Impacto de la tecnología en el sistema de control interno

Definición de tecnología

Me encanta trabajar con números. Una de mis actividades favoritas de todos los tiempos en el campo de la teneduría de libros y la contabilidad son los impuestos sobre la nómina y las nóminas. Cuando comencé a hacer la nómina, consumía mucho más tiempo. Tuve que calcular manualmente cada dólar ganado y cada deducción que debía hacerse para obtener la cantidad correcta en dólares para el cheque de pago de un empleado.

Luego, la contabilidad computarizada entró en mi mundo y la nómina fue muy fácil. ¡Debo la simplificación de mi trabajo a la tecnología! ¿A qué me refiero cuando digo “tecnología”? Hay un par de definiciones diferentes del término, pero para esta lección, la más apropiada sería que la tecnología es el equipo que se crea mediante el uso del conocimiento científico que ayuda a agilizar las operaciones comerciales.

Control interno

Ahora, antes de profundizar demasiado en la discusión sobre cómo la tecnología afecta los controles internos, definamos exactamente qué son los controles internos. Los controles internos en contabilidad son procedimientos que se implementan dentro de una organización para garantizar que los negocios se lleven a cabo de manera ordenada, efectiva y precisa. Estas pautas se utilizan para crear descripciones de puestos, separar las tareas del puesto y medir el desempeño de la empresa.

Impacto en los controles internos

Cuando se trata de controles internos, hay un par de áreas clave que se han mejorado mediante el uso de tecnología. Uno de ellos es el tiempo de procesamiento mejorado . En años pasados, cuando todo estaba escrito a mano, se necesitaba bastante tiempo para procesar las transacciones. Ahora, un simple escaneo o incluso algunas pulsaciones de teclas y una transacción completa está documentada. Piense en mis responsabilidades de nómina. Solía ​​tomarme horas para hacer, verificar y verificar todos los cálculos que necesitaba hacer, pero ahora puedo ingresar la nómina en mi computadora y terminarla por completo en una hora. Eso es lo que yo llamo una mejora importante y se lo debo todo a la tecnología.

De la mano con un tiempo de procesamiento reducido, se obtienen errores reducidos . ¿Alguna vez ha estado trabajando en una computadora y aparece un mensaje de error en la pantalla? ¿O qué tal si escribes un artículo y aparecen líneas rojas o azules debajo de algunas palabras? No puedo decirte la cantidad de veces que me ha pasado. Ese nivel adicional de protección que está integrado en los programas de computadora ayuda a reducir los errores. Es mediante el uso de la tecnología que se crean y diseñan programas de computadora para captar entradas incorrectas en el sistema.

Otra forma en que la tecnología ha mejorado los controles internos viene en forma de papeleo reducido. Desde los días de los registros escritos a mano nos dejaron con la mayoría de las computadoras, los documentos se escanean, clasifican e incluso se escriben en computadoras y se almacenan de manera segura en dispositivos portátiles que caben en la palma de su mano. Esto permite que haya años de información disponible con un clic del mouse, lo que hace que sea mucho más fácil comparar cómo funcionan los sistemas de control interno. Junto con eso, tiene Internet y redes de computadoras que le permiten enviar archivos por correo electrónico de una persona a otra sin tener que transportar una gran cantidad de documentos. En cuanto a mí, la reducción del papeleo es una bendición. Ya no tengo que preocuparme por mantenerme al día con las tarjetas de tiempo, copias de los talones de nómina o cualquier papeleo relacionado con mi trabajo. Los empleados ingresan a través de un reloj computarizado que envía los golpes directamente a mi software de nómina en mi computadora. Ahora, por supuesto, tengo que volver a verificar toda la información, pero eso solo toma unos minutos. Me aseguro de hacer una copia de seguridad de todos mis datos a diario en una memoria USB portátil que se guarda en una ubicación separada. Si mi computadora falla, todavía tengo toda la información para mis deberes contables en mi dispositivo portátil. Ahora bien, ¿cómo es eso del impacto tecnológico?

Un componente crucial de cualquier sistema de control interno es la separación de funciones. La separación de tareas significa dividir un gran trabajo en partes más pequeñas, cada una realizada por un individuo diferente. Hacer esto crea un sistema válido de controles y contrapesos. La tecnología ha facilitado la separación de las tareas laborales sin dejar de supervisar el desempeño laboral. Por ejemplo, mi oficina de contabilidad tiene departamentos especializados. Hay un departamento de cuentas por cobrar, un departamento de cuentas por pagar, un departamento de nómina y un departamento de análisis financiero. Todos usamos el mismo programa de computadora que está conectado en red a todas las computadoras; sin embargo, cada departamento ingresa información diferente. Al final, todo se junta como un todo y completa el trabajo de contabilidad.

Resumen de la lección

La tecnología , en el sentido comercial, es el equipo que se crea mediante el uso del conocimiento científico que ayuda a agilizar las operaciones comerciales. Tiene un gran impacto en los controles internos que tiene una empresa. Los controles internos son procedimientos que se implementan dentro de una organización para garantizar que los negocios se lleven a cabo de manera ordenada, efectiva y precisa. Hay cuatro áreas clave de control interno que se ven afectadas por la tecnología.

El primero es un tiempo de procesamiento mejorado . Los días en los que se necesitaba bastante tiempo para escribir a mano y procesar transacciones se eliminaron virtualmente con la creación de cajas registradoras y computadoras.

El segundo es la reducción de errores . Muchos programas de computadora están diseñados para detectar errores de entrada e informar al usuario de esos errores.

Una tercera forma en que la tecnología ha impactado los controles internos es mediante la reducción del papeleo . La capacidad de escanear, clasificar, componer y guardar documentos en una unidad portátil permite una transferencia de archivos más fácil y brinda a la empresa la capacidad de almacenar varios años de documentación en un solo lugar.

La última, y ​​posiblemente la más importante, forma en que la tecnología afecta los controles internos es en el área de separación de funciones. La separación de tareas significa dividir un gran trabajo en partes más pequeñas, cada una realizada por un individuo diferente. Los avances tecnológicos han hecho posible diseñar maquinaria y programas que trabajan específicamente para crear piezas individuales del rompecabezas de modo que cuando todo el trabajo esté hecho, las piezas encajen para hacer un trabajo terminado.

A medida que la tecnología continúe avanzando y evolucionando, seguirá afectando no solo los controles internos sino también todos los demás aspectos del mundo empresarial.

Los resultados del aprendizaje

Después de esta lección, tendrá la capacidad de:

• Definir controles internos y brindar una definición de tecnología relacionada con el mundo empresarial.
• Describir cuatro formas en que la tecnología ha afectado los controles internos.