Gestión por excepción: definición, principio y ejemplos

¿Qué es la gestión por excepción?

La gestión por excepción (MBE) es una práctica en la que solo se informa a la dirección sobre las desviaciones significativas de un presupuesto o plan. La idea detrás de esto es que la atención de la administración se centrará solo en aquellas áreas que necesitan acción. Cuando se les notifica una variación, los gerentes pueden concentrarse en ese problema específico y dejar que el personal se encargue de todo lo demás. Si no se menciona nada, la gerencia puede asumir que todo va de acuerdo con el plan. Este modelo es similar a los sistemas de monitorización de constantes vitales de las unidades hospitalarias de cuidados críticos. Cuando uno de los signos vitales del paciente sale del rango programado en la máquina, suena una alarma y el personal corre al rescate. Si la máquina está en silencio, se asume que el paciente está estable y solo recibirá atención regular del personal.

¿Cómo se implementa MBE?

Si una empresa va a implementar MBE, primero debe configurar un marco básico que identifique los elementos que varían de un plan a otro. Estas son las cosas críticas que deben estar en su lugar para que MBE funcione:

1. Un presupuesto apropiado para medir el desempeño. Este presupuesto debe estar bien diseñado para que la empresa cumpla con sus objetivos estratégicos si todos se ajustan al plan.
2. Una matriz de montos de excepción y quiénes serán notificados. El grado de variación permitido en diferentes categorías en el presupuesto debe definirse de antemano, junto con los niveles apropiados de administración que responderán a la variación en cuestión. En algunos casos, los diferentes niveles de variación se llamarán la atención de diferentes niveles de gestión. Por ejemplo, una variación de $ 5,000 se puede informar a un gerente de departamento, mientras que una variación de $ 50,000 se informa al vicepresidente funcional.
3. Un sistema de informes oportuno y preciso. La información debe capturarse con precisión y compararse con el presupuesto general de forma regular. Se deben tener en cuenta las excepciones para que la información se pueda enviar a los miembros correctos del equipo.

Una vez que estos elementos están presentes, el proceso se puede implementar para todo el personal. Todo lo que quede fuera del presupuesto por una cantidad tal como se define en la matriz de excepciones se enviará al nivel o niveles de administración correspondientes para su revisión y acción. De lo contrario, el personal está a cargo de la toma de decisiones.

¿Cuáles son las ventajas de MBE?

Hay varias ventajas de MBE. Primero, el proceso enfoca el tiempo y la atención de la gerencia en las variaciones más críticas, lo que debería ser un uso más eficiente del tiempo. Además, el proceso permite que el personal maneje las operaciones diarias según el plan de negocios independientemente de la administración y los gerentes solo intervienen cuando las variaciones alcanzan el umbral. Esto debería dar a la gerencia más tiempo para otras funciones como la planificación estratégica.

¿Cuáles son las desventajas de MBE?

También hay varias desventajas potenciales de MBE. Para empezar, el proceso asume que el presupuesto está bien diseñado y que no hay problemas que deban abordarse si los resultados coinciden con el presupuesto. También asume que el personal no puede manejar variaciones; en su lugar, se debe incorporar la administración. Y finalmente, el proceso asume que la atención de la gerencia debe centrarse en los «errores». Cuando el personal se las arregla con el plan definido, no pasa nada. Cuando las cosas varían, la administración se abalanza para arreglarlas. Esto puede resultar muy poco motivador para el personal.

Resumen de la lección

Revisemos. La gestión por excepción (MBE) es una práctica en la que solo se notifica a la dirección cuando los resultados difieren del plan. Idealmente, esto permite a la gerencia concentrarse solo en aquellas áreas que necesitan su atención y dedicar el tiempo restante a otras áreas como la estrategia.

Los resultados del aprendizaje

Aproveche el conocimiento obtenido de esta lección para:

• Expresar comprensión de la gestión por excepción y la forma en que funciona.
• Determinar cómo se debe implementar MBE en una empresa u organización.
• Discutir las ventajas y desventajas de usar MBE

Rodrigo Ricardo Editor y fundador