Intercambio de conocimientos: definición y proceso

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Deb trabaja en contabilidad para una gran empresa de suministros de oficina con muchas ubicaciones y almacenes en los Estados Unidos. Lleva 20 años allí y acaba de anunciar que dejará la empresa a finales de este año. Ahora la gerencia está luchando tratando de averiguar qué conocimiento tiene Deb que podría necesitar ser transmitido a un nuevo empleado.

Una de las tareas que solo Deb conoce es el sistema de nómina. ¡Ay! Sin el conocimiento de Deb, será mucho más complicado que todos paguen a tiempo. Lo que la empresa debe seguir es un sistema de intercambio de conocimientos para transferir la comprensión de Deb a los futuros trabajadores.

¿Qué es el intercambio de conocimientos?

El intercambio de conocimientos es el acto de intercambiar información o entendimiento entre individuos, equipos, comunidades u organizaciones. El conocimiento puede ser explícito (procedimientos y documentos) o tácito (intuitivo y basado en la experiencia). Compartir el conocimiento es un proceso intencional que no solo refuerza la comprensión de un individuo, sino que ayuda a crear o mejorar un archivo de conocimiento accesible para los demás.

El concepto de intercambio de conocimientos es importante porque ayuda a las personas y las empresas a ser más ágiles y adaptables frente al cambio, y ayuda a garantizar el crecimiento y la supervivencia continuos.

Piénselo de esta manera: si usted es la única persona en el trabajo que comprende el sistema de archivo de la compañía y algo le sucede (por ejemplo, se enferma, pierde su trabajo o se muda), ¿quién tendrá conocimiento del sistema de archivo? La respuesta es nadie, a menos que se haya involucrado en el proceso de compartir conocimientos para transmitir lo que sabe.

El intercambio de conocimientos se puede lograr de varias maneras, desde escribir un libro o un manual hasta realizar una presentación, tener una charla informal durante el almuerzo u ofrecer oportunidades de tutoría o observación laboral.

El proceso de intercambio de conocimientos

El proceso de intercambio de conocimientos se basa en algunos ingredientes clave:

• Articulación: Definir qué necesidades de conocimiento están presentes.
• Conciencia: saber qué conocimientos están disponibles y cuáles son necesarios.
• Acceso: Poder llegar al conocimiento.

El intercambio de conocimientos comienza primero con la definición de quiénes son los actores. No, estos no son actores como los que ves en la televisión, sino los actores clave que poseen el conocimiento y los que necesitan el conocimiento.

El siguiente paso consiste en identificar cuáles son las necesidades de aprendizaje. ¿Existen procesos y procedimientos que tienen algunos actores que otros necesitan conocer? ¿Dónde están las lagunas en el aprendizaje? ¿Qué información es importante transmitir o poner a disposición?

Una vez que conozca a los actores y las necesidades de aprendizaje, es hora de identificar dónde existen las fuentes clave de información. ¿Están en manuales o procesos escritos, o son intuitivos y / o conocidos solo por ciertos trabajadores? Algunos conocimientos se recuperan mejor a través de la participación práctica junto con el portador de conocimientos.

Cuando sepa dónde está el conocimiento, es hora de descubrir la mejor manera de extraerlo. Por ejemplo, ¿se presenta mejor en una presentación, mediante interacción práctica o escrito en manuales o manuales?

Lo último a considerar en el proceso es qué recursos serán necesarios para convertir el conocimiento recopilado en pasos viables para la planificación e implementación futuras.

Resumen de la lección

El intercambio de conocimientos es el acto de intercambiar información o entendimiento entre individuos, equipos, comunidades u organizaciones. El conocimiento puede ser explícito , aparecer en manuales o documentos, o tácito, que es intuitivo o implícito a través de la base de conocimientos de una persona y debe compartirse a través de experiencias prácticas. El proceso de intercambio de conocimientos requiere algunos elementos clave, incluida la articulación de las necesidades de conocimientos, ser consciente de los conocimientos disponibles y tener acceso para recuperarlos. El proceso de intercambio de conocimientos es bastante sencillo, comenzando primero por averiguar quiénes son los actores clave, seguido de la identificación de las necesidades de aprendizaje requeridas. Luego, puede identificar dónde existe la información y cómo recuperarla y guardarla. Finalmente, puede determinar qué recursos adicionales son necesarios para convertir el conocimiento en pasos viables en el futuro.