Informe anual: importancia y mejores prácticas

Reporte anual

El informe anual de una organización les ayuda a determinar dónde se ha utilizado su dinero.

Supongamos que ha sido dueño de su propio negocio durante 12 meses y desea tener una idea clara de qué tan bien lo hizo financieramente el año pasado. ¿Cómo puedes hacer esto? Aunque le vienen a la mente muchas respuestas, la respuesta correcta es producir un informe anual. Un informe anual es un informe financiero resumido que proporciona una visión en profundidad de las actividades financieras generales de una organización, generalmente durante el año anterior.

Un informe anual tiene muchos usos, incluido el permitir que las partes interesadas y los ejecutivos comerciales vean qué tan bien se está desempeñando (o no) una organización. Echemos ahora un vistazo a lo que se incluye en un informe anual, cómo se integrará y cómo está de acuerdo con las mejores prácticas.

Elementos de un informe anual

Hay una serie de cosas que se pueden incluir en un informe anual. Veamos algunas de esas cosas, así como cómo son útiles para una organización.

• Estados financieros

Los estados financieros , que contienen información sobre la salud financiera y el desempeño de una organización, son la carne y las papas del informe anual. Si los inversores, las partes interesadas o los ejecutivos quisieran averiguar cómo se está desempeñando una organización, la parte de los estados financieros del informe anual sería el lugar indicado. Aunque los estados financieros entre organizaciones e industrias pueden diferir, la mayoría de ellos incluirán un balance general, un estado de resultados y un estado de flujos de efectivo.

• Márketing

Esta área del informe anual enumera información sobre los productos o servicios de una organización, según la industria. Esta área del informe también ayudará a distinguir entre las distintas divisiones de una organización. Por ejemplo, una empresa grande y diversificada como Proctor & Gamble puede tener divisiones de atención médica, cosméticos y limpieza del hogar. Un desglose como este permite al lector del informe saber qué productos o grupos son responsables del mayor crecimiento (o pérdida).

• Resultados financieros de diez a quince años

Dependiendo del tiempo que una organización haya estado en el negocio, un informe anual puede incluir un resumen del desempeño financiero para este período de tiempo en particular. Esto es particularmente útil cuando los ejecutivos de una organización están mirando el panorama más amplio del crecimiento de una organización a medida que pasan los años y las décadas. Esta sección del informe puede revelar tendencias o modas de la industria (como Vanilla Coke) durante el período de tiempo especificado y si ayudaron o perjudicaron a una organización.

• Carta del presidente de la empresa

El informe anual generalmente incluirá una carta del director de una organización. Esta carta o memorando incluirá metas para el próximo año y más allá mientras se discute el desempeño del año anterior. Estas cartas tienen un tono positivo y están diseñadas para informar a los empleados y las partes interesadas de cómo la gerencia ve el informe anual general. Esta carta a menudo puede incluir cifras que detallen qué tan bien se desempeñó la empresa en general o en un área determinada.

Mejores prácticas

Las mejores prácticas tratan de maximizar todos los recursos de la organización para aprovechar al máximo lo que tienen, y el informe anual no es diferente. Dado que los informes anuales contienen información financiera altamente confidencial que detalla el desempeño de una organización, es de suma importancia que se empleen las mejores prácticas para crear el informe. A continuación, se muestran algunas formas de garantizar que se utilizan las mejores prácticas para desarrollar el informe anual de una organización.

• Usa un esquema

Al elaborar el informe anual, debe asegurarse de que el mensaje que desea transmitir se comunique con claridad y sea fácil de digerir. Esto comienza con el esquema y la plantilla del informe anual. Al igual que un libro o una novela, el informe anual debe tener una tabla de contenido que enumere lo que se puede encontrar y dónde.

• Usar menos significa mucho más

¿Alguna vez ha leído algo que estaba lleno de palabras, números o gráficos innecesarios? Mucho desorden hace que sea difícil absorber el mensaje que alguien está tratando de transmitir. Lo mismo cabe decir del informe anual. Una organización debe transmitir mucha información en su informe anual. Sin embargo, la información que se publica debe ser clara y concisa. Las personas tienden a perder el enfoque después de escuchar o leer algo que es engorroso o demasiado desordenado.

• Hágalo a prueba de falsificaciones

Muchas personas se sienten intimidadas por el análisis estadístico, que es generalmente de lo que se compone un informe anual. Cuando una organización busca las mejores prácticas en un informe anual, es una muy buena idea hacer que la información sea menos intimidante para el lector. Esto se puede hacer presentando las cifras numéricas de una manera organizada y clara con explicaciones cuando sea necesario. Esto puede ser realmente útil para los estados de resultados y los estados de flujo de efectivo que pueden abrumar a quienes no están familiarizados con los estados financieros.

Cómo debe redactarse el informe anual

Cuando se pregunta cómo empezar a escribir un informe anual, ¿por dónde empezar? Si bien es tentador comenzar a anotar números, es necesario que exista una estrategia para abordar este problema. A continuación, presentamos algunas estrategias simples que las organizaciones de cualquier sector pueden utilizar para ayudar a redactar un informe anual:

• Explore opciones digitales más económicas (menos papel ahorra dinero, tiempo y árboles)
• Incluya elementos visuales como cuadros y gráficos para ilustrar claramente lo que dice el informe
• Permita que un Contador Público Autorizado lo ayude a elaborar el informe anual.

Resumen de la lección

Un informe anual es un resumen financiero ejecutivo de las actividades financieras que se han producido en una organización (normalmente) durante el año anterior. Aquí hay cuatro elementos clave de un informe anual que no deben dejarse de lado:

• Estados financieros
• márketing
• resultados financieros de diez a quince años
• carta del presidente de la empresa

Estas son tres formas de garantizar que se utilicen las mejores prácticas junto con el informe anual:

• Usa un esquema
• Menos significa más
• Hágalo a prueba de falsificaciones

A continuación, se muestran algunas formas en las que se describe cómo se debe redactar el informe:

• Busque opciones digitales más económicas
• Incluir imágenes
• Permita que un CPA lo ayude mientras crea el informe

Rodrigo Ricardo Editor y fundador