • ¿Es fácilmente adaptable para los miembros del equipo y el medio ambiente?
  • ¿Es fácil de usar?
  • ¿Es asequible según su presupuesto?
  • ¿Administrará sus necesidades de colaboración e informes con facilidad?
  • ¿Funciona para múltiples proyectos con pequeñas variaciones?
  • ¿Realizará un seguimiento del presupuesto, la programación y los hitos según sea necesario?
  • ¿Es de fácil acceso para todos los miembros del equipo?
  • ¿Se conecta bien con otras aplicaciones de software que ya están en funcionamiento?

Tomarse el tiempo para considerar todos estos factores lo ayudará a hacer la mejor selección para asegurar su éxito.

¡Puntúa este artículo!